Умная таблица excel как сделать

Что делает умная таблица Excel?

Доброго времени суток друзья!

Темой этого урока будут, так называемая, умная таблица Excel. Кто же собственно они такие и почему умные, как их создавать и как ими пользоваться, для чего они служат и в каких случаях их лучше использовать. На все эти вопросы я и попытаюсь ответить и раскрыть максимально полностью все заданные вопросы.

Само название и терминология являются такими, которые очень хорошо отображают суть такого явления как, умная таблица Excel. Работать с ними удобнее и намного приятнее, нежели с обычными таблицами и немного людей умеет ими пользоваться, а при более близком знакомстве и не хотят возвращаться к старым методам работы.

Много, тех пользователей, которые много работают с таблицами знают, что для эффективной работы с ними нужно соблюдать некие жесткие правила которые сделают работу эффективной и удобной, а также позволят вам уйти домой с работы вовремя. Правила можно определить следующие:

  • Не стоить объединять ячейки без большой на то необходимости;
  • Вставлять строки промежуточных итогов;
  • Выставлять фильтры по умолчанию;
  • Использовать в диапазонах только однотипные данные (если количество то только количество и только цифрами);
  • Убирать все пустые строки и столбцы;
  • При выделении цветом не поленится и выделить и закрасить диапазон вручную и только то что нужно не используя для этого верхнюю и боковую линейки;
  • Производить однотипное форматирование всех частей таблицы, выделять цветом шапку и при необходимости строки;
  • Обязательно закреплять область печати, что бы закреплённая «шапка» вашей таблицы всегда была на виду;
  • Использование правильной орфографии при написании формул, написание абсолютных или относительных ссылок в таком виде, что бы при их протягивании все расчёты были нерушимы;
  • Обязательно давать уникальные название для колонок и т.д.

Соблюдая такие простые и тем не менее эффективные правила, хотя я наверное и не всё перечислил, позволит вам не мучатся в попытках исправить последствия своих неаккуратных действий. Хотя в новых версиях, Excel позволит вам некоторые действия производить в автоматическом режиме или просто упростит их настройку.

Рассмотрим поэтапно работу с умными таблицами:

Создается умная таблица Excel всего в пару кликов, легко и просто. Ставите курсор на любую ячейку таблицы, а потом процедура создания можно разделить на 3 способа:

  • 1 способ: с помощью горящей комбинации клавиш Ctrl+T;
  • 2 способ: на панели управление выбираем вкладку «Главная» и выбираем пункт «Форматируем как таблицу», после выбираем понравившийся вам дизайн, а их там более полусотни.
  • 3 способ: на панели управление нам нужна вкладка «Вставка» и пункт «Таблица».

Следующим этапом вы подтверждаете диапазон вашей таблицы, указываете вариант отображения заголовка таблицы и нажимаем ОК. Умная таблица создана.

Приступаем к самому красивому этапу работы с умными таблицами – это форматирование. Форматирование имеется в виду не только нацепить шаблонную «шкурку» та таблицу и разукрасить ее в разные цвета в целом так и изменить стили отображаемых ячеек, это возможность находится в панели управления в разделе «Главная» и выбрать пункт «Стили ячеек». Если же у вас уже имелось какое-то либо форматирования таблицы до ее поумнения и есть вероятность конфликта разных оформлений, то для избежание проблем скиньте старое оформление, конфликтов не будет. Но и формат ячеек также сбросится и тогда нужно будет восстановить, если там было что-то предустановленное, типа, формат времени, проценты и т.п.

При выборе формата умная таблица Excel много функций включает автоматически:

  • Таблице присваивается имя, которое можно изменить на вкладке «Конструктор»;
  • Умная таблица получает возможность автоматически подстраиваться под размер данных и изменять свою высоту и ширину при их добавлении или удалении;
  • В шапке умной таблицы включается «Автофильтр» (выпадающий список) для удобства и быстроты (есть возможность его принудительного отключения на вкладке «Данные»);
  • Если вы добавляете новые строки или столбцы производится и автоматическое копирование формул;
  • Появляется возможность на вкладке «Конструктор» включить возможность «Показать итоговою строку» где есть возможность выбора функции отображения данных (сумма, количество, среднее и т.д.);
  • При работе с функциями обращаться к данным умной таблицы возможно указывая имена отдельных элементов (к примеру, для суммирование данных таблицы по столбику «Сумма» мы можем использовать формулу такого вида =СУММ(Название таблицы[Сумма]) вместо =СУММ(H2:H54), что позволит не задумываться о количестве строк и корректности указанного диапазона).

3. Работа со стилями таблицы

А теперь поговорим о красоте, без нее просто никуда, а точнее как использовать и применять стили умной таблицы. Ведь окромя красоты стили умных таблиц также помогают и функционально, как минимум визуализируют информацию, а как максимум добавляют вышеуказанную функциональность. Я думаю, вы согласитесь со мной, что таким образом таблицы становятся лучше и понятней. А применить все стили и подобрать наиболее отвечающий, вашим нуждам можно используя пункт меню «Форматировать как таблицу». В выпадающем списке вы можете выбрать вариант, который вам максимально подходит, это сделать легко так как, просто при наведении указателя мышки на вашу таблицу автоматически применяется указанный стиль.

Читать еще:  Как сделать таблицу с датами в excel?

4. Как создать имя умной таблицы

Как и многим элементам в Excel, умным таблицам можно присвоить имя в поле «Имя таблицы» и при неоднократном использовании увеличить эффективность ее использования. Также присвоенное имя начнёт отображаться в Диспетчере имен, который находится по пути «Формулы»-«Диспетчер имен». Но это не полноценный поименованный диапазон и его нельзя использовать вот так прямо, работать не будет, а вот в обход дает отличный результат. Это когда вы создаете именной диапазон, который ссылается на умную таблицу и самое классное что при изменении таблицы меняется и ваш, к примеру, выпадающий список, что согласитесь очень удобно.

5. Как работает со срезами умной таблицы Excel

Совсем недавно Excel добавил в свои умные таблицы возможность выноса фильтров – срезы. Эти наглядные примеры отлично показывают всю необходимую и запрашиваемую информацию. Использовать эту возможность можно в панели управления «Конструктор», выбрав пункт «Вставить срез» указав в конструкторе какую именно информацию вам нужно. После выбираете стиль среза, и у вас всё работает. Кроме умных таблиц вам может быть интересно: «Как создать сводную таблицу в Excel», «Как получить данные со сводной таблицы», «8 способов как сравнить две таблицы в Excel».

Спасибо за ваше внимание, надеюсь, было полезно и интересно, буду рад вашим комментариям и лайкам!

До новых встреч!

Слон — это мышь, изготовленная по правительственному заказу.
Роберт Хайнлайн

3 приема работы с умными таблицами в Excel

Начиная с Excel 2007 в программе появился еще один объект — таблица. Часто такие таблицы называют умными, поскольку многие рядовые операции по форматированию или заполнению этих таблиц упрощены или вовсе автоматизированы.

Давайте рассмотрим три приема работы с умными таблицами.

Умные таблицы выглядят так:

ПРИЕМ #1. Изменение размера

Обычно умная таблица создается на основе некоторого диапазона ячеек.

При этом размер таблицы Эксель определяет автоматически, основываясь на заполненности ячеек данными.

Если в массиве данных есть пустая строка, то диапазон может быть создан неверно. В этом случае его можно откорректировать вручную. Для этого захватываем мышью нижний правый край таблицы и перемещаем его вниз. При необходимости мы можем уменьшить таблицу, исключив из нее строки точно таким же образом.

Если массив данных значителен, то изменять размеры таблицы мышью будет неудобно. Проще откорректировать размер таблицы вручную с помощью диалогового окна, которое можно открыть через контекстную вкладку Конструктор.

ПРИЕМ #2. Строка итогов

Быстро подвести итоги по столбцу значений можно с помощью соответствующей опции вкладки Конструктор. При этом из выпадающего списка можно выбрать одну из стандартных функций, либо сформировать свою формулу.

Аналогичного эффекта можно добиться, установив табличный курсор под ячейку, итоги для которой нужно вывести, и нажав сочетание Alt + =

Подставится формула, вычисляющая промежуточные итоги для столбца значений, находящихся выше. При этом мы можем задать параметры.

В данном случае для нас может быть актуальным, будет ли строка с итогами являться частью таблицы, либо будет ли это ячейка с вычисленным значением, но не относящаяся к таблице. Если мы делаем ячейку частью таблицы, то получаем доступ к меню с возможностью выбора необходимой функции.

Также стоит отметить, что сочетание Alt + = работает не только с таблицами. Аналогичным образом можно вывести промежуточные итоги по любому столбцу с числовыми значениями. В этом случае будет посчитаться сумма всех значений в столбце выше ячейки с формулой.

ПРИЕМ #3. Вставка формул

Использование таблиц в Экселе позволяет упростить рутинные операции. Например, при вставке формулы в одну из ячеек таблицы мы получим аналогичную формулу во всем соответствующем столбце и никаких дополнительных действий от нас для этого не потребуется.

Но это удобство может создавать проблемы в том случае, если формулы в других ячейках того же столбца должны отличаться.

Мы можем управлять автозаполнением формул с помощью параметров автозамены — соответствующий значок появляется в нижнем правом углу ячейки с первоначальной формулой после ее введения.

Мы можем отменить вычисление в других ячейках этого столбца и ввести в них свои уникальные формулы. Также можно отключить функцию автозаполнения формулами и это проявится не только на текущем столбце, но и на всех других.

Включить автозамену можно через параметры, которые также доступны в меню автозамены. Либо через меню Файл — Параметры — Правописание — Параметры автозамены — Автоформат при вводе — Создавать вычисляемые столбцы.

Создание и ведение таблиц Excel

Итак, таблица в Excel – это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.

Если на листе Excel выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек.
В таблицах можно использовать функции и формулы Excel , в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.

Создание таблицы

  1. Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
  2. В ленте меню выбрать вкладку Вставка [Insert], в раскрывшейся группе команд Таблицы [Tables] необходимо выбрать команду Таблица [Table].
Читать еще:  Как сделать выгрузку из 2гис в excel?

  1. Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы

Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.

Присвоение имени таблице

По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.

  1. Выделить ячейку таблицы.
  2. На вкладке Конструктор [Design], в группе Свойства [Properties] ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter.

Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.

Форматирование таблиц

В созданной таблице можно изменить цвет, шрифт, вид границ и прочее. С помощью форматирования можно добиться того, что информация будет легче восприниматься. Эти изменения можно выполнить самостоятельно или выбрать готовый стиль оформления.

  1. Выделить ячейку таблицы.
  2. На вкладке Конструктор [Design] выбрать нужное оформление в группе Стили таблиц [Table Styles].

Вычисления в таблицах

К таблице можно добавить дополнительную, итоговую строку, в которой будут размещены результаты выполнения различных функций, примененных к данным некоторых или всех полей.
Порядок действия следующий:

  1. На вкладке Конструктор [Design] в группе Параметры стилей таблиц [Table Style Options], выбрать Строка итогов [Total Row].

  1. В появившейся новой строке Итог [Total] выбрать поле, в котором нужно обработать данные, и в раскрывающемся меню выбрать нужную функцию.

Для ввода в конец таблицы новых записей следует выделить строку итогов и воспользоваться правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в нем нужно выбрать пункт Вставить. Если в появившуюся новую строку ввести данные, они будут автоматически участвовать в пересчете итогов.

Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.

Для проведения расчетов и помещения результатов в новое поле, достаточно ввести формулу в одну ячейку этого поля. Excel автоматически размножит ее по всем ячейкам данного поля. Если правильно установлены параметры Excel , при вводе формулы в нее записываются не адреса ячейки, а имена полей.

Если вместо имени поля на экране в формулах указаны адреса ячеек, необходимо изменить настройку:

  1. Выбрать вкладку Файл [File] или кнопку Офис [Office], в зависимости от версии Excel; затем вкладку Параметры [Options].
  2. В разделе Формулы [Formulas], в группе Работа с формулами [Working with formulas], отметить пункт Использовать имена таблиц в формулах [Use table name in formulas].
  3. OK.

Преобразование таблицы в обычный диапазон

При работе с таблицами, наряду с преимуществами, действует ряд ограничений: нельзя объединять ячейки, нельзя добавлять промежуточные итоги и т.д. Если расчеты в таблице завершены и нужны только данные из нее и, возможно, оформление, таблицу можно быстро преобразовать в обычный диапазон данных.
Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

  1. На вкладке Конструктор [Design] выбрать группу Сервис [Tools].
  2. Выбрать вкладку Преобразовать в диапазон [Convert to Range].

  1. Нажать на кнопку Да [Yes].

Работа с таблицами Microsoft Excel

Каждый пользователь Windows не однократно слышал о пакете программ MS Office, в частности про Excel. Основная ее функция — работа с таблицами. На первый взгляд среда программы покажется сложной, но прочитав данную статью, вы поймете, насколько все просто.

Создание таблицы

Для начала на компьютере должны быть установленные инструменты Microsoft (Word, Excel, Publisher и Power Point). Создается файл Excel за два клика. Нажмите правой кнопкой мыши по рабочему столу, затем выбираете раздел «Создать» → «Лист Microsoft Excel». После этого откройте файл.

С первого взгляда вы интуитивно понимаете, что в табличку нужно вносить значения, но нам этого недостаточно, поэтому каждую функцию Excel мы рассмотрим отдельно.

Как выделяются строчки и столбцы

Выделение это стандартное действие, которое применяется для дальнейших операций.

Зажимаете левую кнопку мыши на одной клеточке, и перемещайте курсор вдоль столбца или строки, после завершения, отпускайте кнопку.

Как изменить границы ячеек

Бывают случаи, когда текст или число не помещается в ячейке. По физике программы в одной ячейке может храниться бесконечное количество информации, но для визуализации таблицы, можно увеличивать столбцы и строки.

Делается это одним действием. Сверху и сбоку таблицы – разметка. Вы зажимаете ЛКМ на границе разметки и тянете, корректируя размеры.

Вставка столбца или строки

На практике вам обязательно попадется момент, когда придется вставлять строку или столбец в таблице. Это делается при помощи пары действий.

Строки добавляются только сверху и слева. Для этого нажимаем на ячейку, сверху находим раздел «Вставить» и выбираем, что собираетесь вставить (столбец или строчку).

Для экономии времени, создавайте одновременно несколько столбцов. Можно выделить несколько ячеек по горизонтали, тогда добавится столько строк, сколько вы выделили. При выделении по вертикали, по такому же принципу создаются столбцы.

Объединение ячейки

Делаем из двух ячеек одну. Это действие выполняется очень быстро и просто. Ячейки можно объединять не только по горизонтали и по вертикали, а и одновременно, захватив, к примеру, два столбца по вертикали и 2 строки по горизонтали. Для этого выделяем все необходимые ячейки (минимум две) и вверху нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре».

Создание таблицы с формулами

По сути, Microsoft Excel построен на применении математических формул. Зная их, можно без проблем делать любые вычисления в таблице. Для того что бы понять как они используются вам будут предоставлены элементарные примеры.

Читать еще:  Как сделать плавающую кнопку в excel?

Нам необходимо купить 5 папок. Одна папка стоит 20 рублей. Узнаем сумму, в которую нам обойдутся папки.

    В ячейке суммы ставим знак «=» и нажимаем на первый коэффициент (в моем случае – количество).

Ставим знак умножения «*» и нажимаем на второй коэффициент (цена).

  • Нажимаем «Enter» и получаем ответ.
  • Вместо знака умножения (как было показано на примере) можно было использовать любой знак. Можете выбирать больше двух коэффициентов (при работе с действиями «+» и «-»). Так же действия можно комбинировать.

    Создание динамической (умной) таблицы

    Как не странно звучит, но в обычной таблице можно создать «Умную» таблицу. Суть ее заключается в большем функционале. В ней можно задавать более интересные формулы, при помощи которых таблица станет автоматизированной.

    Создается она простым нажатием на кнопку «Форматировать как таблицу». Далее выбираете дизайн (можете выбрать любой, в будущем его можно будет менять). Многие считают, что эта функция лишь раскрашивает таблицу, но это не так. После этого ваша таблица становится умной.

    Работа с динамической таблицей

    Спектр функций динамических таблиц огромен, потому мы остановимся на самых основных.

    Основной функцией таблицы является задавание формулы расчетов. Для удобства, снова воспользуемся примерами.

    Нам нужно узнать выручку за месяц, имея данные расходов и прибыли.

      Нажимаете на первую ячейку столбца «Выручка» и вписываете туда знак «=» и нажимаете на ячейку «Прибыль».

    Ставим знак «-» и нажимаем на столбец «Расходы».

  • Жмем «Enter» и смотрим результат.
  • Используя умную таблицу, у нас появляется раздел «Конструктор». В нем тоже присутствует одна интересная функция.

    Эта функция называется «Строка итогов». Поставив возле нее галочку, мы получим еще одну строчку, где указаны итоги.

    Теперь вы узнали об основных функциях таблицы Excel: разобрались с применением, и научились правильно использовать скрытые и явные функции данной программы. Если на ваши вопросы статья не ответила, напишите нам. Вместе мы найдем ответ.

    Умная таблица Excel

    Работа в Excel с данными часто подразумевает написание формул, функций, текстовой и цифровой информации. Обычно пользователи сталкиваются с проблемой повторного набора данных. Чтобы облегчить задачу пользователям, предлагаем изучить «умную таблицу». В этой статье мы подробно рассмотрим, как ее использовать и применять.

    Функция «умной таблицы»

    Все, кто привык работать в Excel и самостоятельно создавать таблицы, корректируя их после внесения изменений, по достоинству оценят этот полезный инструмент. Данная утилита обладает свойством подстраиваться под уже существующую табличную информацию. В процессе редактирования автоматически меняется размер ячеек и ширина таблицы в целом.
    Вам не нужно больше удалять по одному столбцу или ячейке, если они лишние. Кроме того, встроенный маркер в таблице позволяет ее увеличить и уменьшить в зависимости от размера чисел и шрифта внутри ячеек.

    Основы создания умной таблицы: фото-инструкция для начинающих

    Для преобразования обычной таблицы в автоматическую, необходимо выполнить следующий алгоритм действий.

    1. Открываем файл в Excel, где имеется нужная таблица, или создаем ее. Можно даже обрабатывать таблицу, не имеющую границ. После чего переходим во вкладку «Главная», в блоке «Стили» находите «Форматировать, как таблицу».

    1. Перед вами появляется окошко, в котором указан адрес таблицы, где она будет размещена. Если все верно, подтвердите свое действие кнопкой «ОК».

    1. Чтобы удобно было пользоваться оформленной таблицей, вы можете отредактировать ее название и никогда не путаться с данными. Если потребовалось переименовать ее, вам необходимо нажать на любую ячейку в таблице и перейти во вкладку «Конструктор». Найдите блок «Свойства», в котором вы можете не только изменить название таблицы, но и отредактировать ее размер.

    Удобство форматирования таблицы по ее размерам заключается в установленном по умолчанию маркере, который позволит растянуть таблицу вниз и вправо без ущерба для внешнего вида и информации.

    Как оформить итоговую строку в умной таблице

    Чтобы не суммировать данные самостоятельно, подключите специальную функцию, при этом подтвердив ее формулой при необходимости.

    1. Для этого переходите во вкладку «Конструктор», предварительно кликнув мышью по таблице. Далее в блоке «Параметры стилей таблиц» найдите отметку «Строка итогов» и устанавливаете напротив нее флажок.

    1. Перед вами открывается дополнительная строчка внизу таблицы с названием «Итог», где вы видите суммированные значения нескольких ячеек. Если перейти на выпадающий список, то можно вручную задать способ вычисления, по которому будет подводится итог.

    Как вернуть таблицу в прежний вид

    Иногда неправильный способ редактирования требует возврата к прежней версии таблицы.

    1. Открыв сформированную умную таблицу, перейдите во вкладку «Конструктор». Найдите блок «Сервис», в котором нажмите кнопку «Преобразовать в диапазон».

    1. Перед вами появится диалоговое окно, в котором вы должны подтвердить свои действия, нажатием мышью на кнопку «ДА».

    1. После проделанных действий сформированная таблица приобретет прежнюю структуру, останется только цвет заливки. При этом для нее будут действовать стандартные правила форматирования в Excel.

    Полезно знать

    Если вы планируете снова сформатировать таблицу с набором полезных опций, вам придется делать все заново, так как вернуть удаленный вариант уже не получится, если только не сохранилась его автоматическая копия.

    Обратите внимание, что «умная таблица» намного практичнее и функциональнее той, которую мы создаем обычным способом. Подумайте стоит ли пользоваться стационарными инструментами, когда можно оформить нужную форму автоматически.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector