Как сделать в excel автоподстановку?

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

  1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

  • В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».
  • Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

    Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

    Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

      Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

    Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

  • Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.
  • Инструмент «Заполнить»

    В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

      Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

    Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

  • Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.
  • С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

      Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  • Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
    • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
    • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
    • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
    • установить предельное значение (необязательный параметр).

    Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

    Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.
  • Автозаполнение формулами

    Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

    Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

    Автозаполнение другими значениями

    Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

    Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

    Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

    Добавление собственных списков

    Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

      Делаем переход во вкладку «Файл».

    Переходим в раздел «Параметры».

    Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

    В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

    Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

    После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

  • Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
  • Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

    Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

    Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

    На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

    Читать еще:  Как сделать числа в процентах в excel?

    Автозаполнение в Excel из списка данных

    Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

    В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

    Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

    Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

    Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

    В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

    Посередине выбирается нужный тип:

    • арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
    • геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
    • даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
        • день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
        • рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
        • месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
        • год – меняются только годы
    • автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

    Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

    Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

    Автозаполнение чисел с помощью мыши

    Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

    Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

    Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
    Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

    Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

    Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

    При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

    Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

    Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

    Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

    Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

    Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

    Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

    Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

    Автозаполнение дат с помощью мыши

    Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

    По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

    Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

    Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

    На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Автозаполнение ячеек в excel. Работа в Excel может оказаться очень трудоемкой, если не использовать встроенные функции, которые существенно облегчают работу с таблицами. Многие операции приходится повторять по несколько раз, а это отнимает много времени и сил. Для автоматизации таких процессов разработчики внедрили в программу очень удобную функцию, которая называется Автозаполнение ячеек в Excel.

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Мы с вами уже рассматривали вопрос о десятичных знаках с автоматическим вводом, а сегодня поговорим о автозаполнении ячеек в табличном редакторе Excel. Очень кстати интересная и полезная функция.

    Возьмем и создадим для примера список данных в Excel по месяцам. Я вам наглядно покажу, как автоматизировать такой список, и на этом примере вы сможете создавать уже свои списки.

    Пишем в ячейке А1 слово « Январь » (естественно без кавычек и можно с прописной буквы) и щелкаем мышкой по кнопке « Enter» (или галочка на панели инструментов в Excel).

    Читать еще:  Как сделать сравнительный анализ в excel?

    Теперь поместите указатель мыши на правый нижний угол ячейки А1 , туда, где расположен маленький квадратик.

    Указатель мыши должен измениться с белого креста на маленький черный крестик. Как только это произойдет, нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку А12 . У вас получиться вот такая рамочка.

    Как только вы отпустите кнопку мышки выделенные ячейки заполняться названиями месяцев.

    Теперь попробуем создать список данных в Excel по дате.

    Напишем в ячейке В1 дату – 12.01.2012 – и, установив указатель мыши на маркер заполнения , выделим диапазон ячеек В1:В12 .

    Как пронумеровать строки в Excel

    Если вы хотите просто пронумеровать строки в колонке, то напишите в ячейке цифру 1 , и выделите необходимый диапазон ячеек при помощи маркера заполнения и нажатой клавиши Ctrl (на клавиатуре). Нажимая клавишу Ctrl , вы даете команду увеличивать цифру на единицу.

    Таким же образом вы можете пронумеровать столбцы в Excel.

    Как задать список нечетных или четных чисел

    • Для этого напишите в ячейке D3 число (допустим – 1 ), а в ячейке D4 – число – 3 .
    • Выделите ячейки D3 и D4 .
    • Потом установите указатель мыши на маркер заполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу).
    • Удерживая нажатой клавишу Ctrl , опускаем выделение до ячейки D12 .

    • В результате у вас появился список нечетных чисел.

    Как создать свой список автозаполнения

    Чтобы создать собственный список автозаполнения, необходимо сделать следующее:

    • Войдите в меню – Сервис – Параметры – Списки
      1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
      2. щелкните по кнопке – Добавить (Add) ;
      3. закройте окно кнопкой – ОК.
    • Выберите на ленте – ФайлПараметрыДополнительно – кнопка Изменить списки…

      1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
      2. закройте окно кнопкой – ОК -.

    Теперь вы можете при помощи автозаполнения ячеек ввести свой список.

    Если у вас нет маркера автозаполнения (маленького черного квадратика в правом нижнем углу на рамке выделения), то:

    Войдите в меню – СервисПараметры – перейдите на вкладку наверху – Параметры – и установите флажок на Перетаскивание ячеек .

    Выберите на ленте – ФайлПараметрыДополнительно – и установите флажок на Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек .

    Теперь, я думаю, вы легко справитесь с автозаполнением ячеек.

    Видео по автозаполнению ячеек в Excel

    Личный блог и сайт обо всем на свете

    7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

    Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

    1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

    Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.

    Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

    Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

    2. Храните данные в таблицах данных:

    Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

    Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».

    Несколько хитростей таблиц данных:

    • Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
    • Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
    • С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
    • Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
    • Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
    • Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
    • Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
    • Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».

    Ввод данных с помощью форм

    После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

    Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа

    Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

    Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК

    Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.

    В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:

    • Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
    • Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
    • Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
    • Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
    • Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
    • Закрыть: Закрывает диалоговое окно

    4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

    Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:

    • Введите список элементов в диапазоне.
    • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
    • Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
    • В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
    • В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
    • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

    Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.

    5. Автозамены для ввода данных:

    Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

    Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.

    Автозамена несколько хитростей:

    • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
    • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
    • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
    • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
    • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».
    Читать еще:  Как сделать математическую функцию в excel?

    6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

    Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.

    Автозаполнение несколько хитростей:

    • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
    • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
    • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
    • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.

    7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

    Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

    Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.

    Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

    Мгновенное заполнение в Excel

    Одной из самых гениальных и полезных, на мой взгляд, функцией Excel является «Мгновенное заполнение» (доступно с Microsoft Office 2013 года). Оно творит такие чудеса, что за пару движений пальцами вы сэкономите время и нервы от выполнения огромной рутинной работы. Вместе с тем функция проста как дважды два и подойдёт для пользователей любого уровня. Почувствуйте себя всемогущим, мгновенно решив сложные задачи, это как щелчок Таноса, только лучше)) Заинтриговал?)) Теперь поподробней:

    1. У нас имеется таблица с фамилиями, именем и отчеством. Из неё нам нужно сделать «Фамилию и инициалы». Для этого мы в соседнюю строку вводим как это должно быть, затем при вводе на следующей строке у нас появляется предлагаемый вариант, если он нас устраивает, то нажимаем «Enter», если список не появился жмём Ctrl+ E и вуаля, у вас готов весь список по заданной форме.

    Также можно вписать только Фамилию и имя и получить желаемый результат, можно вывести инициалы вперёд, можно оставить только фамилию, в общем вариантов много и Excel сделает как вам нужно

    Здесь есть одно правило, вводимый текст должен быть непосредственно рядом с исходным текстом, не важно слева или справа, но, чтобы рядом, иначе выйдет ошибка

    Также значения из одного столбца с текстом можно разбить на три разных. Заполняем каждый столбец как нам нужно, нажимаем Ctrl+E на нижней пустой ячейке и получаем готовый результат.

    Также он работает и в обратную сторону, больше не нужны формулы СЦЕПИТЬ, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР и т.д.

    Можно задать регистр и сделать фамилии, написанные верхним регистром или полностью капсом. Можно исправлять слова с НеПрАвИлЬнЫм регистром. Если между словами нет пробела, это тоже не проблема, главное, чтобы Ф.И.О. начиналось с заглавной буквы, для определения начала слова

    Можно наоборот из заглавных букв сделать печатные, но в этом случае может неправильно отобразиться результат, в этом случае нажимаем на значок с молнией, где отменям мгновенное заполнение, затем вводим ещё раз в следующую строку и нажимаем Ctrl+ E и в этот раз отобразится как нужно.

    2. Вы восхищены его супер возможностями? Тогда возрадуйтесь, потому что это ещё не всё)) Есть возможность склейки текста. Итак, у нас имеются значения, разбитые по ячейкам, но нам нужно, чтобы они были в одной ячейке и ещё с дополненным текстом. Вводим в первую строку так, как нам нужно, повторяем то же действие на второй строке и на третьей нажимаем Ctrl+E и радуемся результатом

    3. Вы уже кричите от того почему вы не знали об этом раньше? Тогда продолжаем удивляться «Мгновенным заполнением»))

    У нас есть текст с цифрами в ячейках и нам нужно вывести в другой столбец только цифры, делать это вручную означает почувствовать себя Золушкой, перебирающей горох, но волшебным нажатием Ctrl+E, получаем нужный результат, причём Excel не важно, есть ли там лишние пробелы, знаки или прочее, он как настоящий мужик – берёт и делает.

    То же самое он делает и с извлечением только текста

    Если попадается разношёрстный текст, где первым стоит слово затем цифра, а в нижних строках имеется сначала цифра потом текст, лучше сначала в первых двух строках дописать цифры перед текстом, затем нажать Ctrl+E, тогда Excel правильно определит алгоритм и выведет текст без ошибок

    4. Ты до сих пор сомневаешься в возможностях мгновенного заполнения? Говоришь он не справится с датами? Забери свои слова обратно, даты он изменяет на изи, причём определяет не только цифровые, но и текстовые, главное, чтобы они были в именительном падеже, либо на внятном сокращении месяца

    5. Ты тайный поклонник нестандартных дат? Не волнуйся, мгновенное заполнение удовлетворит твои желания. Он может изменить обычную дату в Unix-формат ГГММДД. Для этого меняем формат соседнего столбца на текстовый, затем вводим форму значений в пару ячеек, чтобы правильно задать алгоритм и нажав Ctrl+E получаем результат

    Вы ещё не устали удивляться великолепным «Мгновенным заполнением»? Тогда получайте очередную порцию волшебства))

    6. У нас имеется столбец с телефонными номерами, но они выглядят как простые цифры, мы же придадим им красоты, добавив + и заключив код оператора в скобки. Преобразуем цифры и соседний столбец в текстовый формат, затем вводим нужный параметр в первые две ячейки соседнего столбца и нажав Ctrl+E, гордимся проделанной работой

    7. Для тех, кто выгружает даты из различных ERP и CRM-систем, дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Исправлять в нормальный вид можно было функцией ДАТАЗНАЧ, либо вручную, но теперь ловите лайфхак от героя «Мгновенного заполнения», главное покажите ему правильный алгоритм, дальше он всё сам сделает за вас))

    При использовании мгновенного заполнения помните следующие моменты:

    — первое правило напомню, ячейки должны находиться рядом с определяемым столбцом;

    — при выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца, поэтому лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить;

    — мгновенное заполнение также работает и в умных таблицах;

    — ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет найти нужное значение и не сработает;

    — бывает, что шаблон определяется некорректно, поэтому всегда проверяйте полученные результаты (хотя бы выборочно).

    Как вам «Мгновенное заполнение», поделитесь впечатлениями в комментариях))

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector