Как сделать структуру предприятия в excel?

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Читать еще:  Поиск решения в excel 2010 как сделать

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта

Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.

Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.

Рис. 1. Организационная схема проекта

Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.

Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic

Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).

Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).

Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта

Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.

Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.

Как сделать структуру предприятия в excel?






Урок 12. Оформление шрифта с помощью WordArt и организационная диаграмма

В тех случаях, когда в тексте недостаточно применить только тип шрифта, его начертание и кегль к услугам пользователя прибавляется возможность создания надписей, заголовков и других элементов текста с помощью встроенной программы WordArt , значительно повышающей наглядность восприятия представленной информации.

Читать еще:  Как сделать градацию в excel?

Предположим, что в таблице, которая создана в первых уроках, нужно изменить начертание текста «продажа товаров» и получить картинку, показанную на рисунке выше. Вызовем режим Вставка → WordArt ….

В появившемся окне, которое показано на рисунке, выберем стиль оформления текста. В нашем случае это третий столбец, четвертая строка. Дважды щелкнем по ней и на экране появится окно, показанное на рисунке.

В этом окне нужно при помощи клавиатуры ввести текст надписи, в данном примере введем «продажа товара».

Кроме того в этом окне можно установить тип шрифта, его размер, полужирное начертание и наклонное начертание. Для этого нужно выделить текст и щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся панно выберем режим Шрифт .

Выберем размер – 33 и щелкнем по клавише ОК .

Надпись появится на рабочем листе. Выделим первую ячейку и нажмем на клавишу Del , чтобы удалить предыдущую надпись. Затем выделим таблицу, подведем курсор к границе выделения и когда курсор превратится в четыре стрелки (), перенесем таблицу чуть ниже и правее. Затем щелкнем по полученной ранее надписи, и когда курсор также превратится в четыре стрелки, перенесем надпись в левый верхний угол. В результате получим первоначальную картинку.

Если надпись нужно откорректировать, то подведем курсор мыши к границе надписи и, когда курсор превратится в четыре стрелки (), дважды щелкнем по границе левой кнопкой мыши по границе надписи, и в верхней части окна панно для работы с кнопками режимов.

Режим стилей фигур, показанный ниже, позволяет применить стиль к фигуре.

Для того чтобы просмотреть все стили, щелкнем по соответствующей кнопке справа внизу окна ().

Если подводить курсор к какой-либо кнопке, то надпись будет показана, как она будет выглядеть при нажатии на эту кнопку (на рисунке слева от панели). Можно также применить градиентную заливку текста, нажав на надпись Другие заливки темы .

Ниже приведен пример такой заливки.

Режим Заливки фигуры позволяет установить цвет для фона.

Режим Контур фигуры позволяет установить цвет границы.

Режим Эффекты для фигур имеет несколько режимов: Заготовка, Тень… Поворот объемной фигуры . При подведении курсора мыши к названию, справа появится окно режимов данной надписи. На рисунке ниже справа показано окно режимов для надписи Заготовка .

Выберем вторую кнопку в первой строке.

Поворот объемной фигуры.

Создание организационной диаграммы.

Программа Ms Excel позволяет автоматизировать процесс создания организационных диаграмм, предназначенных для отражения какой-либо блок-схемы, например, штатного расписания фирмы или компании. Такое расписание предполагает определенную подчиненность персонала, т.е. начальствующий состав показан сверху таблицы, а подчиненный персонал – уровнями ниже. Имена сотрудников одного ранга располагаются на одном уровне, причем сначала в рамках представлены имена, а ниже – должность.

Для этого воспользуемся режимом Вставка → SmartArt , после чего на экране появится окно режима, как это показано на рисунке.

Выберем в разделе Иерархия режим, показанный ниже.

В результате на экране появится макет Организационной диаграммы, как это показано на рисунке.

Сверху Организационной диаграммы появится открытой вкладка Конструктор , где находятся кнопки с режимами. Используя этот рисунок, попробуем создать примеры и опишем, как их создавали. На рисунке ниже изображена диаграмма, которая создана следующим образом.

Щелкнем по верхнему прямоугольнику.

Введем текст при помощи клавиатуры: «Начальник», далее подобным образом введем тексты в другие прямоугольники.

Для того чтобы удалить Организационную диаграмму, выделите ее, а затем нажмите на клавишу Del . Теперь начнем ее оформлять. Воспользуемся режимом Изменить цвета .

Выберем режим последний в разделе Цветной.

Затем выберем стиль панели стили SmartArt – кирпич, как это показано на рис. ниже.

Диаграмма стала выглядеть следующим образом.

Если щелкнуть по фигуре правой кнопкой мыши, то появится панно с режимами.

Щелкнем по кирпичу с названием Секретарь и выберем режим Добавить фигуру , то справа появится дополнительная фигура. Таким образом, можно вставить дополнительные квадраты.

Организационную диаграмму можно перетаскивать по рабочему листу также как и картинки. Если щелкнуть правой кнопкой мыши по границе диаграммы, то появится панно с режимами, которое показано ниже.

Размер диаграммы можно изменить так же как меняется размер рисунка. То есть, подвести курсор мыши к углу диаграммы и, когда курсор превратится в две стрелки, то нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее перенести угол в другое место.

Режим формат объекта позволяет изменить вид прямоугольника, например, так, как это показано на рисунке ниже.

Построение бизнес-диаграмм

Организационная диаграмма

Назначение организационной диаграммы

Организационная диаграмма — это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно добавлять рисунки.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

  • отдел;
  • телефон;
  • имя;
  • должность;
  • электронная почта.
  1. Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма.
  2. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор).
  3. Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.
  4. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.
  5. Продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.
Читать еще:  Как сделать в excel автоматическую сортировку?

Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

  1. Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм.
  2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.
  3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отражали отношения виртуальной группы. Выделите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы — это прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

  1. Создайте новый документ Visio на основе шаблона Организационная диаграмма из категории шаблонов Бизнес.
  2. Перетащите на лист фигуру Директор из набора элементов Фигуры организационной диаграммы. Введите текст Времена года (см. Рис. 5.6).

Для перемещения фигуры влево/вправо относительно других фигур в схеме выполните действия:

  • выделите перемещаемую фигуру в схеме;
  • на вкладке Организационная диаграмма в группе Упорядочить щелкните кнопку Переместить влево/вверх (Переместить вправо/вниз).

Для выравнивания подчиненных фигур относительно главной фигуры выполните действия:

  • выделите главную фигуру;
  • на вкладке Организационная диаграмма в группе Макет щелкните кнопку со списком Горизонтально (Вертикально/Рядом) и выберите нужный вариант выравнивания подчиненных фигур.

Подготовьте организационную схему предприятия (см. Рис. 5.9).

Группировка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

    Переходим во вкладку «Данные».

  • Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».
  • На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

    Группировка по строкам

    Выполним группировку данных по строкам.

      Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

    Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

    На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

    На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

    Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

    Группировка по столбцам

    Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

      Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

    Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

  • В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».
  • Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

    Создание вложенных групп

    В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

    После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

    Разгруппирование

    Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

      Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

  • В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».
  • Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

    Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector