Как сделать файл read only excel?

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Каким способом открыть файл Excel

Основными операциями при работе с любыми файлами документов являются операции открытия существующего файла, сохранения отредактированного доку-мента и закрытия файла. В этом разделе мы рассмотрим особенности работы с файлами рабочих книг.

Рабочая книга Excel представляет собой файл в формате Microsoft Excel. Для того чтобы работать с сохраненной ранее рабочей книгой, необходимо открыть файл, содержащий эту рабочую книгу. Такой файл может находиться как в текущей папке, так и в любой другой, или на другом диске, или даже в сети. Стандартная рабочая книга Excel имеет одно из двух расширений:

  • xlsx (если рабочая книга не содержит макросов);
  • xlsm (если рабочая книга содержит макросы).

Файлы рабочих книг ранних версий Excel (2003 и ранее) имели расширение xls. Смена стандартного расширения связана с применением нового формата файла — Microsoft Office Open XML. В данном статье описываются разнообразные способы открытия файлов Excel как из среды Microsoft Excel, так и из других приложений Windows. Кроме того, обсуждаются методы работы с файлами, созданными с помощью ранних версий Excel.

Для того чтобы открыть рабочую книгу, сохраненную ранее:

  1. Выполните команду Файл → Открыть либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O. После выполнения любого из этих действий на экране появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 1). В средней части окна изображен список файлов, находящихся в текущей папке. Слева расположены значки наиболее часто используемых папок Windows.
  2. Если в текущей папке нужный файл отсутствует, найдите и откройте папку, содержащую искомый файл. Для этого воспользуйтесь раскрывающимся списком Папка, который расположен в верхней части окна. Нажмите кнопку справа от списка, а затем выберите диск, на котором находится файл. При перемещении по дереву каталогов удобно пользоваться кнопкой Переход на один уровень вверх, имеющей вид желтой папки со стрелкой вверх. Еще одна полезная кнопка расположена слева от нее. На ней изображена жирная стрелка влево. Эта кнопка позволит быстро вернуться назад к папкам, открытым ранее.
  3. Выделив нужный файл, сделайте двойной щелчок кнопкой мыши или нажмите кнопку Открыть.
Читать еще:  Как сделать штамп в excel?

Существует и другой способ. Он медленнее, но зато предоставляет дополнительные возможности. Если вам предстоит решение контрольных работ на заказ, то обратите внимание на небольшую стрелочку справа на кнопке Открыть. Если ее нажать, на экран будет выведено дополнительное меню, содержащее команды Открыть, Открыть для чтения, Открыть как копию, Открыть в обозревателе, Открыть и восстановить.

Рис. 1. Диалоговое окно Открытие документа

Результат выбора первой команды идентичен результату простого нажатия кнопки Открыть — в диалоговом окне будет открыт файл. Вторая команда предназначена для открытия файлов только для чтения. Если выбрать третью команду, Excel откроет не сам файл, а его копию, причем изменения в рабочей книге, открытой таким образом, не повлияют на исходный файл рабочей книги. При сохранении будет сформировано новое имя файла, представляющее собой результат конкатенации двух строк: «Копия» («Copy of») и имени исходного файла. Команда Открыть в обозревателе дополнительного меню предназначена для открытия файлов при помощи обозревателя (браузера) Интернета. Она работает только с HTML-файлами. Наконец, последняя команда служит для восстановления поврежденных файлов рабочих книг или для извлечения из них данных (формулы и значения), если восстановить рабочую книгу не удается (эта команда появилась в Excel 2002). В случае необходимости открытия группы файлов нужно выделить требуемые файлы, а затем нажать кнопку Открыть. Все файлы должны находиться в одной папке.

Опишем еще один быстрый способ открытия файлов. Если с исходным файлом недавно работали, то его имя может храниться в списке последних открытых файлов. Для того чтобы воспользоваться этим списком, перейдите на вкладку Файл и в открывшемся представлении выберите пункт Последние. Теперь в окне выводятся имена последних двадцати пяти открытых файлов (установка количества запоминаемых имен файлов может меняться). Если имя нужного файла имеется в списке, выберите его. В противном случае воспользоваться этой возможностью не удастся.

Для изменения количества файлов, отображаемых в списке Последние, можно задать нужное значение в поле со счетчиком Число книг в списке последних файлов, расположенном под списком. Для первоначального включения возможности редактирования этого поля установите флажок, расположенный рядом.

Читать еще:  Суммесли в excel как сделать

Имеется возможность изменять размеры диалогового окна Открытие документа. Обратите внимание на маленький треугольник в правом нижнем углу этого окна — если за-хватить его мышью и потянуть, то размеры окна Открытие документа изменятся.

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Читать еще:  Как сделать дни недели в excel?

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
  2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
  3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector