Как сделать to do list в excel?

Free To Do List Template

Download our free To Do List template to help you, your team, your family, or your organization. This template is already set up for auto filtering so that you can group the tasks by date, priority, status, etc. You also use the auto sort buttons to list the tasks in order by date, priority, etc. It is easy to print, so it’s nice for people who like to check off or scribble out tasks by hand.

You can also use this to do list for a team project. For example, you can use the Owner column for assigning a specific person a task, and then email the spreadsheet, or use it collaboratively to keep track of your tasks and due dates.

To Do List Template

«No installation, no macros — just a simple spreadsheet» — by Jon Wittwer

Other Versions

Template Details


This printable To-Do List helps you get organized. It is highly customizable and requires only basic spreadsheet knowledge to edit or customize. It can be adapted for your personal use or used collaboratively in a team environment.

Update 1/9/17: When you select «Completed» from the Status column, a conditional formatting rule makes the font color in that row change to gray.

Related To-Do List Templates

Help Using the To Do List Template

The Vertex42™ To Do List template allows you the flexibility to use whatever codes, scales, or abbreviations you want for each of the columns. You can also delete one or more of the columns if you do not need it.

To edit the conditional formatting rules in this worksheet, go to Home > Conditional Formatting > Manage Rules and select «This Worksheet» from the drop-down. Learn more about conditional formatting.

In version 1.1.0, I added a few dynamic ranges that are used to populate the customizable drop down lists used for the Status and Priority columns. You can customize the items shown in those columns of the To Do List by editing the values in the Lists or Ref worksheet.

Status: You can enter values such as «Completed» or «In Progress» or abbreviations that you define yourself. You might also use this column to enter the percentage complete such as «50%» or «75%.» Note: If you change «Completed» to something else, you may also want to edit the conditional formatting rule in the table.

Priority: You might want to use a 3-, 5-, or 10-point numeric scale for this column, where 1 is the highest priority. Currently, the Priority column uses conditional formatting to highlight «High» red and «Low» blue.

PICK: This is an acronym that stands for Possible, Implement, Challenge, or Kill. See the PICK Chart page for more information about this useful lean six sigma technique. If you don’t need this column, just delete it.

Due Date: Enter values in date format. If the due date is earlier than today’s date, the conditional formatting condition will make the date red and display a red dot icon. If the due date is today, a yellow warning icon is shown. If you’d like the yellow warning icon to show up if a task is due within 3 days (including today), you can update the rule for the icons by going to Home > Conditional Formatting > Manage Rules. Choose the Icon Set rule and click on Edit Rule. Change the formula for the Green dot to =TODAY()+2.

Owner: The person assigned to this task, or the person responsible for seeing that this task is completed.

Project/Task: A short description of the task to be completed.

Notes: Add notes for more clarity or special instructions, comments about sub-tasks completed, problems, etc.

More To Do List Templates

  • Gantt Chart Template by Vertex42.com — For larger, more complicated projects, a gantt chart can be a great tool for creating a task-based project schedule.
  • To Do List Templates by Vertex42.com — Make sure to check out our other to do lists.

Share This To Do List Spreadsheet

This to do list template is not a complicated spreadsheet, but if you find it useful and want to share it with your friends or coworkers, please point them to this page using the following URL:

To Do List Template

To Do List Template on a daily, weekly, monthly basis! Save your time and keep track of your tasks in a ready to use, visual Excel Template!

License: Personal Use
Works on: Windows / Mac
Requirements: Min. Excel 2007

In today’s very busy and fast-paced life, it is essential to keep track of the things we have to do. It is often a problem that we focus on a few tasks or goals, and skip many of the lesser things that need to be done.

To avoid this, we have created To Do List Template that will help you keep track of everything you have to do on a daily, weekly or monthly basis. It helps you better organize your work or life. That’s why with this user-friendly solution you will save a lot of time and missed things.


This tool also includes the visuals that will instantly give you a hint on how you have been handling everything, and where you need to focus more. You will get an immediate overview of how many tasks you have to do, how many are in progress, how many were completed, and how many were not started at all.

The navigation buttons make this tool very easy to use, as you can switch between modules with one simple click.

There are also visuals in the dashboard that show you an overall situation of three to do lists.

For example, you can use the daily list for little details that need follow-up. Here, each task is provided with a status selector.

For a more important and longer plan you can use weekly to do list or monthly one for a well-thought plan that needs execution. In these sections after you write the tasks for each week and each month, you will choose a status for them. As shown below, the infographics will be updated accordingly.

Читать еще:  Как сделать сортировку в excel из выпадающего списка?

Furthermore, you can expand the number of possible tasks up to 100 in each module.

As an extra feature, you can also see separate monthly stats by selecting the related month from the drop-down menu on the top right corner.


  • Excel To Do List Template on a daily, weekly or monthly basis
  • Task status with visual progress charts
  • Compatible with Excel 2007 and later versions
  • No installation needed.
  • Easy-to-use and nice design
  • Works on both Mac and Windows
  • On-sheet instructions

This excel template is ready-to-use and provided as is. If you need customization on your reports or need more complex templates, please refer to our custom services.

To-do List with Priorities using Excel

A while ago, we published a new year resolution template. This was a hit with our readers with thousands of you downloading it. During last week, Peppe, one of our readers from Italy, took this template and made it even more awesome.

The original template had tasks and completion check marks. As you finish each task, you can see overall progress too.

Peppe added priorities to this. With his new version, progress is measured based on how much priority we assigned that particular task. Pretty neat eh.

Personal Todo list with Priorities – Demo

First take a look at Peppe’s todo list.

How is this made?

Using lots of Excel goodness of course. The basic components of this todo list are,

  1. Check boxes – to mark each activity as done (or not done)
  2. Data validation – to assign priority (1 to 5) to each activity
  3. Conditional Formatting – to highlight a row when the activity is marked as done
  4. Thermo-meter chart – to show the progress as you mark each activity done
  5. Formulas – to calculate % done based on how many activities are done & their priorities.

Since first 4 items are already explained on Chandoo.org, let me focus on the formula part.

Calculating % completion based on priorities:

To understand this problem, lets imagine, we have 5 tasks & priorities like below:

Step 1: Calculating weights

First step is to calculate how much weight each task should get. This is a simple job of inverting priority values (1/priority value). We will get this.

Step 2: Calculate weights to 100%

Next, we adjust the weights so that their total is 100%. To do this, we just divide a task’s weight by total of all task weights.

Step 3: Calculate % done only if a task is marked as done

Now, we just use TRUE / FALSE values generated by the check boxes to calculate % done. For this, we just need to multiply 100% weights with TRUE or FALSE values.

The total of this column gives us how much % of all tasks are done.

Note on weights for priorities

In this approach, we are assuming that doing one priority 1 task gives same output (%done) as doing two priority 2 tasks, three priority 3 tasks etc.

That means the weight enjoyed by priority 1 task is twice that of priority 2 task.

Some other possibilities are,

  • Priority 1 is 1, 2 is 0.8, 3 is 0.6…
  • A mapping table telling us how much each priority weighs

Download this todo list template

Click here to download this template and chase that todo list in style. Examine the formulas in hidden column to understand this better.

Thank you Peppe

I find this template quite simple, yet powerful. It shows how much we can do with Excel by using a little creativity, simple features (conditional formatting, form controls etc.) and a some motivation.

Peppe, Thank you so much for sharing this with us.

If you enjoyed this todo list template, go ahead and say thanks to Peppe.

Also, use comments to share how you handle to dos & pending tasks using Excel. Share your tips & ideas with all of us.

Over in the Chandoo.org Forums, Asshu has updated this witha VB Interface
Have a look and use if from: http://chandoo.org/forum/threads/to-do-list-vb-interface.28973/

Share this tip with your colleagues

Get FREE Excel + Power BI Tips

Simple, fun and useful emails, once per week.

Learn & be awesome.

  • Ask a question or say something.
  • Tagged under Charts and Graphs, checkbox, data validation, downloads, form controls, Learn Excel, Microsoft Excel Conditional Formatting, Microsoft Excel Formulas, reader contributions, screencasts, templates, thermometer charts, to do list, to do list with excel
  • Category: Excel Howtos, Templates

Welcome to Chandoo.org

Thank you so much for visiting. My aim is to make you awesome in Excel & Power BI. I do this by sharing videos, tips, examples and downloads on this website. There are more than 1,000 pages with all things Excel, Power BI, Dashboards & VBA here. Go ahead and spend few minutes to be AWESOME. Read my story • FREE Excel tips book

I will be presenting at two events in London in April 2020. Come & join me.

From simple to complex, there is a formula for every occasion. Check out the list now.

Calendars, invoices, trackers and much more. All free, fun and fantastic.

Still on fence about Power BI? In this getting started guide, learn what is Power BI, how to get it and how to create your first report from scratch.

Free 2020 Calendar Template & Daily Planner

Happy New Year to all our readers. Let’s kick start 2020 with an awesome calendar, daily planner and monthly calendar template. Please visit the post page to download the 2020 Calendar Excel Template.

Merry Christmas & Happy New Year 2020

Come and learn from me in London – April 2020

Filter as you type [Quick VBA tutorial]

Introduction to Power BI – What is it, how to get it, how to create reports with Power BI and how to publish them?

Related Tips

Free 2020 Calendar Template & Daily Planner

How can you analyze 1mn+ rows data – Excel Interview Question – 02

#awesome trick – Extract word by position using FILTERXML()

Show difference between cells in status bar – VBA Example

What is XLOOKUP? 13 formula examples to really understand it

Excel Pivot Tables Tutorial : What is a Pivot Table and How to Make one

62 Responses to “To-do List with Priorities using Excel”

Very useful, you always give us good ideas for our excel files. Thanks
I’ve been working on calendars leagues. If you must watch a bit on my blog. http://economiaemergente.com/

Needed .. thanks for sharing

[. ] To-do List with Priorities using Excel [. ]

Excellent spreadsheet. Nice work.

Читать еще:  Как сделать запрет на редактирование в excel?

Ciao Peppe!, Tante grazie per compartire il tuo eccellentissimo lavoro in Excel. Tu hai a web blog? — Grazie Chandoo per la publicazione.
Hello Peppe, Thank you so much for sharing your most excellent work in Excel. Have you a web blog? — Thanks Chandoo for publication.

Hi Jose,
tanks for your appreciations and tks to Chandoo for publishing
my little job. it’s a pleasure for me to be mentioned on my guru’s blog.
Just to reply to Jose, I don’t have a blog, but if you want to share some ideas or need some help don’t hesitate to contact me also on twitter like @peppinogreco.

Hi Peppe!
Thank you for this very useful excel spreadsheet!

I’ve learned a little bit of VBA during the last year, and get addicted to it, but sometimes, it makes us forget how powerful excel is, without macros.
Nice post!

Hi Chandru,
A very good post. Though I had been reading your posts for a longer time, did not post any questions so far except for wishing and appreciating.
I have a question here. I had attempted to do something on my own (a little R & D) on the new year resolution template itself. However, I could not do it fully. Thankfully, you had provided the link for each step , which was exactly what I was looking for
I had done with the check boxes and also conditional formatting. I am glad indeed. I am able to highlight a row when a check box is checked. However, the value of the checkbox gets printed in the same cell which it was linked to. How can I avoid it ? I could not see it in the sample excel files you had provided.
I appreciate your help in this.

Raghavan alias Saravanan M
Jeddah | Kingdom of Saudi Arabia

Hi Raghavan. Thanks for your comments and I am glad you are trying to build this on your own. There is no way we can avoid printing the check box value in linked cell. If you do not want to see «TRUE or FALSE» in a cell, you do one of the following.

  • Link check box to a cell in an un-used column. Then hide that column.
  • Link check box to a cell in a different sheet. Then hide that sheet.
  • Link check box to a cell and then hide the cell contents by formatting it with custom code ;;; (more on this here: http://chandoo.org/wp/2009/06/05/hide-cell/ )

Dal Messico grazie tanti Peppe.

A great idea, thanks for shearing it with all of us.

Lovely idea — downloading now.

What software is used to create the animated gif of the template in action? Love to replicate to simple demos on my site.

Chandoo uses Camtasia Studio to make the animated GIF’s
You can read what else Chandoo uses here: http://chandoo.org/wp/about/what-we-use/

I should have checked first.

Советы по составлению списка дел

В предыдущей статье, посвященной составлению списка дел, мы определили два основных типа to-do-листов и дали их основные характеристики. Теперь же остановимся на более частных деталях, которые помогут сделать список дел как для рационала, так и для иррационала еще более эффективным. Заметим, что эти советы пригодятся вне зависимости от того, пользуетесь ли вы «бумажными» планировщиками, специальными программами или просто перечисляете дела на клочке листка.

1. Когда составлять to-do-лист

По словам некоторых специалистов по тайм-менеджменту, составлять списки дел лучше накануне: вечером наметить список на день, в воскресенье – на неделю. Некоторые же советуют начинать день с планирования. Первый способ хорош тем, что вечером вы еще в работе, помните все задачи, даже небольшие, и понимаете, что важно сделать в первую очередь. Плюс к тому составление списка может стать неким ритуалом, завершающим день и помогающим отключиться от работы. В свою очередь, внесение записей в to-do-лист с утра поможет плавно войти в работу, вспомнить, на чем закончился вчерашний день, и само по себе станет мотивацией к дальнейшей плодотворной деятельности. Вообще же, конкретное время составления списка дел зависит от особенностей работы, вашего характера и других переменных. Главное, найти время, когда этот процесс подарит вам максимальную эффективность. Также всегда стоит быть готовым к тому, что список, возможно, придется адаптировать под сваливающиеся внезапные задачи.

2. Найдите правильное время

Чтобы реализовать свой план максимально эффективно, учитывайте свои внутренние биологические часы. Например, если вы сова, вы можете запланировать уборку в квартире на 7 утра. Но велика вероятность, что, когда будильник прозвенит в данное время, вы решите, что у вас и так достаточно прибрано и лучше побольше поспать. Точно так же и жаворонкам не стоит откладывать составление отчета до полуночи. После обеда вас часто клонит в сон? Учитывайте и это.

Не забывайте о конкретных особенностях текущего дня. Если на полдень у вас назначено важное совещание, возможно, до этого мероприятия не стоит планировать ничего требующего большой сосредоточенности – ведь скорее всего, вы будете мыслями уже там и не сможете уделить текущим заданиям должного внимания.

3. Рассчитывайте время

Проблема, с которой чаще всего сталкиваются те, кто составляет списки дел, – незнание, сколько в действительности занимает выполнение того или иного задания. Обычно нам свойственно преувеличивать собственные возможности, кроме того, мы ориентируется на идеальные обстоятельства, которые в жизни встречаются далеко не всегда. Эти факторы приводят к тому, что на ту задачку, которую, как нам казалось, уйдет 1,5 часа, уходят все три. Поэтому для начала несколько раз засеките время, сколько вы тратите на те или иные типовые задачи, чтобы подходить к процессу планирования максимально эффективно и рационально. С другой стороны, не оставляйте на задачи слишком много времени – согласно закону Паркинсона, все, что вы выделите, уйдет на данное дело.

4. Оставляйте лакуны

Длина стандартного рабочего дня определена как 8 часов, однако это не значит, что планировать дела нужно на них все. Во-первых, практически все мы во время работы отвлекаемся на другие дела, в том числе на то, чтобы заварить чайку, рассказать коллеге новости по проекту (или из жизни соседки), «на минуточку зайти в соцсеть, только проверить сообщения» и т.д. и т.п. Плюс к тому в течение дня у вас наверняка могут возникать срочные вопросы и задачи, которые по отдельности, вполне вероятно, и не занимают много времени (например, помочь коллеге совладать с компьютерной программой), однако в сумме могут отъесть ту иную часть рабочего дня. Поэтому при планировании обязательно оставляйте самому себе пространство для маневра. Конечно, данный принцип актуален не только для рабочего, но и для бытового распределения времени. Среди специалистов по тайм-менеджменту встречается мнение, что планировать стоит только 60%, а 40% оставлять нетронутыми.

5. Записывайте задачи правильно

Не стоит заносить в список большие задачи, выполнение которых изначально рассчитано на долгое время (особенно если речь идет о масштабных проектах). В таких случаях стоит воспользоваться приемом «Раздели (съешь) слона» – большая задача разбивается на небольшие конкретные подзадачи, которые и заносятся в список дел. У этих конкретных задач должна быть конкретная цель, по их выполнении у вас на руках будет конкретный результат, а выполнить такую задачу предлагается за конкретное же время.

Читать еще:  Как сделать таблицу меньше в excel?

Следование данному приему позволяет достичь нескольких целей. Во-первых, слишком большие задачи, у которых пока не видно ни конца ни края, психологически пугают, и вам, возможно, вообще не захочется к ним приступать. Во-вторых, в случае со столь обтекаемыми делами сложно понять, сколько времени уйдет на них, а значит – сколько времени отводить на другие дела. Это не только помешает составить структурированный план на день, но и может стать причиной, что вы недооцените время на выполнение данного дела и под конец окажетесь в ситуации крайнего цейтнота. В-третьих, велика вероятность, что столь большая задача будет кочевать из одного списка дел на день в другой и в итоге будет восприниматься просто как семантический шум. В-четвертых, для многих выполнение дел из списка – отличная мотивация. Таким образом, завершение небольших конкретных дел повысит мотивацию и поможет эффективнее справиться с остальными пунктами to-do-листа.

Итак, заносите в список актуальных только текущие задачи, а для стратегических планов заведите отдельный список.

6. Следуйте списку

Составлять списки дел можно по разным причинам. Если вы записываете задачки, чтобы просто не забыть, вполне логично пробегаться по нему глазами только время от времени, чтобы освежить содержимое в памяти. Если же вы используете список, чтобы рационализировать время, обращайтесь к нему чаще, стараясь концентрироваться только на указанных задачах и стремясь к тому, чтобы выполнять их в запланированные временные рамки. В то же время не забывайте о пластичности – не все и не всегда целесообразно делать строго по порядку. Если вы сделали за 50 минут задачу, на которую отводился час, а следующим пунктом в списке значится встреча, назначенная на определенное время, не сидите сложа руки — пробежавшись по списку, вы наверняка найдете что-то коротенькое дело, что можно выполнить до начала встречи.

С другой стороны, если вы не чувствуете, что в данный момент эффективность по той задаче, которая стоит в списке следующей, будет невысокой, лучше пропустите ее (если у вас есть такая возможность) и займитесь тем, что вы сможете выполнить более успешность. Таким образом, важно не просто прямо следовать списку, но и проявлять определенную пластичность.

7. Используйте список для самомотивации

Список дел, в котором осталось много невыполненных пунктов, способен ударить по вашим самооценке, энтузиазму, мотивации. И это еще одна причина, почему подходить его составлению стоит максимально реалистично – в таком случае будет меньше разочарований, от того что в день не смогли выполнить план за неделю. С другой стороны – точно так же список в целом и вычеркивание из него каждого дела в частности может становится источником мотивации и побуждать к дальнейшей успешной работе. Не забывайте об этом, составляя to-do-лист.

Как сделать to do list в excel?

Hi I am having a list container which contains the list of values. I wish to export the list values directly to Excel. Is there any way to do it directly?

11 Answers

OK, here is a step-by-step guide if you want to use COM.

  1. You have to have Excel installed.
  2. Add a reference to your project to the excel interop dll. To do this on the .NET tab select Microsoft.Office.Interop.Excel. There could be multiple assemblies with this name. Select the appropriate for your Visual Studio AND Excel version.
  3. Here is a code sample to create a new Workbook and fill a column with the items from your list.

Using the CSV idea, if it’s just a list of Strings. Assuming l is your list:

Using ClosedXML library( there is no need to install MS Excel

I just write a simple example to show you how you can name the file, the worksheet and select cells:

If you prefer you can create a System.Data.DataSet or a System.Data.DataTable with all data and then just add it as a workseet with workbook.AddWorksheet(yourDataset) or workbook.AddWorksheet(yourDataTable) ;

You could output them to a .csv file and open the file in excel. Is that direct enough?

The simplest way using ClosedXml.

For more info, you can also check wiki of ClosedXml. https://github.com/closedxml/closedxml/wiki

Exporting values List to Excel

  1. Install in nuget next reference
  2. Install-Package Syncfusion.XlsIO.Net.Core -Version
  3. Install-Package ClosedXML -Version 0.94.2

The most straightforward way (in my opinion) would be to simply put together a CSV file. If you want to get into formatting and actually writing to a *.xlsx file, there are more complicated solutions (and APIs) to do that for you.

Depending on the environment you’re wanting to do this in, it is possible by using the Excel Interop. It’s quite a mess dealing with COM however and ensuring you clear up resources else Excel instances stay hanging around on your machine.

Checkout this MSDN Example if you want to learn more.

Depending on your format you could produce CSV or SpreadsheetML yourself, thats not too hard. Other alternatives are to use 3rd party libraries to do it. Obviously they cost money though.

the one easy way to do it is to open Excel create sheet containing test data you want to export then say to excel save as xml open the xml see the xml format excel is expecting and generate it by head replacing the test data with export data

@lan this is xml fo a simle execel file with one column value i genereted with office 2003 this format is for office 2003 and above

where cs.getcompletionreport() reference class file is Business Layer for App
I hope this helps.

I know, I am late to this party, however I think it could be helpful for others.

Already posted answers are for csv and other one is by Interop dll where you need to install excel over the server, every approach has its own pros and cons. Here is an option which will give you

  1. Perfect excel output [not csv]
  2. With perfect excel and your data type match
  3. Without excel installation
  4. Pass list and get Excel output 🙂

you can achieve this by using NPOI DLL, available for both .net as well as for .net core

  1. Import NPOI DLL
  2. Add Section 1 and 2 code provided below
  3. Good to go

This code performs below task :

  1. Creating New Excel object — _workbook = new XSSFWorkbook();
  2. Creating New Excel Sheet object — _sheet =_workbook.CreateSheet(_sheetName);
  3. Invokes WriteData() — explained later Finally, creating and
  4. returning MemoryStream object

In section 2, we will be performing below steps :

  1. Converts List to DataTable Reflection to read property name, your
  2. Column header will be coming from here
  3. Loop through DataTable to Create excel Rows

Now you just need to call WriteData() function by passing your list, and it will provide you your excel.

I have tested it in WEB API and WEB API Core, works like a charm.

Ссылка на основную публикацию