Содержание

Справочник в excel как сделать

Справочник в MS EXCEL

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары, содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню Вставка/ Таблицы/ Таблица , т.е. в формате EXCEL 2007(см. файл примера ). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1. Измените его на имя Товары, например, через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )

К таблице Товары, как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым. В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ):

  • выделим диапазон А2:А9на листе Товары;
  • вызовем Проверку данных;
  • в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007, по сравнению с обычными диапазонами ячеек.
Проверка данныхсрабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER. Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения, то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных.

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров:

  • выделите диапазон А2:А9;
  • вызовите меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
  • в поле Имя введите Список_Товаров;
  • убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
  • нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная, также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары. Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров, иначе, смысл создания Справочника пропадает.
Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных:

  • выделите диапазон C4:C14;
  • вызовите Проверку данных;
  • в поле Тип данных выберите Список;
  • в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров, т.е. =Список_Товаров .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары.

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС. Для этого используем функцию ВПР() :

или аналогичную ей формулу

Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР() .

В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);»»)
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);»»)

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

3 способа как в экселе сделать выпадающий список

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

    Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

Создание набора данных для списка

Введите имя для набора данных

Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

Читать еще:  Анализ что если в excel как сделать

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

  1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
  2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
  3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

  1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
  2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
  3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Поделиться «3 способа как в экселе сделать выпадающий список»

Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

  1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
  2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
  3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

Как в экселе сделать выпадающий список с выбором нескольких значений? Простые и зависимые списки

Доброго времени на fast-wolker.ru! В процессе рутинной работы с таблицами всегда возникает желание ускорить ввод значений. Особенно это касается наименований позиций. Зачастую мы имеем один и тот же список, с которыми постоянно приходится работать, а новые добавляются постепенно.

Каждый раз заносить в таблицу одно и то же название утомительно; к тому же всегда есть возможность ошибки — поставить лишнюю точку, пробел и так далее. Сегодня расскажу о способах, который позволяет в ряде случаев ускорить работу. В самых простых примерах, может что-то подойдет и Вам. Итак…

Как в экселе создать выпадающий список с выбором нескольких значений

Начну с самого простого способа. Его используют, если в таблице одно и тоже наименование позиции нужно быстро ввести несколько раз. Обязательным условием является наличие заранее составленного списка наименований и непрерывность, отсутствие в нем пустых строк:

Ставим курсор на следующую пустую ячейку под списком кликаем правой кнопкой мыши; из контекстного меню выбираем команду. Или используем сочетание клавиш «Alt+ Стрелка вниз». Такой способ выбора из списка использовать приходиться не слишком часто. Наименования ведь редко повторяются.

Читать еще:  Сводная таблица в excel как сделать 2013

Лучше использовать следующий способ — хранение готового списка на другом листе нашей книги. А в нужной ячейке делать ссылку на данные этого листа.

Как в эксель сделать выпадающий список с другого листа?

Я таблицу уже создал . Теперь создадим новый лист в документе и назовем его «база». Лист потом этот можно скрыть, чтобы случайно не сломать документ. В произвольном месте этого нового листа сохраним наш будущий список, в этом примере его можно дополнить пустыми строками и время от времени добавлять в них новые позиции.

Выделяем нужную область и в верхней левом верхнем углу присваиваем ей имя «Список_Кондит». У нас есть теперь первый ИМЕНОВАННЫЙ диапазон в нашей книге эксель. Чтобы потом диапазонами управлять, нужно открыть вкладку «Формулы» и найти там «Диспетчер имен»:

Следующий шаг — идем обратно в наш лист где создана основная таблица. Выделяем в графе нужные строки. Идем во вкладку «Данные»- «Проверка данных». В строке «тип данных» выбираем «Список»….

А в строке «Источник» копируем адрес нашего диапазона из «диспетчера имен»…

Теперь из списка можно выбирать готовые значения. Если список длинный, то прокручиваем вниз. Но нельзя будет менять шрифты, цвета — то есть форматировать содержимое, искать по букве наименование.

Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких данных

Следующий несложный пример демонстрирует создание связанных списков. Например, вы заполняете товары в разрезе категорий. В документе мы сделаем список категории и список товаров, который формируется после выбора категории .

Сначала сделаем в листе «база» наши будущие списки. У нас будет три категории товара — полуфабрикаты, рыба и хлебобулочные. И мы заполним ими три графы.

Сейчас в них немного позиций; ниже будет описано, как сделать, чтобы при добавлении в «базу» новых позиций они автоматом появлялись в списке при выборе. Первым сделаем выпадающий список категорий в точности так, как это было описано в предыдущем примере. Идем в «Данные -«Проверка данных». Укажем в качестве диапазона только строку с названиями категорий.

Нажимаем клавишу Enter. Убеждаемся, что в нашей таблице на другом листе в нужных выделенных графах появилась возможность выбора наших категорий из списка.

Кстати, получившийся результат можно копировать в нижние ячейки -как обычные формулы. Работаем далее. Сначала займемся доработкой наших трех списков на листе «База». Доработаем сначала графу «Полуфабрикаты». Сделаем это, чтобы позже можно было добавлять в «базу» новые позиции, а они автоматом отображались бы в списках.

Ставим курсор в строку из «Полуфабрикаты, затем открываем вкладку «Главная» и жмем на кнопку «Форматировать как таблицу». Дизайн выбираем любой. Задаем по столбцу нужный вертикальный диапазон, включая только строки с наименованиями; ничего кроме диапазона не меняем.

В процессе этих действий нам стал доступен «конструктор таблиц». Обязательно присваиваем нашей( как бы созданной) таблице имя (в левом верхнем углу) «Полуфабрикаты».

Повторяем действо для граф «Рыба» и «Хлебобулочные».

Завешающий этап. Встаем в нужную строку таблицы, как обычно идем в «Данные»-«Проверка данных», выбираем тип «Список» и в качестве диапазона указываем на соседнюю ячейку , т.е на ранее созданный список, но…

… с использованием в «Источнике» функции ДВССЫЛ. «=ДВССЫЛ($Е$6)». Эта функция возвращает ссылку на наши диапазоны т.е. предыдущие списки, а не содержимое ячейки. Мы работаем с данными, в функцию просто их подставили. Наименование вводится вручную.

Обратите внимание на «источник». Указана абсолютная адресация столбца и ячейки (через знаки «$»). Чтобы распространить в таком виде на остальные строки, нужно будет указывать для каждой строки свой источник данных. Это долго. Можно аккуратно убрать абсолютную адресацию руками из «источника» и после скопировать ячейку на остальные строки ниже. Тогда «формула» распространится корректно.

Попробуйте добавить в базу новые позиции; проверьте — появляются ли они теперь автоматически в списке после указании категорий? Должно получиться.

Делаем выпадающий список в ячейке эксель с выбором по первой букве

Быстро понимаешь, что хорошо бы иметь возможность выбора из списка по первой букве, тогда процесс идет гораздо быстрее. Следующий способ познакомит вас с разработкой в эксель. Сначала Включим в настройках Excel режим конструктора через «Параметры».

В режиме конструктора вставим в наш документ элемент управления Active X «Поле со списком«:

Курсор мыши приобретет форму крестика. Побудем немного программистами — нарисуем этот элемент в нужной ячейке — так и делаются формы и и окошки которые привычны нам уже давно. В свойствах этого элемента делаем настройки — указываем наш именованный диапазон, цвет фона, шрифта, есть и другие настройки.

  • ListFillRange — сюда вставляем наш именованный диапазон из «диспетчера имен»;
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент — нужно, если данные ее будут использоваться в других таблицах, формулах и т.д;
  • ListRows — количество отображаемых строк в списке;
  • Font — выбираем шрифт, размер, стиль;
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона;
  • ListRow — количество возвращаемых строк в списке;
  • PrintObject — определяет — выводить элемент управления на печать или нет (истина или ложь)

Пока активен режим конструктора — вы не сможете работать со списком как пользователь. Но вы можете изменять его размеры , свойства , положение на листе. После окончания настроек нужно выключить режим конструктора.

Попробуйте найти имя по букве, посмотрите что получается. Можно скопировать и разместить на нужных местах созданный нами элемент управления. Такой способ создания списков хорош для серьезных проектов в Excek, может не всем подойти, но у него есть свои плюсы, которых нет в других способах.

Пользовательские справочники в MS Excel

За время работы я зачастую сталкиваюсь с тем, что при работе с различными книгами MS Excel (полученных из разных баз, от разных пользователей и проч. и проч.) возникает проблема: как сделать ту или иную информацию однородной. В то же время перейти на единый классификатор возможности есть не всегда.

В этой статье я хотел бы поделиться с читателями своим решением данной проблемы. Статья также затрагивает вопрос о работе с массивами информации: укрупнение, классификация, выборка и др.

В начале оговорюсь о термине из названия статьи — «пользовательском справочнике». Пользовательским справочником я называю некий массив данных, расположенный на отдельном листе или в отдельной книге (для удобства). Этот массив данных содержит информацию о степени группировки данных, об параметрах отображения информации и проч. Пользовательский справочник имеет сходство со справочниками 1С (как мне кажется), хотя и отдаленное.

Итак, теперь обо всем по порядку.

1. Справочник с целью унифицирования информации

Проблема: Есть данные из разных баз, от разных пользователей. Номенклатура, по сути, одна, а наименования написаны по разному. Цель данного справочника — унифицировать номенклатуру, чтобы информация стала однородной и можно было применять знакомые всем функции (СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, ВПР, ГПР и др.).

Читать еще:  Как в excel сделать разделение на столбцы?

Например, есть данные из реестра приемо-сдаточных актов (Таблица № 1)

Из таблицы № 1 сразу видна проблема — одна и та же номенклатура записана по-разному. А значит, функции СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ корректно применить не удасться.

Решение: Создаем справочник номенклатуры, где в одном столбце перечисляем всю исходную номенклатуру, а в столбце рядом — ту же номенклатуру, но с такими названиями, с которыми мы хотели бы ее видеть.

Краткий порядок действий:

— копируем лист с исходными данными в отдельную книгу;

— создаем в этой же книге лист «справочник», где, например, в столбце A будем перечислять имеющуюся номенклатуру, а в столбце B — «правильное название», которое мы хотели бы видеть. Справочник пока не заполняем.

— на листе с исходными данными правее всех исходных данных создаем столбец, шапка которого называется «Номенклатура общая» (где будет отображаться «правильное название»), а под шапкой пишем и растягиваем вниз до конца таблицы с исходными данными формулу =ВПР (B4;справочник!A:B;2;0) (B4 — в данном примере ячейка, содержащая исходную номенклатуру). После растягивания формул до конца получим, что все значения столбца «Номенклатура общая» содержат ошибку Н/Д (мы ведь еще не заполняли справочник!);

— ставим автофильтр на столбец «Номенклатура общая» с условием Н/Д.

— начинаем заполнять лист справочник, копируя с листа с исходными данными значения столбца «Номенклатура», а напротив в ручную проставляя «правильные значения» до тех пор, пока все ошибки Н/Д не уберутся. Если на лист справочник скопировать только значения столбца «Номенклатура» (в столбец A), не проставляя «правильных значений» (в столбец B), то значение функции ВПР в данном случае стареет равно 0. Здесь есть небольшая хитрость — каждый раз при добавлении в справочник «Номенклатуры» (особенно при создании первого справочника), удобно каждый раз, заходя на лист с исходными данными обновлять автофильтр на условие Н/Д, хотя и не обязательно, т. к. значения Н/Д по мере заполнения справочника будут изменяться на «правильные значения номенклатуры», а Excel автоматически автофильтр не обновляет.

Для нашего примера, справочник может выглядеть следующим образом (Таблица № 2).

Из таблицы № 2 видим, что в 1 столбце стоят наименования сырья (по сути, одного вида), полученные из разных источников. В столбце 2 объединяем эти виды сырья в один.

Создание первого справочника обычно занятие трудоемкое. Дальше (по мере обновления рабочей книги) проще, т. к. базы и пользователи меняются не часто и количество «неправильно» введенных данных резко уменьшается.

В результате редактированный лист «Исходные данные» будет выглядеть так, как представлено в таблице № 3.

Реестр пса с добавлением столбца «Номенклатура общая»

Теперь, используя столбец «Номенклатура общая», можно корректно применять функции, подобные функциям СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ, например, для расчета средневзвешенной цены за месяц.

2. Справочник с целью группировки

Похож на предыдущий справочник, но создается с целью группировки информации.

Проблема: если есть сырье нескольких видов (в нашем примере это А и Б) и каждый из этих видов имеет класс (цифры после букв). Для некого анализа нас не интересует класс, а интересует только вид сырья. Полученная в предыдущем разделе таблица этого сделать не позволяет.

Решение: эту задачу также решаем с помощью «Пользовательского справочника»

Краткий порядок действий:

— на исходном листе правее столбца «Номенклатура общая» создаем столбец с шапкой «Вид общий», под шапкой пишем формулу =ВПР (B4;справочник!A:C;3;0) и растягиваем вниз до конца таблицы. В данном случае значения функций ВПР будут равны нулю (ведь столбец C — не заполнен);

— на уже созданном листе «справочник» в столбце C добавляем «Вид сырья», которую заполняем вручную (также удобно пользоваться автофильтром с условием ноль, как и в прошлом разделе с условием Н/Д.

В результате перечисленных действий получим следующий результат (таблица № 4).

Реестр пса с добавлением столбца «Вид общий»

Теперь, используя столбец «Номенклатура общая», можно корректно применять функции, подобные функциям СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ, но уже группируя сырье по видам.

Небольшое замечание: в данном случае, при создании столбца «Вид общий» можно в функции ВПР опираться не на столбец B, а на столбец «Номенклатура общая», тогда в справочнике нужно правее создать связку Номенклатура общая — Вид общий. Это немного сэкономит время, т. к. разных значений в столбце «Номенклатура общая» меньше (а зачастую на порядок!), чем в столбце «Номенклатура». Эту связку нужно располагать на листе справочник ПРАВЕЕ (а не в коем случае не внизу) связки Номенклатура — Номенклатура общая (например, в столбце D (для удобства отображения оставляя столбец C пустым).

3. Справочник с целью отображения и учета информации

Проблема: нужны данные о поступлении сырья из реестра пса только за конкретный период, например, декаду. Опять же использование функции СУММЕСЛИ не возможно, т. к. хотя номенклатура у нас унифицирована, в случае ее применения, результат будет средний за месяц.

Решение: создаем справочник, который будет учитывать соотношение дата — декада с признаком учитывать — не учитывать.

Краткий порядок действий:

— на исходном листе правее столбца «Вид общий» создаем столбец с шапкой «Декада», под шапкой пишем формулу =ВПР (A4;справочник!E:F;2;0), где A4 — исходная дата из реестра пса и растягиваем вниз до конца таблицы. В данном случае значения функций ВПР будут равны ошибке Н/Д;

— на листе «справочник» создаем в столбцах E и F связку Дата — Декада. Такой справочник создается достаточно быстро, т. к. каждая дата элементарно привязывается к одной из 3-х декад. Можно, естественно, эту процедуру еще больше упростить, используя функцию ЕСЛИ и ДЕНЬ, хотя это и не обязательно.

— на исходном листе правее столбца «Декада» создаем столбец с шапкой «Отображать декаду», под шапкой пишем форулу =ВПР (значение декады; справочник!H:I;2;0), где значение декады — значение ячейки напротив в столбце «Декады»;

— на листе «справочник» создаем в столбцах H и I связку Декада — Отображать декаду. Такой справочник создается элементарно, т. к. имеет только 3 строки и 2 столбца. По умолчанию, ставим в столбце «Отображать декаду» везде 1.

— теперь на исходном листе в графе «Отображать декаду» везде стоят значение «1».

— правее столбца «отображать декаду» делаем графы «Отображать количество» (перемножение соответствующих ячеек столбца «количество» и столбца «отображать декаду») и «Отображать Всего с НДС, руб.» (перемножение соответствующих ячеек столбца «Всего с НДС, руб.» и столбца «отображать декаду»).

— в случае, если необходимы данные за определенную декаду, ставим на листе «справочник» напротив всех не нужных декад «0», а напротив нужной декады оставляем «1».

В результате выполнения вышеуказанных действий получаем следующие результаты (таблица № 5)

Реестр пса с подекадной разбивкой и параметрами отображения

Теперь, используя справочник отображения декады можно вывести средневзвешенную цену за определенную декаду с помощью все той же функции СУММЕСЛИ, или отследить количество поставок за декаду с помощью функции СЧЁТЕСЛИ.

Итоговый справочник на основании 3-х разделов будет выглядеть следующим образом (таблица № 6).

С указанным в разделах 1-3 примером можно ознакомиться в формате Excel, перейдя по ссылке.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector