Как сделать список файлов в excel?

5 способов получить список файлов в папке

У некоторых пользователей, при работе на компьютере, возникает необходимость получить список файлов в папке. Такой список может быть нужен для разных целей: для каталогизации файлов в папках, для сравнения содержимого в папках, для того, чтобы составить список фильмов, музыкальных композиций, электронных книг и т. п.

Во многих случаях, количество файлов может быть очень большим, поэтому вручную составить полный список находящихся в папке файлов будет проблематично. Предположим, в папке на вашем компьютере хранится электронная библиотека, или вы имеете большое собрание фильмов. Даже увлеченному человеку запомнить все содержимое папки или диска будет нереально.

Выходом из этой ситуации будет создание списка файлов, находящихся в данной папке, а потом сохранение этого списка в текстовый файл. В дальнейшем, полученный список можно будет отредактировать так, как это будет необходимо.

Например, у меня на внешних жестких дисках, каждый из которых имеет размер в несколько терабайт, хранится большая коллекция фильмов, которые я собирал несколько лет. Мне, конечно, тяжело запомнить все названия фильмов, которые хранятся на жестких дисках.

Встречая в интернете какой-либо фильм, имея у себя список файлов в папке, я могу легко проверить, есть ли такой фильм у меня в коллекции, или я встретил новый фильм. Поэтому я приступил к поиску решения данного вопроса.

В итоге, я нашел несколько простых вариантов решения этой проблемы. Создать список файлов в папке можно разными способами: при помощи командной строки, при помощи файла, который имеет расширение «.bat», при помощи специальных программ, сохранить список в браузере.

Сохранение списка файлов с помощью командной строки

Вначале вам необходимо будет перейти к нужной папке, или диску, если вы хотите получить список файлов, которые находятся на диске. После открытия папки или диска, удерживая на клавиатуре кнопку «Shift», кликните правой кнопкой мыши внутри этой папки. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Открыть окно команд».

После этого откроется окно консоли, в которой уже будет указан путь к нужной директории (в вашем случае, будет к той папке, которую вы откроете). В этом примере, это папка «Программы» на Рабочем столе моего компьютера. В этой папке находятся другие папки, в которых находятся ярлыки программ.

Далее нужно будет ввести одну из этих команд:

После ввода «dir» должен быть пробел. Вместо «filelist» может написать свое название файла, только латинскими буквами. Не забудьте в конце добавить формат «.txt».

Эти команды отличаются друг от друга в использовании дополнительных критериев сохранения списка файлов:

  • /b — обозначает, что будут сохранены только имена файлов.
  • /s — обозначает, что дополнительно в список будут включены все файлы и подкаталоги (подпапки), которые находятся в этой папке.

Затем на клавиатуре нажмите на кнопку «Enter».

После этого вы можете открыть папку и увидеть, что в папке находится текстовый файл «filelist». Теперь можете открыть этот файл с помощью Блокнота.

Если в данной папке некоторые файлы имели русские имена, то вместо имен этих файлов, вы увидите непонятные символы (крякозябры). Дело в том, что программа Блокнот не понимает кодировку MS-DOS.

Поэтому, открыть созданный файл, можно будет с помощью программы Word. Предполагаю, что у большинства пользователей, на компьютере установлена данная программа.

Кликните по текстовому файлу правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите пункт «Открыть с помощью». Выберите для открытия файла программу Microsoft Office Word. В окне программы Word будет открыто окно «Преобразование текста», в котором нужно будет выбрать кодировку MS-DOS, которая позволит прочитать этот документ.

На образце вы увидите правильное отображение текста.

После нажатия на кнопку «ОК», данный текст будет открыт в программе Word. Вы можете провести редактирование документа, а потом сохранить его на компьютере в нужном формате, в том числе в формате «TXT». Проблем с кодировкой после сохранения файла уже не будет.

Получение списка файлов в папке с помощью bat файла

Один из самых доступных и простых способов получения списка файлов в папке: использование для этого специального bat файла. Существует несколько вариантов создания файла с расширением «.bat», с разным кодом.

Для создания bat файла вам нужно будет открыть Блокнот, а затем вставить туда этот код:

Сохраните этот файл, имя файлу можете дать любое, самому файлу нужно дать расширение «BAT». Параметры сохранения файла в Блокноте будут выглядеть примерно так:

  • Имя файла: filelist.bat
  • Тип файла: Все файлы

После этого нажмите на кнопку «Сохранить».

Далее помещаете созданный файл в ту папку, из которой вы хотите получить, список находящихся там файлов. После этого, запустите файл с расширением «.bat». В данной папке будет создан файл «filelist» в формате «.txt», в котором будет находиться список файлов.

Существует несколько вариантов содержимого файла с расширением «.bat». При использовании этого метода, проблем с кодировкой не возникнет.

Программа DirLister для получения списка файлов

Вы можете создать список файлов расположенных в папке, при помощи бесплатной программы DirLister. Эта крошечная программа не требует установки на компьютер. После загрузки программы на свой компьютер, распакуйте архив с программой.

Для запуска программы, откройте папку с программой, а потом кликните по приложению DirLister.

В окне программы DirLister, в разделе «Directory To Scan», при помощи кнопки «Open», вам нужно будет выбрать папку для сканирования.

В разделе «Output File», при помощи кнопки «Save As…», вам необходимо будет выбрать место для сохранения списка файлов.

Вы можете уточнить критерии поиска файлов по маске «*.*», выбрав нужное имя или тип файла («TXT», «Excel», «HTML» и т. д.). После выбора необходимых настроек, нажмите на кнопку «Make List».

После завершения сканирования в левом нижнем углу программы будет выведена информация об успешном завершении создания списка файлов: «All file processed correctly».

Программа DirLister выводит не только список файлов в данной папке, но и дает полную информацию о вложенных в эту папку файлах и папках, в том числе о размере файлов.

Получаем список файлов в Total Commander

Получить список файлов в папке можно при помощи популярного файлового менеджера Total Commander. Для этого, открываете в окне программы нужную папку.

В меню «Выделение», сначала выбираете пункт «Выделить всё». После того, как все файлы были выделены, в этом же меню выбираете пункт «Копировать имена в буфер».

Потом открываете Блокнот или другой текстовый редактор, и вставляете туда список файлов из буфера обмена.

Вы можете в меню «Выделение» выбрать пункт «Сохранить выделение в файл…». В этом случае, вам нужно будет дать имя файлу, а затем сохранить его в формате «TXT».

Сохранение списка файлов в папке в браузере

Получить список файлов в папке можно при помощи браузера. Сначала откройте браузер, а затем перетащите папку в окно браузера. Список файлов будет открыт в окне браузера. Между содержимым можно будет перемещаться как в Проводнике.

Далее можете просто скопировать список файлов в текстовый редактор, сохранить список в HTML файл, или сохранить в PDF при помощи виртуального принтера.

Читать еще:  Как сделать диаграмму в excel 2013?

Выводы статьи

При помощи таких достаточно простых способов, вы можете легко создать список файлов, которые находятся в конкретной папке или на диске вашего компьютера. Вы можете использовать наиболее удобный для себя способ сохранения списка файлов.

3 способа получить список файлов в папке (видео)

Список файлов в папке

Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:

  • перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
  • создать список файлов для ТЗ проекта
  • сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)

Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.

Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ

Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES) , оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.

1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.

Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:

  • *.* — любые файлы
  • *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
  • *.xl* — любые файлы Excel
  • *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии

2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create) . В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:

После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.

3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX) , которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:

Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS) , которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:

Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) :

Важное примечание : формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).

Способ 2. Готовый макрос для ленивых

Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.

Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt + F11 , или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) , в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt + F8 ,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) , выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run) . В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!

Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку

Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path

Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»

Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query

Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.

Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder) . Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder) .

В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:

Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load) , чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).

Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:

Дальше возможны несколько вариантов:

    Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:

Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):

Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:

  • Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.
  • После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column ) . Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:

    Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:

    • Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column) .
    • Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)

    Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:

    Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.

    И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. (Home — Close & Load — Close & Load to. ) :

    И, само-собой, теперь можно построить по нашей таблице сводную (вкладка Вставка — Сводная таблица), чтобы легко подсчитать количество файлов в каждой папке:

    Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK) , которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:

    Мелочь, а приятно 🙂

    И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.

    Получение списка файлов из папки в текстовом виде

    Для определённых целей может потребоваться составить список файлов, содержащихся в папке. Если таковых немного, то задачу можно выполнить вручную без особых затруднений, но если в папке десятки, сотни или даже тысячи файлов, то пытаться составить их список вручную это бесполезная трата времени. Можно ли этот процесс как-то автоматизировать?

    Читать еще:  Как сделать ячейки в excel защищенными от изменения?

    Автоматическое создание списка файлов

    К счастью, функционал Windows и других программных решений, позволяет создавать списки файлов в папках в автоматическом порядке. Данные списки можно потом будет без проблем скопировать в текстовый файл и редактировать по мере необходимости.

    Рассмотрим все имеющиеся способы создания такого списка.

    Вариант 1: «Командная строка»

    Этот способ является стандартным и не требует от пользователя каких-либо особых умений, за исключением базового владения «Командной строкой». Итак, инструкция к данному варианту выглядит следующим образом:

    1. Перейдите в ту папку, список файлов из которой вы хотели бы получить.
    2. Теперь зажмите Shift на клавиатуре и нажмите правой кнопкой мыши по пустому месту в окне «Проводника».
    3. Должно появится контекстное меню, где требуется выбрать вариант «Запуск командной строки» или «Открыть окно команд здесь». В случае с последними версиями Windows 10 такого пункта может не быть. Вместо этого нужно нажать на «Запустить окно PowerShell здесь». PowerShell – это новый аналог «Командной строки», который Майкрософт активно внедряет в последние версии Windows 10. По сути отличий в функционале нет никаких.

  • Теперь вы можете ввести одну из следующих команд:
    • dir /b>spisok.txt Данная команда сохраняет только имена файлов в файл spisok.txt. Вы можете вместо него указать любое другое название, какое вам будет удобно, но учтите, что оно не должно содержать кириллических символов;
    • dir /s>spisok.txt Сохраняет не только имена файлов, содержащихся в папке, но и имена папок и подпапок, которые могут быть расположена в основной папке.
  • Для применения выбранной команды впишите её и нажмите на Enter.

  • Спустя некоторое время в той папке, в которую вы перешли в первом шаге появится файл с названием spisok.txt или другим, если вы задавали другое. Откройте его с помощью «Блокнота».
  • Всю информацию из него можно скопировать в документ Word, так как последний удобнее редактировать. К тому же, если в папке содержались файлы или другие папки в названии которых присутствовали кириллические символы, то в «Блокноте» таковые могут отображаться некорректно, так как нужные кодировки не поддерживаются.

    Вариант 2: Использование BAT-файла

    Данный способ тоже не отличается какой-либо сложностью, плюс даёт почувствовать себя немного программистом. Суть заключается в создании специального файла с алгоритмом, который выведет список всех элементов в папке в отдельный текстовый файл. Итак, рассмотрим инструкцию к этому варианту более подробно:

      Создайте в любом месте на компьютере текстовый файл. Для этого нажмите правой кнопкой мыши и в меню выберите пункт «Создать». Из открывшегося подменю выберите вариант «Текстовый файл».

  • Теперь откройте только что созданный файл при помощи «Блокнота».
  • Пропишите туда следующий алгоритм:

    echo %date% %time% >spisok.txt

    dir /b /d >>spisok.txt

    После исполнения данного BAT-файла в папке, где он был выполнен будет создан текстовый файл spisok.txt, где будет представлен список всех элементов, находящихся в папке. Но для начала вам нужно сохранить этот алгоритм, как BAT-файл. Нажмите в верхнем меню на «Файл», а из контекстного меню выберите вариант «Сохранить как».

  • В поле «Имя файла» введите spisok.bat, а в «Тип файла» поставьте значение «Все файлы».
  • Нажмите «Сохранить».

  • Теперь перенесите созданный BAT-файл в папку, из которой требуется получить список файлов.
  • Запустите его двойным нажатием левой кнопки мыши.
  • Появится окно, где будет показано выполнение алгоритма, спустя несколько секунд окно исчезнет, а в папке появится файл spisok.txt, где будет представлен список всех элементов в папке.
  • Содержимое данного файла также можно перенести в текстовый документ MS Word. Однако в этом случае проблем с кодировкой и неверным отображением кириллических символов не наблюдается.

    Вариант 3: DirLister

    Данное бесплатное ПО не требуется установки на компьютер и с его помощью вы можете создать список всех элементов в той или иной папке. Инструкция по её использованию выглядит следующим образом:

    1. Перейдите на официальный сайт разработчика и скачайте архив с программой.
    2. Распакуйте архив, вытащив от туда исполняемый EXE-файл.
    3. Запустите его.

  • Обратите внимание на блок «Directory To Scan». Здесь будет расположен адрес папки, которую нужно просканировать. Выберите её при помощи кнопки «Open».
  • Откроется окно «Проводника» Windows, где нужно выбрать нужную папку и открыть её.
  • Теперь перейдите в блок ниже – «Output File». Здесь указывается место для сохранения текстового файла со списком. Нажмите на кнопку «Save as», чтобы указать расположение для сохранения.
  • В блоке «File Type» можно указать критерии сохранения файлов в список. Например, сохранятся будут только названия файлов с расширением HTML, TXT и т.д. Для этого нужно установить маркеры напротив соответствующих пунктов.
  • Чтобы начать процедуру создания списка, нажмите на кнопку «Make List», что расположена в нижней части окна.
  • Спустя некоторое время вы увидите надпись «All file processed correctly», что означает успешное завершение процедуры.
  • Вариант 4: Total Commander

    Total Commander – это популярный файловый менеджер, где пользователь может быстро получить и скопировать всю основную информацию о файлах, а также о содержимом папок. В данном случае получить список файлов, находящихся в папке, можно следующим образом:

    1. В окне Total Commander откройте нужную папку.
    2. В верхнем меню нажмите на пункт «Выделение». Появится контекстное меню, где нужно нажать на вариант «Выделить всё».
    3. Затем в этом же меню выберите пункт «Копировать имена файлов в буфер обмена».

  • Создайте и откройте текстовый документ. Это можно сделать как при помощи простого Блокнота, так и Word или других офисных программ.
  • Вставьте содержимое буфера обмена на страницу, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+V или вызвав контекстное меню и выбрав там соответствующий пункт.
  • Вариант 5: Браузер

    Во всех современных браузерах, будь то Opera, Google Chrome, Yandex и т.д., есть функция просмотра содержимого папок и некоторых файлов, расположенных на компьютере.

    Инструкция к этому варианту выглядит следующим образом:

    1. Откройте «Проводник». Выберите при помощи щелчка левой кнопкой мыши ту папку, которую хотите просмотреть в браузере.
    2. Перетащите эту папку в любой удобный для вас браузер. В данном случае рассматривается вариант с Opera.

  • Здесь откроется папка со всем содержимым, которое будет представлено в виде списка. Выделите его и скопируйте, использовав сочетание клавиш Ctrl+C.
  • Создайте любой текстовый документ и откройте его.
  • Вставьте скопированный список.
  • Это были все способы, позволяющие вывести список содержимых в папке файлов в отдельный текстовый документ.

    Сводные таблицы Excel

    Создать простой выпадающий список в ячейке с данными из этого же файла – просто. Все усложняется, когда сам список и данные для него находятся в разных файлах. Для решения этой проблемы есть несколько способов.

    Способ 1. Функция ДВССЫЛ

    В простом случае можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл. Например, если необходимо создать выпадающий список с содержимым ячеек А1:А10 с листа Список из файла Товары.xls, нужно открыть окно проверки данных через вкладку Данные – Проверка данных (Data – Validation) и в поле Источник (Source) ввести следующую конструкцию: =ДВССЫЛ(«[Товары.xls]Список!$A$1:$A$10») .

    Чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл можно использовать функцию ДВССЫЛ

    Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) преобразует текстовую строку аргумента в реальный адрес, используемый для ссылки на данные. Обратите внимание, что имя файла заключается в квадратные скобки, а восклицательный знак служит разделителем имени листа и адреса диапазона ячеек. Если имя файла содержит пробелы, то его надо заключить в апострофы.

    Если файл с исходными данными для списка лежит в другой папке, необходимо указать полный путь к файлу, например, следующим образом: =ДВССЫЛ(«‘C:Поставщики[Товары.xls]Список’!$A$1:$A$10») . В данном случае не забудьте заключить в апострофы полный путь к файлу и имя листа. Минус этого способа только один – выпадающий список будет корректно работать только в том случае, если файл Товары.xls открыт.

    Читать еще:  Формат по образцу excel как сделать

    Способ 2. Импорт данных

    Суть этого способа в том, что данные для выпадающего списка буду импортироваться из другого файла в текущий. Для этого необходимо создать обновляемую связь между двумя файлами.

    Сначала откройте файл-источник, где находятся эталонные значения для выпадающего списка (назовем его, допустим, Справочник.xlsx). Выделите диапазон с данными для списка и отформатируйте его как таблицу с помощью кнопки Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home – Format as Table). Обратите внимание, что у такой таблицы предварительно должна быть сделана «шапка» – строка заголовка. После этого файл Справочник можно сохранить и закрыть.

    Теперь откроем книгу, где мы хотим создать выпадающий список (условно назовем ее Бланк.xlsx). Вставим чистый лист (Alt+F11), выберем на вкладке Данные – Существующие подключения – Найти другие (Data – Existing Connections – Browse for more) и укажем наш файл Справочник.xlsx. Появится диалоговое окно, в котором Excel спросит нас о том, какую именно таблицу мы хотим импортировать (если их в файле было несколько).

    Теперь откроем книгу, где мы хотим создать выпадающий список

    После нажатия на ОК появится еще одно последнее окно, где можно указать удобную ячейку для импорта и, нажав на кнопку Свойства (Properties), задать частоту обновления информации.

    После нажатия на ОК появится еще одно последнее окно

    Тут можно включить флажок Обновить при открытии файла (Refresh on open), чтобы каждый раз при открытии этой книги иметь последнюю версию списка.

    Можно включить флажок Обновить при открытии файла

    После нажатия на кнопку ОК, Excel загрузит данные из созданной таблицы из файла Справочник в наш текущий файл Бланк и отформатирует их в виде таблицы.

    Excel загрузит данные из созданной таблицы

    Если выделить импортированный список (диапазон А2:А7 в нашем случае), то в строке формул можно увидеть его имя, которое он автоматически получает при вставке.

    В строке формул можно увидеть имя импортированного списка

    Это имя также можно увидеть в Диспетчере имен на вкладке Формулы (Formulas – Name Manager).

    Осталось создать выпадающий список, который будет ссылаться на эти данные. Для этого:

    1. Выделяем ячейки, где хотим создать выпадающие списки.
    2. На вкладке Данные жмем на кнопку Проверка данных (Data – Validation).
    3. Выбираем в раскрывающемся списке разрешенных типов данных вариант Список (List) и вводим в поле Источник (Source) следующую формулу: =ДВССЫЛ(«Таблица_Справочник») . В англоязычной версии Excel это будет =INDIRECT(«Таблица_Справочник») .

    Осталось создать выпадающий список

    Логично было бы ввести просто имя нашего диапазона, но, к сожалению, Microsoft Excel почему-то не воспринимает имена таблиц в поле Источник. Поэтому мы используем тактическую хитрость – функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая превращает свой аргумент (имя нашей таблицы) в рабочую ссылку.

    Все. После нажатия на ОК наш список начнет работать и будет в дальнейшем автоматически обновляться, подгружая данные из другого файла.

    После нажатия на ОК список начнет работать и автоматически обновляться

    Создание или удаление настраиваемого списка для сортировки и подстановки данных

    Для сортировки или заполнения значений в пользовательском порядке можно применять настраиваемые списки. В Excel есть встроенные списки дней недели и месяцев года, но вы можете создавать и свои настраиваемые списки.

    Чтобы понять, что представляют собой настраиваемые списки, полезно ознакомиться с принципами их работы и хранения на компьютере.

    Сравнение встроенных и настраиваемых списков

    В Excel есть указанные ниже встроенные списки дней недели и месяцев года.

    Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс

    Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница, Суббота, Воскресенье

    янв, фев, мар, апр, май, июн, июл, авг, сен, окт, ноя, дек

    Январь, Февраль, Март, Апрель, Май, Июнь, Июль, Август, Сентябрь, Октябрь, Ноябрь, Декабрь

    Примечание: Изменить или удалить встроенный список невозможно.

    Вы также можете создать свой настраиваемый список и использовать его для сортировки или заполнения. Например, чтобы отсортировать или заполнить значения по приведенным ниже спискам, нужен настраиваемый список, так как соответствующего естественного порядка значений не существует.

    Высокое, Среднее, Низкое

    Большое, Среднее, Малое

    Север, Юг, Восток, Запад

    Старший менеджер по продажам, Региональный менеджер по продажам, Руководитель отдела продаж, Торговый представитель

    Настраиваемый список может соответствовать диапазону ячеек, или его можно ввести в диалоговом окне Списки.

    Примечание: Настраиваемый список может содержать только текст или текст с числами. Чтобы создать настраиваемый список, содержащий только числа, например от 0 до 100, нужно сначала создать список чисел в текстовом формате.

    Создать настраиваемый список можно двумя способами. Если список короткий, можно ввести его значения прямо во всплывающем окне. Если список длинный, можно импортировать значения из диапазона ячеек.

    Введение значений напрямую

    Чтобы создать настраиваемый список этим способом, выполните указанные ниже действия.

    В Excel 2010 и более поздних версиях выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки.

    В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункты Параметры Excel > Популярные > Основные параметры работы с Excel > Изменить списки.

    Выберите в поле Списки пункт НОВЫЙ СПИСОК и введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.

    После ввода каждого элемента нажимайте клавишу ВВОД.

    Завершив создание списка, нажмите кнопку Добавить.

    На панели Списки появятся введенные вами элементы.

    Нажмите два раза кнопку ОК.

    Создание настраиваемого списка на основе диапазона ячеек

    Выполните указанные ниже действия.

    В диапазоне ячеек введите сверху вниз значения, по которым нужно выполнить сортировку или заполнение. Выделите этот диапазон и, следуя инструкциям выше, откройте всплывающее окно «Списки».

    Убедитесь, что ссылка на выделенные значения отображается в окне Списки в поле Импорт списка из ячеек, и нажмите кнопку Импорт.

    На панели Списки появятся выбранные вами элементы.

    «Параметры» > «Дополнительно» > «Общие» > «Изменить списки». Если вы используете Excel 2007, нажмите кнопку Office и выберите «Параметры Excel» > «Популярные» > «Изменить списки».» />

    Два раза нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Настраиваемый список можно создать только на основе значений, таких как текст, числа, даты и время. На основе формата, например значков, цвета ячейки или цвета шрифта, создать настраиваемый список нельзя.

    Выполните указанные ниже действия.

    По приведенным выше инструкциям откройте диалоговое окно «Списки».

    Выделите список, который нужно удалить, в поле Списки и нажмите кнопку Удалить.

    Настраиваемые списки добавляются в реестр компьютера, чтобы их можно было использовать в других книгах. Если вы используете настраиваемый список при сортировке данных, он также сохраняется вместе с книгой, поэтому его можно использовать на других компьютерах, в том числе на серверах с службы Excel, для которых может быть опубликована ваша книга.

    Однако при открытии книги на другом компьютере или сервере такой список, сохраненный в файле книги, не отображается во всплывающем окне Списки в параметрах Excel: его можно выбрать только в столбце Порядок диалогового окна Сортировка. Настраиваемый список, сохраненный в файле книги, также недоступен непосредственно для команды Заполнить.

    При необходимости можно добавить такой список в реестр компьютера или сервера, чтобы он был доступен в Параметрах Excel во всплывающем окне Списки. Для этого выберите во всплывающем окне Сортировка в столбце Порядок пункт Настраиваемый список, чтобы отобразить всплывающее окно Списки, а затем выделите настраиваемый список и нажмите кнопку Добавить.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector