Содержание

Как сделать функцию просмотр в excel?

Функция Просмотр()

Массив – это группа ячеек или значений, который EXCEL обрабатывает как единый модуль. Иначе, это какой-то объем данных. Многие функции EXCEL либо используют массив в качестве аргумента, либо возвращают массив как результат. Функция Просмотр() использует массив в качестве аргумента.

Функция Просмотр() возвращает значение из строки, из столбца или из массива. Функция Просмотр() имеет две синтаксические формы: векторнаяи форма массива.

Векторная форма функции Просмотр

Предприятию выдается кредит. В зависимости от суммы кредита начисляется процент за использование кредита (таблица Шкала). Сумма возврата складывается из суммы кредита и суммы процента за пользование кредитом. Величина процента за использование кредита рассчитывается с помощью функции Просмотр() (см. рис.26).

Для расчета процента за использование кредита для Предприятия1 вводится формула:

Рисунок 26. Функция Просмотр

Вектор — это диапазон, который содержит только одну строку или один столбец. Векторная форма функции ПРОСМОТР() — просматривается диапазон, в который входят значения только одной строки или одного столбца (так называемый вектор) в поисках определенного значения и возвращается значение из другого столбца или строки. Эта форма функции ПРОСМОТР() используется, когда требуется указать интервал, в котором находятся искомые значения.

Искомое_значение — это значение, которое ПРОСМОТР() ищет в векторе просмотра. Искомое_значение может быть числом, текстом, логическим значением, именем или ссылкой, ссылающимися на значение.

Вектор_просмотра — это интервал, содержащий только одну строку или один столбец. Значения в аргументе Вектор_просмотра могут быть текстом, числами или логическими значениями.

Значения в аргументе Вектор_просмотра должны быть упорядочены, т.е. расположены в порядке возрастания: . -2, -1, 0, 1, 2, . A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ПРОСМОТР() может вернуть неверный результат. Тексты в нижнем и верхнем регистре считаются эквивалентными.

Вектор_результата— это интервал, содержащий только одну строку или один столбец. Он должен быть того же размера, что и Вектор просмотра.

Если ПРОСМОТР не может найти Искомое_значение, то подходящим считается наибольшее значение в аргументе Вектор_просмотра, которое меньше, чем Искомое_значение.

Если Искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в аргументе Вектор_просмотра, то функция ПРОСМОТР возвращает значение ошибки #Н/Д.

Обратить внимание на использование абсолютной адресацией, использование имен диапазонов в формуле.

Форма массива функции Просмотр()

Форма массива функции ПРОСМОТР() просматривает первую строку или первый столбец массива, находит указанное значение и возвращает значение из аналогичной позиции последней строки или столбца массива.

Эта форма функции ПРОСМОТР используется, когда сравниваемые значения находятся в первой строке или в первом столбце. Если требуется указать положение столбца или строки, следует использовать другую форму функции ПРОСМОТР.

Лучше использовать функции ГПР() или ВПР() вместо функции ПРОСМОТР(), используемой в форме массива.

Искомое_значение — это значение, которое ПРОСМОТР ищет в массиве. Искомое_значение может быть числом, текстом, логическим значением, именем или ссылкой, ссылающимися на значение.

Если ПРОСМОТР() не может найти искомое_значение, то подходящим считается наибольшее значение в аргументе массив, которое меньше, чем искомое_значение.

Если искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в первой строке или первом столбце (в зависимости от размерности массива), то функция ПРОСМОТР() возвращает значение ошибки #Н/Д.

Форма массива функции ПРОСМОТР() очень похожа на функции ГПР() и ВПР.() Различие заключается в том, что функция ГПР() ищет искомое_значение в первой строке, функция ВПР() ищет в первом столбце, а функция ПРОСМОТР ищет в соответствии с размерностями массива.

Если ширина массива больше его высоты (то есть имеет больше столбцов чем строк), то функция ПРОСМОТР() ищет искомое_значение в первой строке.

Если массив больше в высоту, чем в ширину (то есть имеет больше строк, чем столбцов), то функция ПРОСМОТР() ищет в первом столбце.

Используя функции ГПР() и ВПР() можно указывать индекс по направлению вниз и вправо, а функция ПРОСМОТР() всегда выбирает последнюю ячейку в строке или столбце.

Функции Excel — простые примеры для начинающего

Microsoft Excel самая популярная офисная программа для работы с данными в табличным виде, и поэтому практически каждый пользователь, даже начинающий, просто обязан уметь работать в данной программе. Работа в Excel подразумевает не только просмотр данных, но и оперирование этими данными, а для этого на помощь Вам приходят функции, о которых мы сегодня и поговорим.

Сразу хотелось бы отметить, что все примеры будем рассматривать в Microsoft office 2010.

Сегодня мы рассмотрим несколько одних из самых распространенных функций Excel, которыми очень часто приходится пользоваться. Они на самом деле очень простые, но почему-то некоторые даже и не подозревают об их существовании.

Примечание! Сегодняшний материал посвящен встроенным функциям, которые присутствуют в Excel по умолчанию, рассматривать макросы или программки на VBA сегодня мы не будем, однажды на этом сайте мы уже затрагивали тему VBA Excel в статье — Запрет доступа к листу Excel с помощью пароля, если интересно можете посмотреть.

Функция Excel – Сцепить

Данная функция соединяет несколько столбцов в один, например, у Вас фамилия имя отчество расположены в отдельном столбце, а Вам хотелось бы соединить их в один. Также Вы можете использовать эту функцию и для других целей, но надеюсь, смысл ее понятен, пример ниже. Для того чтобы вызвать эту функцию необходимо написать в отдельной ячейке =сцепить(столбец1; столбец2 и т.д.), или на панели нажать кнопку «вставить функцию» и набрать сцепить в поиске, и уже потом в графическом интерфейсе выбрать поля.

Функция Excel – ВПР

Эта функция расшифровывается как «Вертикальный просмотр» и полезна она тем, что с помощью нее можно искать данные в других листах или документах Excel по определенному ключевому полю. Например, у Вас есть две таблицы, содержащие одно одинаковое поле, но остальные колонки другие и Вам хотелось бы скопировать данные из одной таблицу в другую по этому ключевому полю:

Вы действуете также как и в предыдущем примере, или пишите или выбираете через графический интерфейс, например:

С описанием полей проблем не должно возникнуть, там все написано. Далее жмете «ОК» и получаете результат:

Функции Excel – Правсимв и Левсимв

Данные функции просто вырезают указанное количество знаков справа или слева (я думаю из названия понятно). Например, требуется тогда когда нужно, например, получить из адреса индекс в отдельное поле, а индекс подразумевается идти в начале строки или любой другой номер или лицевой счет у кого какие нужды, для примера:

Функция Excel – Если

Это обычная функция на проверку выражения или значения. Иногда бывает полезна. Например, нам необходимо в столбец C записывать значение «Больше» или «Меньше» на основании сравнения полей A и B т.е. например, если A больше B то записываем «Больше» если меньше то соответственно записываем «Меньше»:

Читать еще:  Отчет по устойчивости excel как сделать

На сегодня я думаю достаточно, да и принцип я думаю, понятен, т.е. в окне выбора функций все функции сгруппированы по назначению (категории) и с подробным описанием, как вызывается окно функций, Вы уже знаете, но все равно напомню, на панели жмем «Вставить функцию» и ищем нужную Вам функции и все.

Надеюсь, все выше перечисленные примеру окажутся Вам полезны.

Как работать с функцией ВПР в Эксель: инструкция для новичков

С помощью функции ВПР (в переводе на английский VLOOKUP) пользователи программы Exсel имеют возможность переставлять данные из одной таблицы в другую со схожими параметрами. Эта услуга подойдёт для тех, кому приходится работать с большими списками. Ведь вписывать каждое значение отдельно может занять очень большое количество времени.

Использование ВПР в программе Excel

Для того, чтобы наглядно разобраться как работает функция ВПР в Excel: поможет пошаговая инструкция на конкретном примере.

Допустим, в магазин канцелярских товаров поступил новый привоз, к которому прилагается соответствующая документация. Администратору торгового зала необходимо рассчитать полную стоимость продукции, имея на руках файл Excel, который содержит две таблицы.

Первая – это список предметов, единицы их измерения и количество.

Вторая – содержит тот же список, но в ней ещё есть цена за 1 штуку.

Чтобы подсчитать сколько стоит продукция, следует информацию из второй вставить в первую, и с помощью простого умножения произвести расчёт.

Этапы работы (инструкция):

  1. Для начала в первую Excel таблицу добавляются два столбца: «Цена за 1 шт.» и «Общая сумма».
  2. Отметить верхнее поле в новом.
  3. Выбрать раздел формулы, и нажать «Вставить функцию».
  4. Из предложенных категорий Excel отметить «Ссылки и массивы».
  5. Найти ВПР, и нажать «ОК».
  6. Заполнить открывшееся окно «Аргументы».

– это товары из первой таблицы, которые необходимо будет определить во второй. Их значение выставляется таким образом: X: Y, где Х – это адрес первой ячейки столбика с товарами, а Y – последней. В рассматриваемой это А2 и А5.

– в этом поле будет стоимость из второго листа с данными. Чтобы её проставить следует кликнуть по строке, затем перейти на страницу с суммой, и выделить нужное (А2 – В5).

Важно! Эти показатели фиксируются, чтобы именно по ним производились расчёты программой Эксель.

Фиксирование информации производится путём нажатия горячей клавиши F4, на выделенной строке. Если всё сделано правильно там же появится значок $.

Номер — это строка в которой должна быть информация о том, что будет переноситься из другой таблицы. В рассматриваемом случае – это второй столбец (2).

Интервальный просмотр – логическое значение Excel, где точно это ЛОЖЬ, а приближённо – ИСТИНА. Если пользователю нужны точные, он должен написать «ЛОЖЬ».

В конечном итоге, окно «Аргументы» выглядит так:

Нужное значение появится в ячейке. Чтобы опция сработала на все товары, достаточно растянуть её.

Теперь, чтобы сосчитать общую стоимость предмета, достаточно вставить соответствующую формулу в ячейку Е2, и также растянуть её на все продукты. Конец инструкции.

Как сравнить две таблицы: пошаговая инструкция для «чайников»

Функция ВПР поможет сравнить две таблицы Excel в считанные секунды, даже если данные занимают не один десяток значений. Пошаговая инструкция:

Допустим, что к тому же администратору торгового центра снова привезли товар, но предупредили, что стоимость у некоторых предметов изменились. Как сравнить две таблицы функцией ВПР в Эксель?

Делается это в несколько шагов:

  1. Открыть первую со старой информацией.
  2. Добавить дополнительный столбик для новых данных «Новая стоимость».
  3. Выделить первое пустое поле в созданном столбце (С2).
  4. Выбрать раздел «ВПР Формулы» и «Вставить функцию».
  5. Найти категорию Excel «Ссылки и массивы».
  6. Выбрать ВПР.
  7. Задать «Аргументы».

– то, что важно будет найти во второй таблице. Чтобы значение появилось в строке, нужно выделить первый столбик с наименованиями товаров (А2 – А5).

– с чем программа будет сравнивать. Для заполнения нужно перейти на вторую страницу и отметить два наименования – предметы и цена (А2 – В5). И зафиксировать результат кнопкой F4.

Номер столбца – второй, так как именно стоимость переносится в новую.

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

Заполненное окно выглядит так:

После нажатия кнопки «ОК» новые значения появятся в таблице. Чтобы ценовая информация появилась у всех предметов нужно растянуть ячейку.

Теперь администратор может работать с данными стандартными функциями Excel, благодаря инструкции.

Поиск с помощью ВПР по нескольким условиям

Если пользователю программы Excel необходимо из большого каталога найти необходимые данные, он может воспользоваться данным способом для чайников (инструкция).

Итак, имеется документ, в котором обозначены: компании, товары и цены.

Нужно найти цену на конкретный товар – гелевая ручка. Но так как каталог может быть огромным, а гелевые ручки быть не у одной компании, поиск стоимости в Эксель лучше проводить через ВПР с несколькими условиями: название компании и предмета.

Чтобы осуществить поиск следует:

  1. Создать слева новый столбец с объединёнными данными (название компании и товара).

Делается это просто:

  • выделить крайнюю левую ячейку (А1);
  • щёлкнуть ПКМ и выбрать «Вставить»;
  • отметить добавление столбца и нажать «ОК».

  1. Внести данные в новый столбец. Для этого нужно нажать на пустое поле А2, ввести формулу объединения (=B2&C2) и нажать кнопку Enter. Чтобы продлить список достаточно растянуть ячейку.

  2. Нажать на любое свободное место и самостоятельно ввести, что нужно найти (ЛасточкаГелевая ручка).
  3. Выбрать ячейку где будет отображен результат и заполнить Аргументы функции.

– что нужно найти (щёлкнуть по введенной — ЛасточкаГелевая ручка – А8).

– где искать нужное значение (выделить ячейки от первой до последней — А2 – D5).

Номер столбца – из какого столбца вывести результат (4).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После нажатия команды «ОК», программа отобразит результат.

Как сделать выпадающий список через функцию ВПР

Чтобы сделать выпадающий список из существующего нужно следовать инструкции:

  1. Выбрать поле, в котором будет сформированы показатели. Например, Е2.
  2. Зайти в раздел «Данные», и выбрать «Проверка данных».
  3. Установить тип данных, как список.

  1. В появившуюся строку «Источник» ввести информацию (выделить с первой до последней ячейки – А2:А5).

Выпадающий список готов.

Теперь с помощью функции ВПР нужно добавить возможность просмотра цены, при выборе товара. Как это работает в Эксель? (Инструкция).

  1. Создать новое поле с названием «Цена».
  2. Вставить аргументы.

– ячейка Excel, в которой находится выпадающий список (Е2).

– выделенный фрагмент с предметами и ценами (А2-В5).

Номер столбца – 2 (в нём находятся цены).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После подтверждения команды можно пользоваться списком и просмотром цены.

Таким образом, с помощью несложных инструкций, каждый может разобраться, как пользоваться ВПР. Смотрим видео.

Предварительный просмотр в Excel: как посмотреть

Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.

Зачем нужен предварительный просмотр документа

Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.

Читать еще:  Как сделать общий доступ к файлу excel через интернет?

Конечно, документы можно распечатывать и без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и снова отправить его на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, так как в случае неудачной попытки мы напрасно израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая зря потраченного времени.

Как открыть предварительный просмотра файла

Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.

  1. Открываем документ и кликаем по меню Файл.
  2. В открывшемся списке команд слева кликаем по надписи “Печать”.
  3. В результате на мониторе отобразится окно для настройки параметров печати. С правой стороны мы можем увидеть, как будет выглядеть документ в распечатанном виде. Здесь же будет указано, на скольки листах он будет распечатан.

Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.

Пролистывание страниц в режиме предпросмотра

В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.

Пролистывать страницы можно разными способами:

  1. Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
  2. Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
  3. Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
    • зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
    • или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
  4. Нажимаем клавиши на клавиатуре:
    • End – перемещение в конец документа
    • Home – перемещение в начало документа
    • Стрелка вверх – пролистывание назад
    • Стрелка вниз – пролистывание вперед

Режимы предварительного просмотра

На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.

  1. Для отображения полей документа кликаем по кнопке «Показать поля», которая находится слева.
  2. Размер полей, разумеется, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы нужного поля и как только курсор поменяет вид на характерный крестик, передвигаем линию, зажав левую кнопку мыши.
  3. Для того чтобы скрыть показ полей, еще раз щелкаем по кнопке “Показать поля”.
  4. С правой стороны есть еще одна кнопка – “По размеру страницы”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен точно в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.
  5. Для выхода из режима “По размеру страницы”, соответственно, щелкаем еще раз по этой же кнопке.

Настройка печати документа

В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.

Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.

Предпросмотр в более ранних версиях Эксель

В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.

Алгоритм действий в Эксель 2007:

  1. В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
  2. В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
  3. В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
  4. В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.

План действий в Эксель 2003:

  1. В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
  2. В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
  3. Откроется окно предпросмотра документа.

Заключение

Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой весьма полезна. С ее помощью можно выявить все недочеты перед отправкой документа на печать и исправить их заранее. Это позволяет сэкономить массу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), так как при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать одного и того же файла по несколько раз с целью получения нужного результата.

Все секреты Excel-функции ВПР (VLOOKUP) для поиска данных в таблице и извлечения их в другую

Прочитав статью, вы не только узнаете, как найти данные в таблице Excel и извлечь их в другую, но и приёмы, которые можно применять вместе с функцией ВПР.

Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.

При работе в Excel очень часто возникает потребность найти данные в одной таблице и извлечь их в другую. Если вы ещё не умеете это делать, то, прочитав статью, вы не только научитесь этому, но и узнаете, при каких условиях вы сможете выжать из системы максимум быстродействия. Рассмотрено большинство весьма эффективных приёмов, которые стоит применять совместно с функцией ВПР.

Даже если вы годами используете функцию ВПР, то с высокой долей вероятности эта статья будет вам полезна и не оставит равнодушным. Я, например, будучи IT-специалистом, а потом и руководителем в IT, пользовался VLOOKUP 15 лет, но разобраться со всеми нюансами довелось только сейчас, когда я на профессиональной основе стал обучать людей Excel.

ВПР — это аббревиатура от вертикального просмотра. Аналогично и VLOOKUP — Vertical LOOKUP. Уже само название функции намекает нам, что она производит поиск в строках таблицы (по вертикали — перебирая строки и фиксируя столбец), а не в столбцах (по горизонтали — перебирая столбцы и фиксируя строку). Надо заметить, что у ВПР есть сестра — гадкий утёнок, которая никогда не станет лебедем, — это функция ГПР (HLOOKUP). ГПР, в противоположность ВПР, производит горизонтальный поиск, однако концепция Excel (да и вообще концепция организации данных) подразумевает, что ваши таблицы имеют небольшое количество столбцов и гораздо большее количество строк. Именно поэтому поиск по строкам нам требуется во много раз чаще, чем по столбцам. Если вы в Excel слишком часто пользуетесь функцией ГПР, то, вполне вероятно, что вы чего-то не поняли в этой жизни.

Функция ВПР имеет четыре параметра:

=ВПР( ; ; [; ] ), тут:

— искомое значение (редко) или ссылка на ячейку, содержащую искомое значение (подавляющее большинство случаев);

— ссылка на диапазон ячеек (двумерный массив), в ПЕРВОМ (!) столбце которого будет осуществляться поиск значения параметра ;

— номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;

это очень важный параметр, который отвечает на вопрос, а отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона . В случае, если массив отсортирован, мы указываем значение ИСТИНА (TRUE) или 1, в противном случае — ЛОЖЬ (FALSE) или 0. В случае, если данный параметр опущен, он по умолчанию становится равным 1.

Держу пари, что многие из тех, кто знает функцию ВПР как облупленную, прочитав описание четвёртого параметра, могут почувствовать себя неуютно, так как они привыкли видеть его в несколько ином виде: обычно там идёт речь о точном соответствии при поиске (ЛОЖЬ или 0) либо же о диапазонном просмотре (ИСТИНА или 1).

Читать еще:  Как сделать инвентаризацию в excel?

Вот сейчас надо напрячься и читать следующий абзац несколько раз, пока не прочувствуете смысл сказанного до конца. Там важно каждое слово. Примеры помогут разобраться.

Как же конкретно работает формула ВПР

  • Вид формулы I. Если последний параметр опущен или указан равным 1, то ВПР предполагает, что первый столбец отсортирован по возрастанию, поэтому поиск останавливается на той строке, которая непосредственно предшествует строке, в которой находится значение, превышающее искомое. Если такой строки не найдено, то возвращается последняя строка диапазона.
  • Вид формулы II. Если последний параметр указан равным 0, то ВПР последовательно просматривает первый столбец массива и сразу останавливает поиск, когда найдено первое точное соответствие с параметром , в противном случае возвращается код ошибки #Н/Д (#N/A).

Схемы работы формул

ВПР тип II

Следствия для формул вида I

  1. Формулы можно использовать для распределения значений по диапазонам.
  2. Если первый столбец содержит повторяющиеся значения и правильно отсортирован, то будет возвращена последняя из строк с повторяющимися значениями.
  3. Если искать значение заведомо большее, чем может содержать первый столбец, то можно легко находить последнюю строку таблицы, что бывает довольно ценно.
  4. Данный вид вернёт ошибку #Н/Д, только если не найдёт значения меньше или равное искомому.
  5. Понять, что формула возвращает неправильные значения, в случае если ваш массив не отсортирован, довольно затруднительно.

Следствия для формул вида II

Если искомое значение встречается в первом столбце массива несколько раз, то формула выберет первую строку для последующего извлечения данных.

Производительность работы функции ВПР

Вы добрались до кульминационного места статьи. Казалось бы, ну какая разница, укажу ли я в качестве последнего параметра ноль или единицу? В основном все указывают, конечно же, ноль, так как это довольно практично: не надо заботиться о сортировке первого столбца массива, сразу видно, найдено значение или нет. Но если у вас на листе несколько тысяч формул ВПР (VLOOKUP), то вы заметите, что ВПР вида II работает медленно. При этом обычно все начинают думать:

  • мне нужен более мощный компьютер;
  • мне нужна более быстрая формула, например, многие знают про ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), которая якобы быстрее на жалкие 5–10%.

И мало кто думает, что стоит только начать использовать ВПР вида I и обеспечить любыми способами сортировку первого столбца, как скорость работы ВПР возрастёт в 57 раз. Пишу прописью — В ПЯТЬДЕСЯТ СЕМЬ РАЗ! Не на 57%, а на 5 700%. Данный факт я проверил вполне надёжно.

Секрет такой быстрой работы кроется в том, что на отсортированном массиве можно применять чрезвычайно эффективный алгоритм поиска, который носит название бинарного поиска (метод деления пополам, метод дихотомии). Так вот ВПР вида I его применяет, а ВПР вида II ищет без какой-либо оптимизации вообще. То же самое относится и к функции ПОИСКПОЗ (MATCH), которая включает в себя аналогичный параметр, а также и к функции ПРОСМОТР (LOOKUP), которая работает только на отсортированных массивах и включена в Excel ради совместимости с Lotus 1-2-3.

Недостатки формулы

Недостатки ВПР очевидны: во-первых, она ищет только в первом столбце указанного массива, а во-вторых, только справа от данного столбца. А как вы понимаете, вполне может случиться так, что столбец, содержащий необходимую информацию, окажется слева от столбца, в котором мы будем искать. Этого недостатка лишена уже упомянутая связка формул ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), что делает её наиболее гибким решением по извлечению данных из таблиц в сравнении с ВПР (VLOOKUP).

Некоторые аспекты применения формулы в реальной жизни

Диапазонный поиск

Классическая иллюстрация к диапазонному поиску — задача определения скидки по размеру заказа.

Поиск текстовых строк

Безусловно, ВПР ищет не только числа, но и текст. При этом надо принимать во внимание, что регистр символов формула не различает. Если использовать символы подстановки, то можно организовать нечёткий поиск. Есть два символа подстановки: «?» — заменяет один любой символ в текстовой строке, «*» — заменяет любое количество любых символов.

Борьба с пробелами

Часто поднимается вопрос, как решить проблему лишних пробелов при поиске. Если справочную таблицу ещё можно вычистить от них, то первый параметр формулы ВПР не всегда зависит от вас. Поэтому если риск засорения ячеек лишними пробелами присутствует, то можно применять для очистки функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM).

Разный формат данных

Если первый параметр функции ВПР ссылается на ячейку, которая содержит число, но которое хранится в ячейке в текстовом виде, а первый столбец массива содержит числа в правильном формате, то поиск будет неудачным. Возможна и обратная ситуация. Проблема легко решается переводом параметра 1 в необходимый формат:

=ВПР(−−D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — если D7 содержит текст, а таблица — числа;

=ВПР(D7 & «»); Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — и наоборот.

Кстати, перевести текст в число можно сразу несколькими способами, выбирайте:

  • Двойное отрицание —D7.
  • Умножение на единицу D7*1.
  • Сложение с нулём D7+0.
  • Возведение в первую степень D7^1.

Перевод числа в текст производится через сцепку с пустой строкой, которая заставляет Excel преобразовать тип данных.

Как подавить выдачу #Н/Д

Это очень удобно делать при помощи функции ЕСЛИОШИБКА (IFERROR).

Например: =ЕСЛИОШИБКА( ВПР(D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0); «»).

Если ВПР вернёт код ошибки #Н/Д, то ЕСЛИОШИБКА его перехватит и подставит параметр 2 (в данном случае пустая строка), а если ошибки не произошло, то эта функция сделает вид, что её вообще нет, а есть только ВПР, вернувший нормальный результат.

Часто забывают ссылку массива сделать абсолютной, и при протягивании массив «плывёт». Помните, что вместо A2:C5 следует использовать $A$2:$C$5.

Хорошей идеей является размещение справочного массива на отдельном листе рабочей книги. Не путается под ногами, да и сохраннее будет.

Ещё более хорошей идеей будет объявление этого массива в виде именованного диапазона.

Многие пользователи при указании массива используют конструкцию вида A:C, указывая столбцы целиком. Этот подход имеет право на существование, так как вы избавлены от необходимости отслеживать тот факт, что ваш массив включает все необходимые строки. Если вы добавите строки на лист с первоначальным массивом, то диапазон, указанный как A:C, не придётся корректировать. Безусловно, эта синтаксическая конструкция заставляет Excel проводить несколько большую работу, чем при точном указании диапазона, но данными накладными расходами можно пренебречь. Речь идёт о сотых долях секунды.

Ну и на грани гениальности — оформить массив в виде умной таблицы.

Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения

Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.

Создание составного ключа через &»|»&

Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.

Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт, а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. 🙂

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector