Как сделать таблицу в excel в гугл?

Бережем нервы: как работать в электронных таблицах Google и не плакать

13 мая 2016 года. Опубликовано в разделах: Интернет-маркетинг для новичков. Время чтения

Решил написать статью, которая поможет в освоении простейших функций Гугл таблиц. Раньше меня переполняла ненависть ко всему, что связано с электронными таблицами, а сейчас работа в них кажется весьма удобной и функциональной. Сразу оговорюсь, в примере есть небольшой список запросов и абсолютно случайные значения. Для начала, так как таблицы зачастую содержат много данных в виде столбцов и строк, чтобы не запутаться расскажу как закрепить столбец или строчку в Google таблицах, которая будет навигационной.

  1. Жмем «Вид»
  2. Наводим «закрепить»
  3. Жмем «1 строку» (или столбец, смотря что нужно)

В итоге получаем сопровождающую нас строчку, помогающую не запутаться в большой таблице.

Сортировка в Google таблицах

Обычной сортировкой никого не удивишь, поэтому расскажу про хитрую сортировку. Предположим, у нас есть столбец с ключевыми запросами. Но одна из услуг потеряла свою актуальность и нужно избавиться от соответствующих запросов. Но как же быть, если запросы разные их много и они вперемешку?

В Гугл таблице, да и в эксель тоже, вы можете изменить цвет ячейки, содержащей определенное стоп-слово. Дальше отсортируем таблицу по цвету и все ячейки для удаления выстроятся перед вами в рядочек. Предположим, мне нужно удалить все запросы со словом «суд» из столбца с запросами.

  1. Выделяем весь столбец, нажав на ячейку с буквой, в нашем случае «A».
  2. Жмем правой кнопкой мышки по выделенному столбцу и выбираем «Условное форматирование.

Справа появляется небольшая менюшка, в которой мы можем создать правило.

  1. Жмем на поле под надписью «Форматирование ячеек» и ищем там строку «Текст содержит».
  2. Вписываем стоп-слово в появившееся отверстие. Желательно без окончания, так как всякое случается в русском языке.
  3. С помощью привычного меню выбираем цвет ячейки и что только пожелаем.
  4. Нажимаем «Готово».

Теперь установим дополнение для нашей таблицы. Для этого в верхнем меню находим одноименную кнопку «Дополнения» ↣ «Установить дополнение». Вбиваем в поисковую строку «Sort by color» и устанавливаем расширение, как на рисунке:

Не настаиваю именно на этом дополнении, просто оно проверено и работает. Теперь в нашей коллекции появилось расширение, сортирующее значения по цвету ячейки.

Нажимаем «Дополнения» ↣ «Sort by color» и выбираем любое из списка. Вуаля. Можно удалять.

Поиск и удаление дублей в Google Таблицах

Зачастую дублирующиеся значения могут не слабо напрягать. Есть два способа поиска дубликатов. Первый очень прост.

Читать еще:  Как сделать анимацию в excel?

В пустую ячейку вводим функцию =(UNIQUE (A2:A1000) и получаем список ячеек с уникальным содержимым:

Данный метод крайне чувствителен в регистру и пробелам!

Способ второй подразумевает установку очередного дополнения под названием Remove Duplicates .

*Вместо настроить у вас будет синяя кнопка +Бесплатно

Приложение достаточно мощное. Оно может искать дубли в определенном диапазоне либо сравнивать столбцы и сразу совершать с ними какие-либо действия:

  • Скопировать/перенести дубли в отдельный столбец
  • Скопировать/перенести дубли в отдельную таблицу
  • Беспощадно удалить дубли
  • Выделить их цветом

Мы остановимся на выделении цветом. Программа на английском языке, но с помощью Google переводчика и пары тестов точно разберетесь.

Итак, выделяем столбец, заходим в Дополнения ↣ Remove Duplicates ↣ Find duplicates or uniques.

Тут мы можем указать интересующий диапазон вручную либо, предварительно выделив нужную область, диапазон установится автоматически. Поставить галочку рядом с Create a backup мы создадим копию изменяемой таблицы. Жмем «Далее».

Перед нами появляется выбор. Мы можем найти либо дубликаты, либо, наоборот, уникальные ячейки. Выбираем дубликаты и перед нами встает еще один выбор. Если выберем с 1st occurences , то мы найдем дубликаты, ВКЛЮЧАЯ первое их упоминание, грубо говоря, оригинал. Мы выберем просто поиск дубликатов, исключая первое упоминание, так как нам нужно оставить одну ячейку. Жмем нэкст.

Если мы выделяем диапазон «с лихвой», затрагивая при этом пустые колонки — обязательно поставьте галочку Skip empty cells. Вообще, данный шаг создан с целью исключить заглавные ячейки. У нас в примере заголовок есть, поэтому галочки оставляем. Нэкст!

Финальный слайд. Тут сильно останавливаться не будем, а сразу выберем Fill with color. Жмем Finish и видим количество найденных дубликатов в выбранном диапазоне.

Дополнение чувствительно к пробелам!

Теперь мы можем отсортировать по цвету наши дубли с помощью первого метода и оценить необходимость удаления.

Условное форматирование в Google таблицах

В нашем примере есть несколько столбцов, по которым можно как-то оценить эффективность запроса. К примеру, мы не хотим использовать запросы, частотность которых ниже 100. Мы можем выделить цветом все неподходящие ячейки.

  1. Выделяем столбец со значениями
  2. Правый клик ↣ условное форматирование
  3. Формат ячеек: «Меньше»
  4. В отверстие вводим нужное количество
  5. Выбираем цвет/жирность/фон и жмем «Готово»

Теперь с помощью уже родного способа сортировки по цвету анализируем запросы с недостаточной частотностью и, если надо, удаляем.

С помощью того же принципа можно делать много всего с полученными списками. К примеру, с помощью форматирования ячеек с правилом «текст содержит» можно подсветить и отсортировать все геонезависимые запросы и убрать их. Ну и так далее. Дальше только фантазия и если она сильно разыграется, выберете в «Форматировании ячеек» значение «Ваша формула» и творите!

Диаграммы в Google таблицах

На сладенькое. Чтобы красиво все преподнести, воспользуйтесь интуитивно понятной функцией Google Таблиц — вставкой диаграммы. Разъяснения тут излишни, просто попробуйте!

Читать еще:  Как сделать раскрывающуюся ячейку в excel?

Вообще, большой любви к продуктам Google у меня не было и нет. Но за серию docs.google.com я им очень благодарен. Единожды сев и поковыряв эти продукты, прихожу к мысли, что жить уже не могу без таблиц и доков, нужно было только разобраться. Значимым плюсом является дополнения для Google таблиц, которые пополняются и ощутимо увеличивают возможности сервиса. Жаль, что немного однозначно полезных статей на эту тему. Постараюсь в обозримом будущем написать вторую часть, где будут разобраны схемы посложнее. Если в идеале, то получится запустить линейку полезных статей, посвященных теме как работать в Google таблицах, дополнениям, формулам и готовым решениям для повседневных задач.

– Опыт работы более 3х лет.
– Специально разработанные проекты.
– Отлаженные процессы.

Как из Power Query или Power BI получить данные из Google Spreadsheets(Гугл таблицы)

Т.к. он-лайн редактирование Excel файлов через облачный сервис Microsoft был запущен позже, то исторически сложилось так, что довольно обширная часть пользователей Microsoft Office все равно для он-лайн доступа к книгам использует именно Google Spreadsheets (Google таблицы), а не решение от Microsoft(Excel Online).
Хоть сам я гугл-таблицы почти не использую, но понадобилось мне получить данные из этого замечательного сервиса при помощи надстройки Power Query. Однако шаблона для получения данных из Google-таблиц там нет(в Power BI есть только Google Analitics, что не совсем то. Точнее – совсем не то). Поэтому как и напрашивалось я использовал получение данных из Интернета. Но не все так просто – публичная ссылка, предоставляемая Google-ом для совместного просмотра при обработке запросами выдавала совсем не то, что хотелось бы. Вот что я получил после вставки ссылки на Google-таблицу:

Т.е. мне предлагалось обработать структуру веб-страницы, а не структуру файла Excel. Можно было бы дальше танцевать с бубном именно с таким форматом и пытаться как-то из этого получить данные, но есть способы проще. Возможно для кого-то этот способ очевиден, но т.к. я обычно с Google-таблицами не работаю, то пришлось 20-30 минут поэкспериментировать, прежде чем дойти до простого решения.
А теперь по порядку о том, как правильно это сделать , притом с самого начала.
Есть у нас загруженный в Google файл Excel. Теперь необходимо предоставить ему доступ для других пользователей и получать актуальную информацию из этого файла через Power Query или Power BI при каждом обновлении запроса. Уточню – редактируется файл в службе Google, он никуда не скачивается, не пересылается – все пользователи вносят изменения он-лайн прямо в Google Spreadsheets.
далее в статье я буду писать Power Query, но для Power BI действия такие же
Первый способ получения корректной ссылки для обработки в Power Query заключается в том, что необходимо опубликовать файл через меню Google-а: ФайлОпубликовать в интернете

Выбрать в появившемся окне Весь документ и Таблица Microsoft Excel(XLSX)

Нажать Опубликовать. В появившемся окне скопировать ссылку.

Читать еще:  Как сделать плавающую строку в excel?

Именно эту ссылку используем далее: вкладка ДанныеСоздать запросИз других источниковИз интернета. В окно вставляем эту ссылку. Далее появляется окно предпросмотра, в котором выбираем нужный лист/листы и загружаем. Все как для обычных файлов Excel(пример обработки файла Excel можно посмотреть в этой статье: Как из оборотно-сальдовой ведомости сделать сводную таблицу при помощи Power Query).
Так же эту ссылку можно разослать всем, кто должен иметь доступ к просмотру файла. Ключевое слово здесь – просмотру. Т.е. таким методом мы можем без всяких дополнительных действий получить данные из файла через запрос, но изменять хоть что-то в файле никто кроме нас не сможет — только видеть наши изменения. Поэтому данный вариант подходит далеко не всегда.

Второй вариант –через Совместный доступ. Это более распространенный и наиболее популярный вариант, при котором все, кто перешел по ссылке могут вносить изменения в файл. На странице файла в Google жмем ФайлСовместный доступ

Появится окно:

В нем надо будет нажать на пункт » Включить доступ по ссылке «. В окне ниже появится ссылка, которую надо будет скопировать и нажать Готово.

При необходимости перед тем как нажать на пункт Готово можно нажать на » Расширенные » и настроить доступ более гибко. Так же, если необходимо будет отключить совместный доступ по ссылке надо перейти в Файл -Совместный доступ, в окне выбрать Расширенные, далее в разделе «Уровни доступа» найти пункт Изменить, выбрать ВЫКЛИзменитьГотово
Созданная ссылка будет примерно такого вида.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wUtUgK4ha6kYFM4ZpA0jMnM33rbvklZ7iqnxthp-t00/edit?usp=sharing
Если использовать напрямую именно такую строку, то нас ждет небольшое разочарование – на выходе получим структуру веб-страницы, а не структуру файла Excel(об этом я писал в самом начале статьи и там же можно посмотреть по скринам как это выглядит). Потому что такая форма ссылки генерирует именно веб-документ со своей разметкой, которая не распознается как файл Excel. Однако это очень легко исправить. Удаляем из ссылки последние аргументы: edit?usp=sharing . И вместо них ставим /export . Получиться должна ссылка примерно такого вида:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wUtUgK4ha6kYFM4ZpA0jMnM33rbvklZ7iqnxthp-t00/export
И теперь идем на вкладку ДанныеСоздать запросИз других источниковИз интернета. В окно вставляем эту ссылку

Появляется окно предпросмотра, в котором выбираем нужный лист/листы и загружаем

Все, дальнейшие действия ничем не отличаются от действий с локально загруженным файлом Excel. Просто производите нужные манипуляции с данными для получения желаемого результата(анализ, сводные, графики и т.п.).

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector