Как сделать карточки в excel?

Создание диаграммы с картой в Excel

Для сравнения значений и отображения категорий в географических регионах вы можете использовать диаграмму с картой. Используйте ее, если ваши данные включают географические регионы (например, сведения о странах, областях или почтовых индексах).

Примечание: Эта функция доступна в Windows или Mac, если у вас есть Office 2019 или подписка на Office 365. Если у вас есть подписка на Office 365, убедитесь в том, что у вас установлена последняя версия Office.

Скачивание примеров

На диаграммах с картами можно отобразить как значения, так и категории, и у каждого из них есть различные способы отображения цвета. Значения представлены в виде незначительных вариантов из двух или трех цветов. Категории представлены различными цветами.

Например, на приведенной ниже диаграмме «страны по налогу» выручка от налога используются значения. Значения представляют налоговый доход в каждой стране, каждый из которых портрайед с помощью градиентного спектра двух цветов. Цвет для каждого региона определяется тем местом, где находится его значение. По умолчанию чем выше значение, тем более темным будет соответствующий цвет.

В приведенном ниже примере карты стран по численности населения для отображения категорий используется легенда, чтобы показать группы или связи. Каждая страна представлена другим цветом.

Создание диаграммы с картой с типами данных

Диаграммы с картами в географических типах данныхстали еще проще. Просто введите список географических значений, например Country, штат, округ, город, почтовый индекс и т. д., выберите список и перейдите на вкладку данные > типы данных > География. Excel автоматически преобразует данные в тип данных geography и включает в них свойства, связанные с данными, которые можно отобразить на диаграмме с картой. В приведенном ниже примере мы преобразовали список стран в типы географических данных и выберете налоговый доход (%) поле из элемента управления » Добавить столбец » для использования в нашем сопоставлении.

Пришло время создать диаграмму с картой, поэтому выберите любую ячейку в диапазоне данных, а затем перейдите на вкладку вставка > диаграммах > карт> заполненной картой.

диаграмм > карт > выберите значок заполненная карта.» />

Если Предварительная версия выглядит хорошо, нажмите кнопку ОК. В зависимости от ваших данных в Excel будет вставлена либо карта значений, либо Категория.

Совет: Если данные настроены как таблица Excel, а затем вы добавите в список страну, Excel автоматически обновит ее как тип данных geography и обновит связанную диаграмму с картой. Аналогичным образом, если вы удалите страну, Excel также удалит ее из диаграммы.

Форматирование диаграммы с картой

После создания диаграммы с картой вы можете легко изменить ее макет. Просто щелкните карту и выберите на ленте вкладки Конструктор или Форматдиаграммы . Вы также можете дважды щелкнуть диаграмму, чтобы открыть область задач Формат объекта, которая появится в правой части окна Excel. Кроме того, вы можете использовать Параметры ряда диаграмм с картами (см. ниже).

Некоторые Параметры рядадиаграмм с картами не поддерживаются на устройствах с Android и Excel Mobile. Если вам нужны некоторые параметры серии карт, вы можете создать диаграмму в Excel для Windows или Mac и просмотреть ее на устройстве с Android или Excel Mobile.

Дополнительные сведения см. в статье Форматирование диаграмм с картой.

Проекции карты — изменение стиля проекции карты. По умолчанию в приложении Excel отображаются наиболее эффективные сте.

Область карты — изменение масштаба карты (в соответствии с представлением «область» и «район») и всеми способами представления «мир».

Метки карт — показывать географические имена для стран и регионов. Выберите отображение названий по размещению или всех надписей.

Вопросы и ответы

Вопрос. Когда я использую определенные текстовые места, я выбираю пустую карту и сообщение об ошибке или некоторые карты баллов в других странах.

Ответ. Если вы используете данные, в которых в мире может быть больше одного похожего места, в диаграмме «карта» нельзя будет отличить без дополнительных инструкций. По возможности добавьте в данные столбец подробных сведений более низкого уровня. Например, указанные ниже расположения не всегда будут сопоставляться так, как вы ожидали, так как в мире есть много мест, где они являются допустимыми названиями районов.

Но данные должны быть правильно сопоставлены, если вы добавите еще один столбец для подробных сведений верхнего уровня, в данном случае — «район» — «неоднозначное».

Ограничения

На диаграммах с картами можно отобразить только высокоуровневые географические данные, поэтому сопоставление адресов с помощью широты и долготы и почтового адреса не поддерживается. Кроме того, на диаграммах с картами допустимо только одномерное отображение, поэтому для работы с многомерными данными используйте функцию 3D Maps в Excel.

При создании новых карт или добавлении данных на имеющиеся необходимо подключение к Интернету (для подключения к службе карт Bing).

Для просмотра имеющихся карт подключение к Интернету не требуется.

Существует известная ошибка, связанная с тем, что диаграммы с картами, использующие географические типы данных , иногда неправильно сопоставляются. Если проблема не устранена, попробуйте добавить в нее поля администратора, например «район» или «страна».

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Get expert help now

Don’t have time to figure this out? Our expert partners at Excelchat can do it for you, 24/7.

Визуализация геоданных на карте

Если ваша компания имеет филиалы по стране или продает не только в пределах МКАД, то рано или поздно вы столкнетесь с задачей наглядно отобразить числовые данные из Microsoft Excel (продажи, заявки, объемы, клиентов) на географической карте с привязкой к конкретным городам и регионам. Давайте вкратце пробежимся по основным способам визуализации геоданных, которые существуют в Excel.

Способ 1. Быстро и бесплатно — компонент Bing Maps

Начиная с 2013 версии в Excel встроен магазин приложений, т.е. появилась возможность докупать, скачивать и устанавливать дополнительные модули и надстройки с недостающими функциями. Один из таких компонентов как раз и позволяет наглядно отображать числовые данные на карте — он называется Bing Maps и, что особенно приятно, абсолютно бесплатен. Для его установки откройте вкладку Вставка — Магазин (Insert — Office Apps):

После вставки компонента на листе должен появится динамический контейнер с картой. Для визуализации на карте вашей информации нужно выделить диапазон с геоданными и нажать кнопку Показать местоположения (Show Locations):

При необходимости в настройках (иконка с шестеренкой в правом верхнем углу компонента) можно поменять цвета и тип отображаемых диаграмм:

Также возможно быстро отфильтровать города, отобразив только нужные (значок воронки в правом верхнем углу компонента).

Спокойно можно привязываться не только к городам, но и к другим объектам: областям (например, Тульская область), автономным округам (например, Ямало-Ненецкий АО) и республикам (Татарстан) — тогда кругляш диаграммы будет отображен в центре области. Главное, чтобы название в таблице совпадали с подписями на карте.

Итого в плюсах этого способа: легкая бесплатная реализация, автоматическая привязка к карте, два типа диаграмм, удобная фильтрация.

В минусах: нужен Excel 2013 с доступом в интернет, нельзя выделять области и районы.

Способ 2. Гибко и красиво — режим карты в отчетах Power View

Некоторые версии Microsoft Excel 2013 идут в комплекте с мощной надстройкой визуализации отчетов, которая называется Power View и позволяет (помимо всего прочего, а умеет она много!) наглядно отображать данные на карте. Для активации надстройки откройте вкладку Разработчик (Developer) и щелкните по кнопке Надстройки COM (COM Add-ins) . В открывшемся окне поставьте галочку напротив Power View и нажмите ОК. После всех этих манипуляций на вкладке Вставка (Insert) у вас должна появиться кнопка Power View.

Читать еще:  Как сделать ссылку с одного листа на другой в excel?

Теперь можно выделить диапазон с исходными данными нажать на эту кнопку — в вашей книге будет создан новый лист (больше похожий на слайд из Power Point), где отобразятся выделенные данные в виде таблицы:

Превратить таблицу в географическую карту можно легко с помощью кнопки Карта (Map) на вкладке Конструктор (Design) :

Обратите особое внимание на правую панель Поля Power View — на ней, в отличие от примитивных Bing Maps, перетаскивая мышью названия столбцов (полей) из исходной таблицы и бросая их в разные области, можно очень гибко настраивать получившееся геопредставление:

  • В область Местоположения (Locations) нужно закинуть столбец из исходной таблицы содержащий географические названия.
  • Если у вас нет столбца с названием, но есть колонки с координатами, то их нужно поместить в области Долгота (Longitude) и Широта (Latitude) , соответственно.
  • Если в область Цвет (Color) закинуть товар, то каждый пузырек будет кроме размера (отображающего общую прибыль по городу) детализирован на дольки по товарам.
  • Добавление поля в области Вертикальных или Горизонтальных множителей(Dividers) разделит одно карту на несколько по этому полю (в нашем примере — по кварталам).

Также на появившейся сверху контекстной вкладке Макет (Layout) можно настроить фон карты (цветная, ч/б, контурная, вид со спутника), подписи, заголовки, легенду и т.д.

Если данных очень много, то на вкладке Power View можно включить специальную Область фильтров (Filters) , где с помощью привычных галочек можно выбрать какие именно города или товары нужно показать на карте:

Итого в плюсах: легкость использования и гибкость настройки, возможность дробить одну карту на несколько по категориям.

В минусах: Power View есть не во всех комплектациях Excel 2013, нет других типов диаграмм кроме пузырьковых и круговых.

Способ 3. Дорого и профессионально — надстройка Power Map

Это отдельная COM-надстройка для максимально тяжелых случаев, когда нужна сложная, профессионально выглядящая, анимированная визуализация большого количества данных на любой (даже пользовательской карте), причем с видео динамики процесса во времени. На этапе разработки она имела рабочее название GeoFlow, а позже была переименована в Power Map. К сожалению, в полноценном варианте эта надстройка доступна только покупателям либо полной версии Microsoft Office 2013 Pro, либо подписчикам корпоративных версий Office 365 с тарифным планом Business Intelligence (BI). Однако превьюшку этой надстройки товарищи из Microsoft дают скачать «на поиграться» совершенно бесплатно, за что им спасибо.

После скачивания и установки надстройку нужно подключить на вкладке Разработчик — Надстройки COM (Developer — COM Add-ins) аналогично Power View из предыдущего пункта. После этого на вкладке Вставка должна появиться кнопка Карта (Map) . Если теперь выделить таблицу с исходными данными:

. и нажать кнопку Карта, то мы попадем в отдельное окно надстройки Microsoft Power Map:

Если не вдаваться в детали (которых тут хватит на отдельный тренинг на полдня), то общие принципы работы с картой тут те же, что и в Power View, описанной выше:

  • Размер столбиков определяется столбцом исходной таблицы (Выручка), который мы закинем в поле Высота в правой панели. Принцип подсчета, как и в сводных таблицах, можно менять в раскрывающемся списке поля:
  • Чтобы детализировать каждый столбик продаж на отдельные товары, нужно закинуть поле Товар в область Категория (Category) .
  • Можно использовать различные типы диаграмм (гистограммы, пузыри, тепловую карту, заливку областей) с помощью кнопок на правой панели:
  • Если в исходных данных есть столбец с датами продажи, то его можно закинуть в область Время (Time) — тогда внизу появится ось времени, по которой можно перемещаться в прошлое-будущее и посмотреть процесс в динамике.

«Вау-моментом» надстройки Power Map можно, пожалуй, назвать предельную легкость создания анимированных видеообзоров на основе сделанных карт. Достаточно сделать несколько копий текущей сцены с разных углов просмотра и разным масштабом — и надстройка автоматически создаст 3D-анимацию облета вашей карты с акцентированием внимания на выбранных местах. Полученное видео потом легко сохраняется в mp4-формате в виде отдельного файла для вставки, например, на слайд Power Point.

Способ 4. Пузырьковая диаграмма с «доработкой напильником»

Самый «колхозный» способ из всех перечисленных, но зато работающий во всех версиях Excel. Построить пузырьковую диаграмму (Bubble Chart), отключить у нее оси, сетку, легенду. т.е. все, кроме пузырей. Затем вручную подогнать положение пузырей, подложив под диаграмму скачанное заранее изображение нужной карты:

Минусы этого способа очевидны: долго, муторно, много ручной работы. Да еще и вывод подписей к пузырям представляет собой отдельную проблему, когда их много.

Плюсы в том, что этот вариант будет работать в любой версии Excel, в отличие от следующих способов, где обязательно требуется Excel 2013. Да и подключение к интернету не требуется.

Способ 5. Сторонние приложения и надстройки

Раньше существовало несколько надстроек и плагинов для Excel, позволяющих с той или иной степенью удобства и красоты реализовать отображение данных на карте. Сейчас подавляющее большинство из них либо заброшены разработчиками, либо в стадии тихого отмирания — с Power Map конкурировать тяжело 🙂

Из оставшихся в живых достойны упоминания:

  • MapCite — пожалуй, самая мощная из всех. Умеет привязываться к карте по названиям населенных пунктов, областей, округов и координатам. Выводит данные в виде точек или тепловой карты. Использует карты Bing в виде основы. Автоматом умеет кидать созданную карту в презентации Power Point. Для скачивания доступна бесплатная trial-версия, полная версия стоит 99$/год.
  • Esri Maps — надстройка от компании Esri также позволяющая подгружать и анализировать геоданные из Excel на карты. Много настроек, различные типы диаграмм, поддерживает русский язык. Есть бесплатная демо-версия. Полная версия требует подписки на картографический сервис ArcGis.
  • MapLand— одна из первых надстроек на эту тему, созданных еще для Excel 97-2003. Идет с набором карт в виде графических примитивов, к которым и привязываются данные с листа. Дополнительные карты надо докупать. Для скачивания доступна демка под разные версии Excel, Pro версия стоит 299$.

VBA Projects

Programming and other

Умные схемы Excel

Если вы не любите читать статьи, а предпочитаете разбираться сами, то вот ссылки:

Последняя версия
Версия 3.0 от 18-06-2015:

Все версии с картой регионов РФ, для Excel 2007 и выше, с открытым программным кодом с комментариями.

В работе над отчетами и презентациями нередко возникает задача сделать привлекательную картинку, отражающую, например, итоги работы компании в различных регионах страны. Обычно делается это вручную, или в графических редакторах, или в офисных программах.

А если нужно сделать десятки похожих карт?

Можно воспользоваться специальными картографическими программными продуктами, например Microsoft MapPoint или MapInfo Professional , способными визуализировать данные на карте (и решить многие другие задачи).

Но мы поступим просто и удобно – встроим макрос, раскрашивающий карты или схемы в книгу Excel с нашими числами, и получим возможность двумя кликами мышки получать симпатичную картинку.

Базовая программа / макрос умеет делать вот что

  • Выводить столбец с названиями фигур, полигонов (на примере каждый регион представлен одним или несколькими полигонами). Вы можете удалить с карты РФ не интересующие Вас области или создать свою карту. Очистите устаревшую таблицу «Данные», и макрос создаст актуальный список элементов.
  • Автоматически разбивать набор числовых данных на указанное количество ступеней (линейно), присваивать соответствующие цвета каждой ступеньке, рисовать легенду для карты.
  • Обновлять цвета карты в соответствии с выбранным набором значений. Макрос может оперировать набором значений от одного и более. Не забывайте указывать название набора данных в первой строке листа ДАННЫЕ, например, «Январь 11».
  • Текущая версия может работать только в Excel 2007, т.к. использует новые свойства объекта Shape.

Порядок работы с картой

  • Определитесь, каким образом вы будете работать с картами. Если Ваши результаты подвержены изменениям, удобнее скопировать листы СХЕМА и ДАННЫЕ в ваш проект Excel и связать формулами числовые значения для карты с листами проекта. Вы сможете быстро получить свежие иллюстрации, если в расчетах сделаны уточнения. Сохраняйте проект в книге с поддержкой макросов, чтобы сохранить возможность обновлять схемы автоматически.
  • Или используйте книгу отдельно, как самостоятельный проект.
  • Отредактируйте карту. Создавайте фигуры в Excel с говорящими названиями для удобства работы с таблицей. Этот макрос выводит в список только полигоны (autoshapetype = 138). По коду 138 найдите в макросе листа «Схема» строку, прерывающую функцию. Удалите строку или отредактируйте, если вам нужно раскрашивать фигуры, отличные от типа полигон (№138). Удобно, если дополнительные элементы оформления карты не будут загромождать список.
  • Очистите устаревшие значения таблицы на листе Данные. Нажмите кнопку Обновить. Будет создан список названий фигур, которые вы собираетесь окрашивать в соответствии с числовыми данными.
  • Перенесите значения, характеризующие, например, один временной период, в один столбец, начиная с четвертого, в соответствующие строки. Не забывайте про необходимость названия столбца данных в первой строке листа Данные.
  • На листе СХЕМА выберите базовый цвет для палитры. Он будет примерно в середине расчетного градиента. В случае ошибки обработки Вашего выбора, автоматически устанавливается синий (тема №4).
  • Укажите количество ступеней или цветовых оттенков. В данном макросе выбор ограничен – от 2 до 7. Использовать больше ступеней вы можете после изменения кода и м.б. дизайна листа.
  • Выберите набор данных и кликните кнопку Обновить. Дождитесь завершения работы программы.

Про работу с макросами

В книге Excel 2007 с поддержкой макросов (.xlsm) может храниться и выполнятся программный код на языке VBA.
Чтобы не подвергаться лишнему риску открыть документ с опасными программами, в настройках Excel отключите макросы с уведомлением:

Получив уведомление, запустите макрос визуализации:

Навигация по записям

Умные схемы Excel : 12 комментариев

Случайно наткнулся на Ваш блог, а конкретно на программу Визуализация наборов числовых значений на карте или любом другом рисунке из фигур Excel Версия 1.0. В связи с чем у меня к Вам вопрос, а нет ли случайно у Вас более продвинутой версии данной программы, в которой ступени цвета распределяются не от 0 (нуля). Чтобы можно было самостоятельно задавать как например «параметры оси» при построении графика в Excel ну т.е. минимальное, максимальное значение и шаг. А также чтобы можно было бы делать распределение в процентах, сейчас конечно тоже это можно, но в легенде отображаются доли, а не проценты (т.е. легенда воспринимала бы формат числа.
Ну а если бы на карту можно было бы наносить кружочками города и размер кружка также бы изменялся в зависимости от показателя было бы вообще супер.

Новой версии пока нет.
Полезные интересные функции, спасибо. Попробую реализовать.

В новой версии 2.0 от 04.02.2014г. можно создавать легенду как автоматически, так и вручную, самостоятельно выбирая цвета и размеры каждого диапазона.

Приветствую. Отличный файл!
В версиях 2.0 и 2.1 не удается применить значения второго столбца столба с данными (в примере — 2014), всегда возвращает на первый столбец с данными (в примере — 2013). Что нужно поправить в макросе?

Владимир, спасибо.
Ошибка исправлена в последней версии. В процедуре Public Sub Init() добавлено сохранение названия выбранного набора данных (столбца).

Спасибо за исправление. Отличный файл!

добрый день
вы написали как удалить формы с карты и создать собственную карту и не сказали как добавить, например, хочу добавить Крым
Заранее спасибо

Добрый день!
Спасибо за проявленный интерес. Добавить очень просто. Действия, касающиеся работы макроса, на примере Крыма:
1. Копируете Крым с карты Украины на карту России.
2. Установите название объекта формы Крыма (левый верхний угол, там где адреса ячеек таблицы, после редактирования обязательно нажмите Enter).
3. Обновляете карту — кнопка «Обновить».
4. На листе «Данные» в конце списка должно появиться название нового региона — значит все ок.
5. Вводите числовые значения для визуализации и пользуетесь картой.
Оформление настраивайте на свой вкус.

А города как можно добавить?

Добрый день, возможна ли работа данной карты в Excel версии 2003?

Для Офиса 2003 установите бесплатный «Пакет совместимости форматов Office».
Ссылка: https://www.microsoft.com/ru-ru/softmicrosoft/compatibility.aspx

Добрый день, скажите, есть возможность добавить карту пермского края вместо карты России??

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Создание карт в Excel;

Excel.

Лекция № 14.

Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронная таблица – это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам.

Excel – это программа работы с электронными таблицами, которая предназначена для регистрации и анализа числовой, текстовой и другой информации, используемая в основном для ведения бухгалтерской и финансовой документации.

  • Excel содержит средства для совместной работы целого коллектива сотрудников, которые физически находятся в совершенно разных местах, даже в разных городах.
  • Excel позволяет сохранить вашу работу в виде Web-страницы и опубликовать её на сайте для всеобщего обозрения.
  • Файлы, создаваемые в Excel, называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, которых может быть один или несколько. Рабочие листы могут быть связаны между собой или совершенно независимы.

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами (A,B,C…), заголовки строк – числами. Ячейка – пересечение столбца и строки. Каждая ячейка имеет свой собственный адрес. Он составляется из заголовка столбца и заголовка строки (A1,C5…). Ячейка, с которой производятся какие-либо действия, выделяется рамкой и считается активной.

Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных:

Табличный процессор Excel позволяет:

  • Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления, вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.д.
  • Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование.
  • Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование и оптимизацию.
  • Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию и анализ данных.
  • Выводить пароли или устанавливать защиту некоторых ячеек таблицы, скрывать фрагменты (или всю) таблицы.
  • Наглядно представлять данные в виде диаграмм или графиков.
  • Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами.
  • Осуществлять многотабличные связи.
  • Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.

Числа могут быть представлены как в обычном виде, так и в экспоненциальном, и выравниваются по разрядам при размещении по столбцам, для удобства пользователя.

Электронные таблицы позволяют представить числовые данные в виде диаграмм или графиков:

  • С помощью средства «Картая» можно создавать географические карты на основании данных рабочих листов организованных специальным образом. Один столбец должен содержать такие географические данные, как названия городов, штатов, областей или стран. При этом в карту можно добавлять надписи, дополнительные данные и применять к ним форматирование.
  • Прежде всего, надо организовать информацию рабочего листа по столбцам. Рабочий лист должен содержать дополнительные данные для каждого средства карты, например, объемы продаж по каждому штату (области). Можно включить эти данные в ячейки, выделяемые при создании карты.
  • Карту можно использовать для анализа географических данных путем добавления подписей, текста, флажков. Например, форма карты прекрасно подойдет для отображения и анализа данных о продажах в разных регионах.
  • После создания карты можно изменять ее размер, модифицировать легенду, изменять другие элементы. К карте можно добавлять такие подписи, как названия городов и стран (которые уже записаны на рабочем листе), либо создавать надписи с «посторонним текстом». С помощью кнопки «Вывод подписей объектов» панели инструментов «Карта» помечаются важные точки на карте, а с помощью кнопки «Нанесение надписей» вставляются примечания.
  • Для представления данных на карте другим способом можно добавить круговую диаграмму или гистограмму. Возможно, именно столбики гистограммы или секторы круговой диаграммы помогут лучше представить данные, связанные с географическими областями.

В электронных таблицах существуют два вида ссылок:

Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.

Относительнаяссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.

Абсолютнаяссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не меняются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара ($A,$1).

Если символ доллара стоит перед буквой ($A,1), то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед цифрой (A,$1), то координата столбца относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

Электронные таблицы позволяют осуществить сортировку данных, они могут сортироваться по возрастанию или убыванию, выстраиваются в определенном порядке. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями – фильтрами.

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

  • Исходные или первичные данные – константы.
  • Производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Аргументами функции могут быть:

  • Числа.
  • Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек.
  • Имена.
  • Текст.
  • Другие функции.

Excel содержит более 400 встроенных функции, условно разделенных на несколько категорий:

  • Математические и тригонометрические.
  • Статистические.
  • Финансовые.
  • Логические.
  • Инженерные.
  • Информационные.
  • Функции даты и времени.
  • Функции управления базами данных и списками.

Режимы работы табличного процессора:

Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

  • Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
  • Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
  • Телефон
  • E-mail
  • Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
  • Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
  • Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
  • Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

  • Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
  • Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе 🙂
  • Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
  • Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

  • Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
  • Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Хм, давно увидел предложения работы на сайте. Почему-то не вызвали у меня доверия. А вот последние пару дней подробнее изучил сайт. Оказывается, есть много интересного, в том числе, для потенциального фрилансера.

здравствуйте!спасибо за таблицы. У меня просьба. напишите , пож-та, формулу к ячейке «пора звонить», с напоминанием на следующий день после последней даты (ячейка J) в вашей таблице расширенной версии. Благодарю за скорый ответ.

Эксель позволяет не только хранить записанную информацию о дате встречи и названии контрагента. Из эксель можно нажатием кнопки сформировать письмо в почтовой программе с информацией из выделенной строки или группу писем, автоматически прикрепить файл коммерческого предложения. Одним движением создавать сотни и тысячи именных предложений, писем, наклеек с адресами. Их таблицы можно нажатием кнопки позвонить по выделенному телефону через гарнитуру или отослать СМС сообщение клиентам. Вот о чем можно еще рассказать поднимая такую интересную тему.

Добрый день Сергей,
Прекрасная таблица, — спасибо огромное. Просьба , едентичная Юлии, — очень нужна формула для напоминали на 6 месяцев, -куда вводить переменную количества дней?

Добрый день Сергей. Спасибо за прекрасный расширенный вариант вашей программы. Подскажите плиз как поменять напоминание с 6 месяцев на любое другое количество.
Ведь 6 месяцев — это долго. Если клиентам необходимо напоминать каждый месяц о себе, а некоторым и через 2 недели. Можете помочь?

Добрый день Сергей. Та же просьба. Как выставить не 6 месяцев, а 1 месяц хотя бы. Или количество дней для индивидуального клиента в отдельности, когда есть устная договоренность перезвонить клиенту например через 15 дней, так как тот выйдет из отпуска. Поможете?

Добрый день!
Благодарю за вопросы. Для более гибких настроек работы с клиентами рекомендую рассмотреть CRM-системы: http://www.kadrof.ru/st-crm.shtml Они позволяют более тонко настроить работу с каждым клиентом, контролировать звонки и продажи. По ссылке находится обзор таких систем, в том числе бесплатных.

Добрый день, Сергей!
Подскажите, как изменить время напоминания с 6 месяцев до 1 месяца?

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector