Как сделать отмену в excel?

№4. Копирование элементов с сохранением форматирования

Совет! Чтобы не настраивать форматирование после каждого копирования, в параметрах заполнения выберите пункт, который заполняет форматированием только появившееся значение, как показано на рисунке.

Копирование без потери формата

№5. Моментальный переход на новый лист документа

Быстро перемещаться между листами можно, щелкнув правой кнопкой мышки по оглавлению книги (левый нижний угол рабочего окна).

Быстрое перемещение между листами книги

№6. Создание умной таблицы

Обычный список в таблице можно превратить в умную таблицу с помощью сочетания горячих клавиш CTRL+L.

Таким образом будет подключен фильтр и автоматическая настройка всех входящих данных в таблицу (выравнивание по размеру).

№7. Моментальное добавление информации на диаграмму

Чтобы не вписывать раз за разом в диаграмму координаты ячеек, можно поступить следующим образом: выделите все необходимые ячейки и перетащите их на диаграмму.

Быстрое добавление ячеек в диаграмму

№8. Автоматическое заполнение пустой ячейки (ячеек)

Выделите необходимый диапазон и с помощью клавиши F5 выберите «пустые ячейки». Нажмите на клавиатуре на CTRL+Enter.

№9. Копирование только тех ячеек, которые видимы

Выделите ячейки (необходимый диапазон). С помощью комбинации клавиш ALT+; можно выделить видимые ячейки.

Затем скопируйте и вставьте данные в нужное место, как показано на рисунке ниже.

Копирование данных в ячейке

№10. Ввод недавно используемых функций

Если вам нужно применить к ячейке функцию, которая недавно была использована, следуйте инструкции:

Ввод последней формулы

№11. Преобразование столбцов в строки и наоборот

Скопируйте строку или столбец. Вставьте данные в нужное место с помощью комбинации клавиш CTRL+ALT+V.

Транспонируйте выделенную область с помощью окна вставки.

№12. Мгновенное копирование листов книги

Чтобы выполнить копирование быстро нажмите на иконку листа и нажмите на клавишу CTRL.

Видеоролики:

Презентация Горячих клавиш при работе в Excel

Горячие клавиши Excel — Самые необходимые варианты

10 редкоиспользуемых сочетаний клавиш в Excel

Рассматриваем малоизвестные, но очень полезные горячие сочетания клавиш в табличном процессоре MS Excel.

Горячие клавиши. Введение

В уроке рассказано про основы эффективной работы в excel — использование горячих клавиш.

Горячие клавиши Excel: необходимые варианты по степени полезности

XXI век — век бешеных скоростей и новых технологий. Все быстрее человек учится решать задачи, которые ставит перед ним жизнь. Это проявляется во всем, и в бизнесе в частности. Сейчас важно не только правильно выполнить задачу, но и предоставить результаты выполнения как можно быстрее. Те задачи, которые еще 20 — 30 лет назад выполнял целый отдел, сегодня под силу одному сотруднику. В качестве помощника часто выступает программа Excel, облегчающая нелегкий труд экономистов, бухгалтеров, кадровиков, технологов и представителей многих других профессий. Для ускорения работы используются горячие клавиши, которых в программе предусмотрено великое множество.

Понятие горячих клавиш в Excel

Горячие клавиши — это определенное сочетание двух и более кнопок клавиатуры, одновременное нажатие которых позволяет быстро выполнить ту или иную команду в программе, не используя при этом мышь. При больших объемах работы использование только клавиатуры существенно ускоряет процесс. Например, переключение между листами в Excel горячими клавишами, не отрывая руку на использование мыши, значительно облегчает работу с объемными файлами. Возможность использовать горячие клавиши появилась у пользователей программы Excel, начиная с версии 2003 года. Ранее эта функция не поддерживалась.

Сколько горячих клавиш нужно знать для успешного пользования программой? Необходимость использования определенного списка горячих клавиш в работе приходит с опытом и меняется в зависимости от поставленных задач. Список всех горячих клавиш, актуальных для Excel, можно найти на официальном сайте техподдержки программы. Остановимся на тех, которые наиболее чаще используются в процессе работы. Безусловно, они станут полезны многим пользователям.

Понятие служебных клавиш

Служебные клавиши (еще их называют клавишами управления) — это находящиеся по бокам клавиатуры кнопки, имеющие определенную функциональную нагрузку. При нажатии их следует нажимать первыми, а затем, не отрывая пальца, другой рукой нажать кнопку (или кнопки), в сочетании с которой производится действие.

В Excel чаще всего используются следующие клавиши:

Ctrl (название происходит от английского слова «control»- «управлять») — выполняет свою функцию только при совместном нажатии с другой клавишей, самостоятельно никакого действия произвести не может. Эффективно использовать ее и совместно с мышью — она позволяет выделить несколько элементов одновременно.

Shift (название переводится с английского как «смена») — также имеет свойство менять назначение функциональных клавиш. В сочетании с мышью может выделять элементы не по одному, а целыми массивами.

Alt (происходит от английского слова «alternate» — «изменять») — эта клавиша самостоятельного значения не имеет и может только менять действие функциональных клавиш. При нажатии только этой кнопки на панели управления появляются подсказки — возле каждой операции появляется название клавиши, которую нужно нажать вместе с Alt, чтобы данную операцию выполнить.

Горячие клавиши, которые применяются наиболее часто

Работа в программе начинается с управления файлами: создания новых книг, их сохранения, печати.

С помощью горячих клавиш Ctrl + N можно быстро создать новую книгу в Excel, для ее открытия необходимы кнопки Ctrl + O.

Сохранить изменения в файле поможет сочетание Ctrl + S, тот же эффект имеет клавиша F12, только она сохраняет документы под другим именем.

Для вывода диалогового окна печати: Ctrl + P.

Для отмены или повтора последних действий применяются соответственно сочетания Ctrl + Z и Ctrl + Y.

И, наконец, закрыть файл — Ctrl + F4.

Также существенно облегчают работу сочетания клавиш для перемещения текста и значений в файле: Ctrl + X, Ctrl + C позволяет вырезать и скопировать, для вставки используется Ctrl + V.

Вызов диалогового окна для поиска и замены файлов — Ctrl + F — позволяет найти и заменить искомое значение.

Сочетание Ctrl +Z отменяет последнее действие. Если же отмененное действие необходимо вернуть, на помощь придет комбинация Ctrl +Y. Просто повторить последнее действие поможет клавиша F4.

Выше перечислены базовые комбинации, знать которые для работы с файлами просто необходимо. Существует множество других горячих клавиш, которые подбираются в зависимости от поставленных задач. Они реже используются, но не менее полезны:

Alt + F8 — комбинация вызова диалогового окна для создания макросов.

Ctrl + F1 — если нужно придать желаемый вид ленте.

Для больших таблиц актуальны команды:

Ctrl + Home — перейти в начало документа.

Ctrl + End — переместиться в конец таблицы.

Клавиши для пересчета формул — F9 (во всей книге) и Shift + F9 (на текущем листе) необходимы в случае изменения каких-либо значений, участвующих в формулах.

Горячие клавиши для управления ячейками в Excel

Чтобы выделенная ячейка стала активной, необходима клавиша F2.

Сочетание Ctrl + 1 открывает диалоговое окно формата ячеек, использование которого само по себе очень функционально. Например, часто пользователь ищет способ, как с помощью горячих клавиш объединить ячейки в Excel. Это возможно, правда, не в одно действие, а с помощью комбинаций кнопок клавиатуры. Алгоритм действия прост: выделяются ячейки, которые необходимо объединить, с помощью комбинации Ctrl + 1 вызывается диалоговое окно для форматирования ячеек. Дальше надо зайти в закладку «Выравнивание» и поставить галочку «Объединить ячейки». Подтверждаем действие, задача выполнена, ячейки объединены.

Другой метод решения той же проблемы с помощью горячих клавиш таков: необходимо скопировать уже соединенные ячейки, используя Ctrl + C, а затем вставить их в таком же формате в нужном месте, используя сочетание Ctrl + V. Вставленные ячейки тоже будут объединенными. Так что для объединения ячеек в Excel горячие клавиши использовать можно.

Можно поменять формат ячеек сразу, не вызывая диалоговое окно.

Ctrl + Shift + $ — если нужен денежный формат.

Ctrl + Shift + % -формат для процентов.

Ctrl + Shift + #- используется при записи в ячейку даты.

Ctrl + Shift + @- если нужно записать время.

Также в работе с ячейками часто используются следующие сочетания клавиш:

Ctrl + «знак минус» — команда для удаления ячеек.

Ctrl + Shift + «знак равно» — команда для вставки ячеек.

Ctrl + G, F5 — команда для перехода и выделения ячеек.

Ctrl + ] — команда, которая позволяет выделить влияющие (зависимые) ячейки.

Бывают ситуации, когда в нескольких ячейках нужны одинаковые значения. Ячейки выделяют (это также можно выполнить на клавиатуре — удерживая клавишу Shift, сформировать область выделения при помощи клавиш-стрелок), вводят в одну из ячеек требуемое значение и комбинацией Ctrl + Enter вставляют значение во все выделенные ячейки.

Горячие клавиши для управления строками в Excel

Вставить строку в Excel горячими клавишами можно, если применить комбинацию Ctrl + «знак плюс». Если выделено несколько строк, при использовании вышеназванного сочетания можно вставить такое же количество строк выше выделенной области.

Для выделения строки также можно обойтись без мыши. Допустим, на листе уже есть выделенная ячейка (на ней стоит курсор). Чтобы выделить всю строку, необходимо применить сочетание Shift + клавиша пробела. Для выделения нескольких строк с клавиатуры необходимо, не отпуская клавиши Shift, воспользоваться кнопками-стрелками. Удалить строку в Excel горячими клавишами можно с помощью комбинации Ctrl + знак минус. Таким образом можно удалить и несколько строк, если они выделены на момент нажатия сочетания клавиш. Ctrl + 9 позволяет скрыть строку.

Горячие клавиши для управления столбцами в Excel

Выделить столбец в Excel горячими клавишами можно комбинацией Ctrl + клавиша пробела. Как и со строками, выделение нескольких столбцов достигается, если при выделенном столбце удерживать клавишу Shift и пользоваться клавишами-стрелками для расширения области выделения. Добавить столбец можно при помощи все тех же кнопок Ctrl + «знак плюс», удалить используя Ctrl + «знак минус». При добавлении вставится столбцов столько же, сколько выделено в данный момент. Новый столбец будет находиться слева от области выделения.

Горячие клавиши для управления листами в Excel

Для добавления нового листа в книгу используют комбинацию Shift + F11. Новый лист будет добавлен слева от того, на котором пользователь работает в данный момент.

Горячие клавиши переключения листов в Excel — Ctrl + PgDn или Ctrl + PgUp. Эти комбинации позволяют перейти к правому и левому листам соответственно.

Горячие клавиши для работы с текстом

В Excel работа с текстом не является такой приоритетной задачей, как работа с числами. Однако бываю случаи, когда текст не менее важен, чем цифры. Не даром существует целая группа функций, работающих с текстом. Используют для этого и горячие клавиши.

F7 — применяется для проверки орфографии и пунктуации.

Ctrl + B — позволяет переключить обычный шрифт на полужирный.

Ctrl + I — меняет шрифт с обычного на курсив.

Ctrl + U — перечеркивание текста.

Ctrl + 5 — позволит напечатать зачеркнутый текст.

Редко используемые, но не менее полезные горячие клавиши

Помимо популярных, существуют малоизвестные комбинации клавиш. В определенных видах работ с часто повторяющимися заданиями они могут оказаться полезными. Возможно, именно эти горячие клавиши Excel существенно облегчат вам жизнь.

Сочетание ALT + = заменит использование знака автосуммы на ленте, хотя последнее гораздо привычнее рядовому пользователю.

Если в отчете необходимо часто проставлять текущую дату, целесообразно воспользоваться сочетанием Ctrl + Shift + 4, благодаря чему Excel вставит дату автоматически.

Комбинация Shift + F2 позволяет отредактировать существующее примечание к ячейке.

Ctrl + End помогает быстро перейти к последней заполненной ячейке на листе. Очень удобно при больших таблицах.

Alt + стрелка вниз — быстро открывает выпадающий список

Изменение горячих клавиш

Так какие все-таки самые полезные горячие клавиши Excel? Ответ прост: те, которые необходимы для решения конкретных задач. Было бы идеально, если бы пользователь мог не только выбирать возможные сочетания клавиш из огромного имеющегося списка, но и создавать комбинации для себя самостоятельно.

В пакете программ Microsoft Office в некоторых продуктах есть возможность настраивать горячие клавиши вручную. Например, в Word можно выбрать соответствие желаемых клавиш определенной команде. В Excel все не так просто, однако, разработчики программы уверенно движутся в этом направлении. Так, начиная с версии программы 2013 года, в Excel появилась возможность добавлять кнопки часто используемых функций прямо на панель быстрого доступа, а потом, нажимая клавишу ALT в комбинации с заданной цифрой, вызывать их.

Можно создать 10 личных команд-кнопок.

Возможность добавлять кнопки на панель быстрого доступа — хорошее подспорье для сотрудников, занимающихся экономическим планированием, финансовым анализом.

Деление горячих клавиш на полезные и не очень — личное дело каждого. Среди пользователей, увлеченных поисками новых решений в Excel (а таких немало), бытует мнение, что знание порядка 50 комбинаций облегчает работу и не перегружает память. При выборе «своего» набора горячих клавиш необходимо учитывать специфику работы в Excel, необходимость часто выполнять одни и те же действия. Ведь выучить горячие клавиши практически невозможно без их многократного использования на практике.

Включение, отключение и настройка автозамены в Excel

Во время работы в таблицах Excel, особенно, когда приходится иметь дело с большим объемом данных, существует вероятность допустить ошибку, например, опечатку. Также, некоторые пользователи из-за того, что не знают как найти и использовать спецсимволы, решают заменить их на более понятные и доступные. К примеру, вместо знака “€” – обычная буква “e”, или вместо “$” – просто “S”. Однако благодаря специальному инструменту “Автозамена” подобные вещи автоматически исправляются.

Что такое Автозамена

Excel хранит в своей памяти список распространенных ошибок, которые могут быть допущены. При вводе пользователем ошибки из данного списка, программой будет произведена автоматическая замена на правильное значение. Именно для этого и нужна Автозамена, и таков принцип ее работы.

С помощью данного инструмента исправляются следующие основные виды ошибок:

• две подряд идущие заглавные буквы в слове
• начало нового предложения со строчной буквы
• ошибки из-за включенного Caps Lock
• прочие типичные опечатки и ошибки

Включаем и отключаем автозамену

В программе данная функция изначально включена, но в некоторых случаях требуется ее отключение (навсегда или временно). Допустим, нужно специально допустить ошибки в каких-то словах или использовать символы, которые программа распознает как ошибочные и заменяет их, хотя мы этого не хотим. Если изменить символ, который исправила автозамена, на нужный нам, повторно функция выполнять замену не будет. Этот метод, безусловно, подходит для единичных случаев. В противном случае для экономии времени и сил оптимальным решением будет отключение функции “Автозамена”.

1. Заходим в меню “Файл”.
2. В боковом меню слева переходим в “Параметры”.
3. В открывшемся окне настроек щелкаем по подразделу “Правописание”. В правой части окна жмем кнопку “Параметры автозамены”.
4. На экране отобразится окно с настройками функции. Убираем галочку напротив опции “Заменять при вводе”, после чего щелкаем OK.
5. Программа вернет нас обратно в основное окно с параметрами, где еще раз жмем кнопку OK.

Примечание: чтобы снова активировать функцию, возвращаем галочку на место, после чего, также, сохраняем изменения нажатием кнопки OK.

Автозамена даты и возможные проблемы

Иногда случается так, что во время ввода числа с точками, программа исправляет его на дату. Допустим, мы ввели число 3.19 в свободную ячейку.

После того, как мы нажмем клавишу Enter, получим данные в виде месяца и года.

Нам же нужно сохранить в ячейке исходные данные, которые мы ввели. В подобных ситуациях необходимости деактивировать автозамену нет. Вот, что мы делаем:

1. Сначала выделяем диапазон ячеек, в котором хотим добавить нужную информацию в виде цифр с точками. Затем находясь во вкладке “Главная” переходим к разделу инструментов “Число”, где нажимаем по текущему варианту формата ячеек.
2. В раскрывшемся перечне выбираем пункт “Текстовый”.
3. Теперь мы можем спокойно вносить данные в ячейки в виде цифр с точками.Примечание: нужно помнить, что цифры в ячейках с текстовым форматом в расчетах участвовать не могут, так как воспринимаются программой по-другому и финальный результат будет искажен.

Редактируем словарь автозамены

Как мы уже ранее упомянули, цель автозамены – помощь в исправлении допущенных ошибок или опечаток. В программе изначально предусмотрен стандартный список соответствий слов и символов для выполнения замены, однако, у пользователя есть возможность добавить свои варианты.

1. Снова заходим в окно с параметрами автозамены, руководствуясь шагами, описанными выше (меню “Файл” – раздел “Параметры” – подраздел “Правописание” – кнопка “Параметры автозамены”).
2. В поле “Заменять” пишем символ (слово), которое в дальнейшем будет идентифицироваться программой как ошибка. В поле “На” указываем значение, которое будет использоваться в качестве замены. По готовности нажимаем кнопку “Добавить”.
3. В итоге мы можем добавить в этот словарь все самые распространенные опечатки и ошибки, совершаемые нами (если их нет в исходном списке), чтобы не тратить время на их дальнейшее исправление.

Атозамена математическими символами

Переходим в одноименную вкладку в параметрах автозамены. Здесь мы найдем перечень значений, которые будут заменяться программой на математические символы. Данная опция крайне полезна, когда нужно ввести знак, которого нет на клавиатуре. Например, чтобы ввести символ “α” (альфа), достаточно будет набрать “alpha”, после чего программа вместо данное значения подставить требуемый символ. Подобным образом вводятся и другие символы.

Также, в этот список можно добавить свои варианты.

Удаление сочетания из автозамены

Чтобы удалить из списка автозамен ненужное сочетание слов или символов, просто выделяем его кликом мыши, после чего нажимаем кнопку “Удалить”.

Также, выделив определенное соответствие, вместо того, чтобы его удалить, можно просто скорректировать одно из его полей.

Настройка главных параметров атозамены

К главным параметрам относятся все настройки, которые можно выполнить во вкладке “Автозамена”. В программе изначально активированы следующие опции:

• исправление двух заглавных (прописных) букв в начале слова;
• исправление первой буквы предложения на заглавную;
• указание дней недели с прописной буквы;
• устранение ошибок, вызванных случайно нажатой клавиши Caps Look.

Чтобы деактивировать данные опции, достаточно убрать галочку напротив них, после чего нажать кнопку OK для сохранения изменений.

Работа с исключениями

В программе предусмотрен специальный словарь, в котором хранятся слова и символы, в отношении которых автозамена не будет работать, даже если данная функция включена и в основных параметрах есть необходимое соответствие.

Чтобы попасть в данный словарь, кликаем по кнопке “Исключения”.

В появившемся окне есть две вкладки:

Первая буква

• Здесь представлен список слов, после которых символ “точка” (“.”) не должен восприниматься программой как окончание предложения, а это значит, что следующее слово будет начинаться со строчной буквы. В основном, это касается всевозможных сокращений, например, кг., г., руб., коп. и т.д.
• В верхнем поле мы можем ввести своем значение, которое будет добавлено в список исключений после нажатия соответствующей кнопки.
• Также, выделив определенное значение из списка, можно его отредактировать или удалить.

ДВе Прописные буквы

Значения из списка в данной вкладке, аналогично перечню во вкладке “Первая буква”, не будут затрагиваться автозаменой. Здесь мы также можем добавлять, изменять или удалять новые элементы.

Заключение

Благодаря функции “Автозамена” работа в Эксель существенно ускоряется, так как программа автоматически исправляет случайные опечатки и ошибки, допущенные пользователем. Особую ценность данный инструмент приобретает при работе с большим объемом данных. Поэтому очень важно в таких случаях уметь правильно использовать и настраивать параметры автозамены.