Как сделать шаблон документа в excel?

Как в Excel Шаблоны выполняют Вашу работу

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

  • Когда мы загружаем шаблон, программа создаёт новую рабочую книгу с форматированием, как в шаблоне
  • А когда мы открываем шаблон – можно менять его оформление и содержание для последующей загрузки в рабочую книгу и заполнения данными.
Читать еще:  Как сделать текст по центру в excel?

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Когда вы создаёте новую книгу Excel, программа отображает окно Создать , в котором предлагает выбрать шаблон, либо открыть пустую книгу.

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

Для начала, нужно открыть файл шаблона (не создать книгу на основе шаблона, а именно открыть шаблон). Для этого откройте файл шаблона любым из известных способов. Установите тип открываемого файла «Шаблоны» (будут показаны файлы с расширением .xltx, .xltm или .xlt). В проводнике найдите место, где хранятся шаблоны, обычно это: C:Users AppDataRoamingMicrosoftШаблоны. Выберите в списке нужный шаблон и откройте его.

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

  • Шаблон Excel (расширение .xltx)
  • Шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение .xltm)
  • Шаблон Excel 97-2003 (старый формат, расширение .xlt)

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:Users AppDataRoamingMicrosoftExcelXLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

Читать еще:  Как сделать диапазон чисел в excel?

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Создание шаблонов и тем для быстрого форматирования в Excel

Шаблон формата Excel может быть как библиотекой наборов стилей форматирования, так и готовым документом с таблицами, данными, форматами и графиками. В шаблоны-документы достаточно только ввести свои данные, чтобы получить готовый, тематически стильно оформленный, презентабельный отчет. Например, «Семейный бюджет» – очень полезный встроенный шаблон в Excel.

Создание шаблона в Excel

Создадим свой новый шаблон, в котором следует использовать стили форматирования. Как форматировать с помощью стилей мы знаем из предыдущего урока: стили ячеек и средства управления ими. Чтобы сделать шаблон в Excel, выполним определенный ряд действий, которые послужат практическим примером для решения данной задачи:

  1. Сначала нужно сделать шаблон таблицы Excel и график, как показано ниже на рисунке. И присвойте ей пользовательский стиль форматирования.
  2. Сохраняем документ как шаблон: «Файл»-«Сохранить как». В окне сохранения можно указать любую папку, так как Excel потом автоматически перенесет этот файл в специальную директорию для хранения нестандартных шаблонов.
  3. В поле тип файла следует указать «Шаблоны формата Microsoft Office Excel *.xltx». Заметьте, как только мы выбираем этот тип файла, автоматически открывается папка «Шаблоны» в окне сохранения документа.
  4. В поле: «Имя файла» введите любое название шаблона. Например, «мои расходы». И жмите СОХРАНИТЬ.
  5. После сохранения закройте документ.

Теперь чтобы использовать наш шаблон достаточно выбрать меню: «Файл»-«Создать»-«Мои шаблоны». Выберите свой шаблон «мои расходы».

Откройте и сохраните этот документ как обычный файл в формате *.xlsx. А теперь обратите внимание на то, что наш пользовательский стиль так же сохранен в данной книге.

Таким образом, у вас есть готовая форма для быстрого создания отчетов, в которой нужно только изменять данные и не нужно ничего форматировать. Это очень удобно и продуктивно. Используйте возможности шаблонов по максимуму!

Создание файла по шаблону Excel

Можно установить свой пользовательский шаблон, по которому будет оформлен и отформатирован документ при каждом запуске программы Excel. Для этого следует сохранить файл с расширением *.xlsx в папке XLSTART. Данная папка создается при установке программы Excel. Чтобы легко найти путь к ней следует перейти в режим VisualBasic (Alt+F11) и открыть окно: «View»-«Immediate». А там следует набрать код: ? application.StartupPath и нажать Enter. Ниже отобразиться путь:

Примечание. В разных версиях Windows путь к XLSTART может отличаться, поэтому лучше узнать его через выше описанные действия.

Читать еще:  Как сделать таблицу умножения в excel быстро?

Теперь при каждой загрузке программы будет открыт файл который лежит в этой папке. Более того если вы сохраните там несколько документов, то все они будут открыты при каждой запуске программы.

Полезный совет! Если в папке XLSTART сохранить отформатированный шаблон с именем Лист.xltx. То каждый новый созданный лист будет иметь такой же формат как Лист.xltx. При том не зависимо, в какой способ создан новый лист, через меню или комбинацией горячих клавиш SHIFT+F11. Формат будет один и тот же. А чтобы отменить такую функцию нужно просто удалить этот шаблон из XLSTART.

Форматирование документов – это важный, но очень утомительный процесс. Для его автоматизации существует несколько полезных инструментов такие как: темы, стили и шаблоны. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками. Например, самый простой способ автоматизации форматирования – это стили. Они облегчаю пользователю процесс форматирования, но могут быть сохранены только в рамках одной книги. Да созданные или измененные пользователем стили можно скопировать в другую книгу. Или создать отдельную, специальную книгу с целым набором свих пользовательских стилей, чтобы копировать их в другие документы, но это крайне неудобно. Для решения такой задачи лучше использовать шаблоны.

Создание темы документа для автоматического форматирования

Тема Excel – это собрание стилей, цветов, шрифтов и много разных графических свойств форматирования, которые легко можем менять в пару кликов мышкой для изменения стильного оформления документа. Темы стали доступны начиная с 2007-й версии и новее. Их можно встретить и в других продуктах входящих в пакет MS Office.

Для примера возьмем простой не форматированный документ и будем присваивать ему разные темы пока не выберем подходящую к данным. Заодно посмотрим, что произойдет выбрать другую тему Excel:

  1. Создайте новую книгу и заполните ее данными (начиная со столбца H) так как показано на рисунке:
  2. Выберите инструмент: «Разметка страницы»-«Темы».
  3. В выпадающем списке наводите курсор мышки на разные темы и обратите внимание на то, как меняется стиль оформления данных документа.
  4. Щелкните по подходящей теме, которая на Ваш взгляд наиболее подходит к данному документу.

Внимание! Темы присваиваются к целому документу. Поэтому нельзя для разных листов задавать разные темы форматирования.

Пользователь имеет возможность самостоятельно создавать и редактировать любую тему. Для этого доступны 3 инструмента, которые находятся рядом возле тем:

Каждый из этих инструментов открывает целые предопределенные наборы для настройки темы. Можно создавать новые наборы шрифтов или наборы цветов, только нельзя создать новые эффекты. Приходится использовать только те, которые предложены программой по умолчанию.

Как только вы сохраните новый набор шрифтов и/или цветов под своим названием, тогда она будет доступна в разделе тем как для Excel, так и для других программ из пакета MS Office (Word, PowerPoint и др.).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector