Как сделать иерархию в excel?

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Многоуровневый связанный список в MS EXCEL

Для моделирования сложных иерархических данных создадим Многоуровневый связанный список.

Потребность в создании иерархических данных появляется при решении следующих задач:

  • ОтделСотрудники отдела. При выборе отдела из списка всех отделов компании, динамически должен формироваться список, содержащий всех сотрудников этого отдела (двухуровневая иерархия);
  • Город – Улица – Номер дома. При заполнении адреса проживания из списка городов нужно выбирать город, затем из списка всех улиц этого города – улицу, затем, из списка всех домов на этой улице – номер дома (трехуровневая иерархия).

В этой статье рассмотрен Многоуровневый связанный список. Двухуровневый связанный список или просто Связанный список рассмотрен в статьях Связанный список и Расширяемый Связанный список. Материал статьи один из самых сложных на сайте Excel2.ru, поэтому необходимо для начала ознакомиться с вышеуказанными статьями.
Многоуровневый связанный список будем реализовывать с помощью инструмента Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) с условием проверки Список.
Создание Многоуровневого связанного списка рассмотрим на конкретном примере.

Читать еще:  Как сделать сценарий в excel?

Примечание : Рассмотренный в этой статье Многоуровневый связанный список на самом деле правильнее назвать Трехуровневым, т.к. создать четырехуровневый связанный список, используя рассмотренный здесь подход, очень проблематично. Для тех, кому требуется создать структуру с 4-мя и более уровнями, см. статью Многоуровневый связанный список типа Предок-Родитель.

Постановка задачи

Имеется перечень Регионов. Для каждого Региона имеется свой перечень Стран. Для каждой Страны имеется свой перечень Городов.

Пользователь должен иметь возможность, выбрав определенный Регион, в соседней ячейке выбрать из Выпадающего (раскрывающегося) списка нужную ему Страну из этого Региона. В другой соседней ячейке пользователь должен иметь возможность выбрать нужный ему Город из этой Страны (см. файл примера ).

В окончательном виде трехуровневый связанный список должен работать так:

Сначала выберем, например, Регион «Америка» с помощью Выпадающего списка.

Затем выберем Страну «США» из Региона «Америка».

Причем перечень стран в выпадающем списке будет содержать только страны из выбранного на предыдущем шаге Региона «Америка».

И, наконец, выберем Город «Атланта» из Страны «США».

Причем перечень городов в выпадающем списке будет содержать только города из выбранной на предыдущем шаге Страны, т.е. из «США».

Итак, приступим к созданию Трехуровневого связанного списка. Таблицу, в которую будут заноситься данные с помощью Трехуровневого связанного списка, разместим на листе Таблица.

Список Регионов и перечни Стран разместим на листе Страны.

Обратите внимание, что названия Регионов (диапазон А2:А12 на листе Страны) в точности должны совпадать с заголовками столбцов, содержащих названия соответствующих Стран (В1:L1).

Это требование обеспечивается формулой (см. статьи о Транспонировании).
=ДВССЫЛ(АДРЕС(СТРОКА($A$1)-СТОЛБЕЦ($A$1)+СТОЛБЕЦ();1))

с помощью которой формируются заголовки столбцов. Введем ее в диапазон ячеек В1:L1.

Список Стран и перечни Городов разместим на листе Города.

Откуда же возьмется перечень стран на листе Города? Очевидно, что после заполнения листа Страны названиями стран, необходимо, что они каким-то чудесным образом переместились на лист Города. Это чудесное перемещение организуем формулами. Список Стран сформируем на листе Города в столбце А с помощью решения приведенного в статье Объединение списков. Значения для этого списка будем брать из Именованного диапазона Диап_Стран (его нужно предварительно создать через Диспетчер имен). Именованный диапазон Диап_Стран образуем формулой:

Для формирования списка Стран нам также понадобится Именованная формула Строки_Столбцы_Стран

Окончательная формула в столбце А на листе Города выглядит так:

сформирует необходимый нам список Стран.

Теперь создадим Динамический диапазон для формирования Выпадающего списка содержащего названия Регионов. Для этого необходимо:

  • нажать кнопку меню «Присвоить имя» ( Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя );
  • в поле Имя ввести Регионы;
  • в поле Диапазон ввести формулу

Формула подсчитывает количество элементов в столбце А на листе Страны (функция СЧЁТЗ() ) и определяет ссылку на последний элемент в столбце (функция ИНДЕКС() ), тем самым формируется диапазон, содержащий все значения Регионов. Пропуски в столбце А не допускаются.

Аналогичным образом создадим Динамический диапазон Список_Стран для формирования выпадающего списка содержащего названия стран:

Создадим Именованную формулу Позиция_региона для определения позиции, выбранного пользователем региона, в созданном выше диапазоне Регионы:

Т.к. в формуле использована относительная адресация, то важно перед созданием формулы сделать активной ячейку B5 на листе Таблица.

Аналогичным образом создадим именованную формулу для определения позиции, выбранной пользователем страны, в диапазоне Список_Стран =ПОИСКПОЗ(таблица!B5;Список_Стран;0) . Перед созданием формулы нужно сделать активной ячейку С5 на листе Таблица.

Создадим Именованные константы МаксСтран равную 20 и МаксГородов равную 30. Константы соответствует максимальному количеству стран в регионе и, соответственно, максимальному количеству городов в стране. Эти значения произвольны и их можно изменить.

Создадим именованный диапазон Выбранный_Регион для определения диапазона на листе Страны, содержащего страны выбранного региона:

Теперь, например, при выборе региона Америка функция СМЕЩ() вернет ссылку на диапазон страны!$B$2:$B$20

Создадим аналогичный диапазон Выбранная_Страна для определения диапазона на листе Города, содержащего города выбранного региона: =СМЕЩ(города!$A$2;;Позиция_страны;МаксГородов)

Создадим две последние именованные формулы Страны и Города:
=СМЕЩ(страны!$A$2;;Позиция_региона;СЧЁТЗ(Выбранный_Регион))
=СМЕЩ(города!$A$2;;Позиция_страны;СЧЁТЗ(Выбранная_Страна))

Эти формулы нужны для того, чтобы в выпадающих списках не отображались пустые строки.
Наконец сформируем связанный выпадающий список для ячеек из столбца Страна налисте Таблица.

  • выделяем диапазон B5:B22 налисте Таблица;
  • вызываем инструмент Проверка данных,
  • устанавливаем тип данных Список,
  • в поле Источник вводим: =Страны .

Также создадим связанный выпадающий список для ячеек из столбца Город (диапазон С5:С22, в поле Источник вводим: =Города )

На листе Таблица после выбора Региона и Страны теперь есть возможность выбора Города.

Для добавления новых Регионов и их Стран достаточно ввести новый Регион в столбец A (лист Страны), в строке 1 автоматически отобразится соответствующий заголовок. Под появившимся заголовком в строке 1 введите страны нового Региона.
Для добавления новых Городов, на листе Города в строке 1 найдите нужное название страны (оно автоматически появится там после добавления страны на листе Страны). Под этим заголовком введите название города.

СОВЕТ: В этой статье города (и страны) размещены в нескольких столбцах. Обычно однотипные значения размещают в одном столбце (списке). В статье Многоуровневый связанный список в MS EXCEL на основе таблицы все исходные данные размещены на одном листе, а однотипные данные (названия городов) — в одном столбце. Это облегчает написание формул и позволяет создать списки с большим количеством уровней иерархии (4-6).

Связанные статьи

Комментарии

Здравствуйте! Возможна ли реализация раскрывания 2 и 3 уровня списка при наведении на первый? То-есть чтобы пользователь не раскрывал 3 списка, а нажал 1 раз и мог выбрать значение сразу из 3го уровня?
Спасибо!

Я не могу скачать файл с примером, помогите пожалуйства

Все замечательно. Только вот после корректировки списка стран, в выпадающем списке стран выпадает только одна страна. Как так?

Перепроверил, должно все работать, скачайте файл примера.

Здравствуйте. Спасибо за статью, всё получилось. Есть один существенный недостаток — при добавлении новой страны на листе города съезжают все страны. Можно ли это как-то автоматически поправить?

Из многостолбцового списка стран, на листе Страны, автоматически формируется одностолбцовый список стран на листе Города и заголовки-названия стран в первой строке. Действительно, при добавлении новых стран, если для каждой страны заполнены города, происходит смещение заголовков на листе Города в зависимости от того в какой регион была добавлена страна. Это своеобразная «плата» за автоматическое формирование одностолбцового списка стран на листе Города, в столбце А. Чтобы избавиться от смещения нужно вставить столбец А как значения, а новые страны на листе города добавлять вручную вниз списка. Или передвигать названия городов вслед за смещением заголовков стран. Хуже с удалением стран с листа Страны, на листе города исчезновение страны заметить очень сложно. Вывод: Excel не предназначен для таких сложных структур, используйте ACCESS.

Добрый день! Возможно ли вот эту функцию на закладке Города =IFERROR(INDEX(Диап_Стран;—RIGHT(SMALL(Строки_Столбцы_Стран;ROW(Z1));2);—LEFT(SMALL(Строки_Столбцы_Стран;ROW(Z1));LEN(SMALL(Строки_Столбцы_Стран;ROW(Z1)))-2));»») адаптировать для 2003 Excela? При пересохранении вашего файла в низшую версию (2003 Excel) именно она не работает, выдает ошибку.

Все дело в функции ЕСЛИОШИБКА() О том как ее заменить см. статью Функция ЕСЛИОШИБКА() в MS EXCEL

День добрый! Подскажите, возможно ли какими то способами (формулами) сделать выпадающее меню из — к примеру всего столбца $A:$A, то есть чтобы эксель сам нашел текст, и вставил его в выпадающее меню без пробелов?
Вот что я имею ввиду:
у меня есть столбец A,и я запишу цифры (то есть имена строк), и текст который необходимо воткнуть в выпадающее меню:
_____А_____|____B____|
1
2
3___Яблоко
4___Груша
5___Вишня
6
7
8

Читать еще:  Как сделать счет в 1с в excel?

И все, возможно ли воткнуть этот текст в выпадающее меню (указывая ТОЛЬКО весь столбец $А:$A)? И при этом чтобы пустых строчек не было в меню?! Спасибо заранее!

Если списки большие, то формулы массива могут притормаживать.

В общем попробовал я ваш метод, не получается. Вот какая ситуация у меня происходит. Во всех ячейках в одном столбце, почти одна и та же формула: =ЕСЛИ($J$1=$A$3;B3;»»), меняются только ссылки на ячейки. У меня есть 2 таблицы, они подписаны: таблица 5 и таблица 5а, напротив каждой из них, по несколько строчек в одном столбце.
——-А——-|——-B——|———С———|———D———|
1_|____________|______________|__________________|__________________|
2_|____________|_5.1.Дерево___|_»ТАБЛИЦА 5″[V]___|_5.1.Дерево_______|
3_|_Таблица 5__|_5.2.Куст_____|__________________|_5.2.Куст_________|
4_|____________|_5.3.Трава____|__________________|_5.3.Трава________|
—————|______________|__________________|__________________|
5_|____________|_5а.1.Утюг____|__________________|__________________|
6_|_Таблица 5а_|_5a.2.Мел_____|__________________|__________________|
7_|____________|_5a.3.Кот_____|__________________|__________________|

Ну так вот, в столбце «С» во 2 ячейке, у меня ссылка на выпадающее меню, в котором выбирается Таблица 5, или таблица 5а. Если таблица 5 выбирается, тогда 5.1, 5.2, и 5.3 появляется по формуле написанной ниже в столбце D.
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ИНДЕКС(ТАБЛИЧКИ;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($D$1:D1;ТАБЛИЧКИ);0)));»»;ИНДЕКС(ТАБЛИЧКИ;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($D$1:D1;ТАБЛИЧКИ);0)))
А именнованная формула ТАБЛИЧКИ, выглядит вот так:
=СМЕЩ($B$2;;;СЧЁТЗ($B$2:$B$100))

Все вроде бы нормально, когда выбираю таблицу 5, А ВОТ когда выбираю таблицу 5а, все идет сикось накось, ТО ЕСТЬ по сути у меня должно 5а.1., 5а.2. и т.д., появится в ячейках D2 и ниже, но НЕТ, не появляется, заместо этого у меня пустота (от нулевого значения я избавился с вашей помощью)

———А——-|——-B——|———С———|———D———| 1_|____________|______________|__________________|__________________| 2_|____________|_5.1.Дерево___|_»ТАБЛИЦА 5а»[V]__|__________________|
3_|_Таблица 5___|_5.2.Куст_____|__________________|__________________| 4_|____________|_5.3.Трава____|__________________|__________________| —————|______________|__________________|__________________|
дальше не стал тут вырисовывать, тоже самое что и в верхней таблице.

Помогите пожалуйста, заранее огромное спасибо Вам. Сайт просто замечательный, но что-то пока не догоняю никак 🙁

Как быстро создать многоуровневые (каскадные) выпадающие списки в Excel

В данной статье рассматривается методика быстрого создания многоуровневых (каскадных) выпадающих списков в Excel на основе умных таблиц для моделирования иерархических данных. В качестве примера в видеоуроке создаются 6-уровневые выпадающие списки.

Видеоурок к статье:

Первая таблица Группы_товаров связывает группы товаров и категории: в магазине 2 группы товаров – поля Продукты_питания и Одежда , каждая из которых включает по 2 категории товаров: продукты питания состоят из элементов Молочные_продукты и Мясо , одежда – Верхняя_одежда и Спортивные_товары .

Обратите внимание! Элементы таблицы будут являться одновременно названием для нижестоящих таблиц. К именам таблиц предъявляются специальные требования: имя должно начинаться с буквы, не должно содержать пробелов и специальных символов.

На следующем уровне создаются таблицы, связывающие категории и виды продукции: в приведенном примере создана таблица с именем Молочные_продукты , содержащая поля Молоко (подразделяется на козье и коровье) и Сыр (подразделяется на твердый и полутвердый), а также таблица с именем Мясо , содержащая поля Красное_мясо (подразделяется на говядина и свинина) и Птица (подразделяется на курицу и индейку).

Остальные данные организуются по такому же принципу.

Список 1 уровня

Создать список конкретных умных таблиц книги: Таблица1;Таблица2;Таблица3

Создать список полей конкретной таблицы:

=ДВССЫЛ(» Таблица1 «&»[#Заголовки]»)

Создать список элементов конкретного поля конкретной таблицы: =ДВССЫЛ(» Таблица1 «&»[ Поле1 ]»)

Список 2 уровня

Создать список полей таблицы, выбираемой в вышестоящем списке:

=ДВССЫЛ( A1 &»[#Заголовки]»)

Создать список элементов выбираемого поля конкретной таблицы: =ДВССЫЛ(» Таблица1 «&»[«& А1 &»]»)

Список 3 уровня

Создать список элементов выбираемого поля выбираемой таблицы: =ДВССЫЛ( A1 &»[«& B1 &»]»)

После того, как данные организованы, необходимо непосредственно создать выпадающие списки, которые задаются специальными формулами, вводимыми в поле Источник в меню Проверка данных – Список:

Формулы можно задать вручную, что, однако, достаточно трудоемко. Лучше всего воспользоваться специальной группой команд Выпадающие списки в надстройке SubEx для Excel , которая моментально сформирует за вас нужные формулы!

Всего возможны три вида выпадающих списков:

1 уровня (первичный, не связанный ни с чем список)

2 уровня (имеющий одну связь на один вышестоящий выпадающий список: имя таблицы или имя поля)

3 уровня (имеющий две связи на вышестоящие списки: на имя таблицы и имя поля)

Обратите внимание! Все уровни иерархии моделируются с использованием этих трёх видов выпадающих списков, сгруппированных в различных комбинациях.

Итак, вот формулы, которые подставляются в Проверку данных в зависимости от конкретной ситуации. Обратите внимание, вместо красного текста подставляются непосредственно названия таблиц и полей, а вместо оранжевого — ставится ссылка на выпадающий список вышестоящего уровня:

Список первого уровня является первичным, т.е. задается абсолютно и не является зависимым, это может быть список таблиц книги, список полей конкретной таблицы или список элементов конкретного поля конкретной таблицы, в зависимости от ваших потребностей.

Следующие списки будут связанными, т.е. зависеть от выбранного значения вышестоящего списка. Список может быть 2 уровня, т.е. ссылаться на один вышестоящий список, или 3 уровня, т.е. ссылаться на два вышестоящих списка (например, на список с именем таблицы и список с именем поля таблицы).

Как было сказано выше полученная система таблиц и списков является полностью динамической: можно добавлять новые поля и элементы в любую таблицу и они автоматически подвяжутся в выпадающие списки.

Подробный пример создания 6-уровневых выпадающих списков на примере номенклатуры товаров магазина приведен в видеоуроке!

Как сгруппировать в Excel

Получите управление вашими данными

Выберите вкладку « Данные »> « Группа» > « Групповые строки» или просто выберите « Группировать» в зависимости от используемой версии Excel.

Слева от номеров строк появится тонкая линия, указывающая экстент сгруппированных строк.

Выберите минус (-), чтобы свернуть группу. Небольшие поля, содержащие цифры один и два, также появляются в верхней части этой области, указывая, что теперь у рабочей таблицы в иерархии два уровня: группы и отдельные строки в группах.

Строки были сгруппированы и теперь могут быть свернуты и развернуты по мере необходимости. Это значительно упрощает сосредоточение только на соответствующих данных.

Как вручную сгруппировать столбцы в Excel

Чтобы сделать столбцы группы Excel, шаги почти такие же, как для строк.

Для группы столбцов, которую вы хотите сгруппировать, выберите первую букву столбца и перетащите вправо до последней буквы столбца, тем самым выбрав все столбцы в группе.

Выберите вкладку « Данные »> « Группа» > « Колонки группы» или выберите « Группировать» в зависимости от используемой версии Excel.

Тонкая линия появится над буквами столбца. Эта строка указывает экстент сгруппированных столбцов.

Выберите минус (-), чтобы свернуть группу. Небольшие поля, содержащие числа один и два, также отображаются в верхней части этого региона, указывая на то, что теперь у рабочей таблицы в иерархии есть два уровня для столбцов и для строк.

Строки были сгруппированы и теперь могут быть свернуты и развернуты по мере необходимости.

Как автоматически создать столбцы и строки в группе Excel

Хотя вы можете повторить описанные выше шаги для создания каждой группы в своем документе, Excel может автоматически определять группы данных и делать это за вас. Excel создает группы, где формулы ссылаются на непрерывный диапазон ячеек. Если ваш рабочий лист не содержит формул, Excel не сможет автоматически создавать группы.

Выберите вкладку « Данные »> « Группа» > « Автоматическая структура», и Excel создаст группы для вас. В этом примере Excel правильно определил каждую из групп строк. Поскольку для каждой категории расходов нет годовой суммы, столбцы не группируются автоматически.

Читать еще:  Как сделать невидимый символ в excel?

Эта опция недоступна в Excel Online, если вы используете Excel Online, вам нужно будет создавать группы вручную.

Как создать многоуровневую групповую иерархию в Excel

В предыдущем примере категории доходов и расходов были сгруппированы вместе. Имеет смысл также сгруппировать все данные за каждый год. Вы можете сделать это вручную, применив те же шаги, что и при создании первого уровня групп.

Выберите все строки, которые будут включены.

Выберите вкладку « Данные »> « Группа» > « Строки группы» или выберите « Группировать» в зависимости от используемой версии Excel.

Слева от линий появится другая тонкая линия, представляющая существующие группы и указывающая экстент новой группы строк. Новая группа включает в себя две из существующих групп, и теперь в верхней части этой области есть три небольших пронумерованных прямоугольника, означающих, что рабочая таблица теперь имеет три уровня в своей иерархии.

Теперь электронная таблица содержит два уровня групп с отдельными строками внутри групп.

Как автоматически создать многоуровневую иерархию

Excel использует формулы для обнаружения многоуровневых групп так же, как он использует их для обнаружения отдельных групп. Если формула ссылается на более чем одну из других формул, которые определяют группы, это означает, что эти группы являются частью родительской группы.

В соответствии с примером движения денежных средств, если мы добавляем строку «Валовая прибыль» к каждому году, которая представляет собой просто доход за вычетом расходов, то это позволяет Excel определить, что каждый год является группой, а доходы и расходы являются подгруппами в этих, Выберите вкладку « Данные »> « Группа» > « Автоматическая структура», чтобы автоматически создавать эти многоуровневые группы.

Как развернуть и свернуть группы

Цель создания этих групп строк и / или столбцов состоит в том, что это позволяет скрыть области электронной таблицы, обеспечивая четкий обзор всей электронной таблицы.

Чтобы свернуть все строки, выберите поле номера 1 в верхней части области слева от номеров строк.

Установите флажок номер два, чтобы развернуть первый уровень групп и сделать видимым второй уровень групп. Отдельные строки в группах второго уровня остаются скрытыми.

Выберите поле номер три, чтобы развернуть второй уровень групп, чтобы отдельные строки в этих группах также стали видимыми.

Также возможно расширить и свернуть отдельные группы. Для этого выберите « Плюс» (+) или « Минус» (-), чтобы отобразить группу, которая свернута или развернута. Таким образом, группы на разных уровнях в иерархии можно просматривать по мере необходимости.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта

Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.

Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.

Рис. 1. Организационная схема проекта

Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.

Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic

Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).

Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).

Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта

Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.

Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector