Как сделать автозамену в excel 2013?

Как сделать автозамену в Эксель

Всем привет! Человек, когда набирает какой-либо текст в любой программе, совершает простейшие грамматические ошибки. Происходит это либо из-за незнания, либо из-за банальной опечатки. Помимо этого на клавиатуре отсутствует большое количество символов, которые иногда просто жизненно необходимы.

В качестве примера можно привести значок копирайте («©»), вместо которого юзеры употребляют единственный возможный аналог — «(с)». Так же иногда вместо значка евро («€») употребляют просто «e», и таких примеров можно привести ещё много.

Но к нашему счастью редактор таблиц «Microsoft Excel» был наделён возможностью автоматически заменять описанные выше символы на более подходящие, а так же исправлять некоторые грамматические ошибки.

Итак, сегодня мы с вами подробно разберём принцип работы данной функции, как ее сделать или наоборот отключить, убрать и поговорим о её персонализации.

Как работает автозамена?

В редактор таблиц «Microsoft Excel» был загружен набор самых популярных среди пользователей ошибок в обычных словах. И к каждой такой ошибке было загружено соответствующее исправление, которое предаёт тому или иному слову задуманный вид.

В случае, когда вы напечатаете неправильный вариант слова, к примеру, с грамматической ошибкой или банальной опечаткой, то редактор таблиц автоматически заменит его на правильный вариант. Собственно, вот и весь принцип работы функции автоматической замены.

В качестве самых распространённых ошибок можно отметить следующие: начало предложения с маленькой буквы, несколько больших букв в одном слове подряд, активированный режим «Caps Lock», а так же любые грамматические ошибки либо обычные опечатки.

Как активировать или деактивировать режим автозамены?

Следует сказать, что обычно в программе всегда включен инструмент «Автозамена». В случае, когда вам потребовалось на некоторое время избавится от данного инструмента, то вам следует вручную его деактивировать.

К примеру, нужда на время деактивировать режим автозамены может возникнуть в случае, когда вы часто употребляете какие-то сленговые либо зарубежные слова, прописывая их кириллицей.

Либо же вы оставляете какие-либо символы, которые этот инструмент автоматически исправляет на те, которые вам не подходят.

А в случае, когда подобной информации вы вбиваете достаточно много, то следует деактивировать режим автоматической замены в принципе, поскольку каждый раз дважды переписывать одно и то же – это очень долго.

1) Переходим в меню «Файл».

Неполадка с автоматической заменой даты

Иногда возникают ситуации, при которых пользователь прописывает какое-либо число с точками, а инструмент «Автоматическая замена» сразу же меняет его на дату. Если вы попали в такую ситуацию, то вам абсолютно не обязательно полностью отрезать себе возможность автозамены.

А избавиться от неполадки с датами можно просто выделив ячейки, в которых в дальнейшем будет располагаться цифра. После этого в разделе «Главная» необходимо отыскать блок с настройками «Число». В верхней его части вы сможете увидеть раскрывающееся меню, где нам необходимо указать формат «Текстовый».

Читать еще:  Как сделать график закупок в excel?

После этого описанная выше неполадка должна пропасть.

Персонализация функции автоматической замены

Однако же основное предназначение данного инструмента было помочь юзеру, а не усугублять сложившуюся ситуацию. Именно поэтому разработчики добавили возможность составления собственного списка автоматической замены наряду с программным, которое можно самостоятельно пополнять.

1) Первым делом переключаемся в уже ранее открытое окно параметров автозамены.

2) Теперь в графе «Заменять» вам нужно набрать символы, которые табличный редактор будет считать за ошибку, а после этого, в графе «На», указать правильный вариант написания того или иного слова. После этого кликаем на клавишу «Добавить».

С помощью данного метода вы сможете добавлять собственные варианты автоматической замены.

Помимо этого здесь же, в меню настроек автозамены, вы сможете увидеть раздел «Автозамена математическими символами». Здесь вы сможете увидеть целое меню с числами или символами, которые будут заменятся на автоматические символы, так же включая те, которые могут быть использованы с помощью формул редактора таблиц.

И это очень помогает, ведь, к примеру, если вам потребуется ввести значение α (альфа), то с помощью клавиатуры этого не сделать, зато можно прописать «alpha» и оно автоматически приобретёт вид нужного нам символа.

Так же можно получить и бету (beta) и тому подобное. Помимо этого у вас есть возможность пополнения данного списка собственными формулами. Сделать это можно по аналогии с автоматической заменой слов.

После этого указанное значение сразу же будет удалено.

В разделе с основными параметрами автоматической замены вы сможете найти все самые базовые её настройки.

Обычно, при скачивании программы у вас будут активированы следующие параметры: исправление двух прописных букв подряд, установка первой буквы в предложении прописной, название дней недели с прописной, исправление случайного нажатия Caps Lock.

А в случае, когда вам потребуется деактивировать одну из этих возможностей, либо сразу все из них, то достаточно лишь снять галочку с настройки и нажать на «ОК» для сохранения внесённых коррективов.

И последний на сегодня пункт, который мы будем рассматривать – это словарь исключений. Здесь вы сможете отыскать все слова либо символы, автозамену которых программа будет игнорировать даже в том случае, когда в настройках была активирована функция автоматической замены той или иной детали.

Если вы захотите увидеть, что же входит в этот список, то кликните по клавише «Исключения» в меню базовых настроек.

После этого будет открыто меню со словарём исключений. Как вы можете заметить, здесь у нас всего лишь два раздела.

В первом разделе располагаются слова либо наборы букв, точка посредине либо в конце которых не будет означать окончание предложения, а после неё так же продолжится ряд маленьких букв.

В основном в этот список входят разного рода сокращения (по типу «вкл./выкл.») либо привычные всем афоризмы, пословицы и так далее.

Читать еще:  Как сделать диаграмму в excel 2007?

А во второй вкладке будут располагаться слова, где подразумевается написание двух больших букв подряд.

Обычно в этом списке располагается лишь одно слово – «CCleaner», но вы можете пополнить этот список самостоятельно с помощью метода, о котором мы рассказывали ранее.

Итак, сегодня мы с вами детально разобрали функцию автоматической замены в редакторе таблиц «Microsoft Excel». Надеемся, что данная статья смогла помочь вам.

Функция автозамены в Microsoft Excel

При наборе текста в различных документах можно совершить опечатку или допустить ошибку по незнанию. Кроме того, некоторые знаки на клавиатуре просто отсутствуют, а как включаются спецсимволы, и как ими пользоваться, не каждый знает. Поэтому, пользователи заменяют подобные знаки наиболее очевидными, по их мнению, аналогами. Например, вместо «©» пишут «(с)», а вместо «€» — (e). К счастью, в Microsoft Excel имеется функция автозамены, которая автоматически заменяет вышеописанные примеры на правильные соответствия, а также исправляет наиболее распространенные ошибки и опечатки.

Принципы работы автозамены

В памяти программы Эксель хранятся самые распространенные ошибки в написании слов. Каждому такому слову подобрано правильное соответствие. Если пользователь вводит неправильный вариант, вследствие опечатки или ошибки, то он автоматически заменяется приложением на верный. В этом и состоит основная суть автозамены.

К основным ошибкам, которые устраняет данная функция, относятся следующие: начало предложения со строчной буквы, две прописные буквы в слове подряд, неправильная раскладка Caps Lock, целый ряд других типичных опечаток и ошибок.

Отключение и включение автозамены

Нужно отметить, что по умолчанию автозамена всегда включена. Поэтому, если вы постоянно или временно не нуждаетесь в данной функции, то её нужно принудительно отключить. Например, это может быть вызвано тем, что вам часто приходится умышленно писать слова с ошибками, или указывать символы, которые помечены Excel, как ошибочные, а автозамена регулярно исправляет их. Если вы измените символ, исправленный автозаменой, на тот, который вам нужен, то повторно автозамена исправлять его не будет. Но, если таких вводимых вами данных много, то прописывая их дважды, вы теряете время. В этом случае лучше временно отключить автозамену вообще.

    Переходим во вкладку «Файл»;

Выбираем раздел «Параметры».

Кликаем по кнопке «Параметры автозамены».

  • В открывшемся окне параметров ищем пункт «Заменять при вводе». Снимаем с него галочку и жмем на кнопку «OK».
  • Для того, чтобы опять включить автозамену, соответственно, устанавливаем галочку обратно и снова жмем на кнопку «OK».

    Проблема с автозаменой даты

    Бывают случаи, когда пользователь вводит число с точками, а оно автоматически исправляется на дату, хотя это ему не нужно. В этом случае, совсем не обязательно полностью отключать автозамену. Чтобы исправить это, выделяем область ячеек, в которой собираемся писать цифры с точками. Во вкладке «Главная» ищем блок настроек «Число». В выпадающем списке, расположенном в данном блоке, устанавливаем параметр «Текстовый».

    Теперь числа с точками заменяться на даты не будут.

    Читать еще:  Как сделать скобку в excel?

    Редактирование списка автозамены

    Но, все-таки основная функция этого инструмента не мешать пользователю, а наоборот помогать ему. Кроме перечня выражений, которые предназначены для автозамены по умолчанию, каждый пользователь сам может добавлять собственные варианты.

    1. Открываем знакомое уже нам окно параметров автозамены.
    2. В поле «Заменять» указываем набор символов, который будет восприниматься программой как ошибочный. В поле «На» пишем слово или символ, на которое будет происходить замена. Жмем на кнопку «Добавить».

    Таким образом, можно добавлять в словарь собственные варианты.

    Кроме того, в этом же окне существует вкладка «Автозамена математическими символами». Тут представлен список значений, при вводе заменяемых на математические символы, в том числе на те, которые используются в формулах Excel. Действительно, не каждый пользователь сможет ввести знак α (альфа) на клавиатуре, но каждый сможет ввести значение «alpha», которое автоматически преобразится в нужный символ. По аналогии пишется бета (beta), и другие знаки. В этот же список каждый пользователь может добавить свои собственные соответствия, так же как это было показано в основном словаре.

    Удалить любое соответствие в этом словаре тоже очень просто. Выделяем тот элемент, автозамена которого нам не нужна, и жмем на кнопку «Удалить».

    Удаление будет выполнено моментально.

    Основные параметры

    В основной вкладке параметров автозамены расположены генеральные настройки данной функции. По умолчанию включены следующие функции: исправление двух прописных букв подряд, установка первой буквы в предложении прописной, название дней недели с прописной, исправление случайного нажатия Caps Lock. Но, все эти функции, как и отдельные из них, можно отключить, просто сняв галочки около соответствующих параметров и нажав на кнопку «OK».

    Исключения

    Кроме того, функция автозамены имеет собственный словарь исключений. В нем располагаются те слова и символы, заменять которые не следует, даже если в генеральных настройках включено правило, обозначающее, что данное слово или выражение подлежит замене.

    Для перехода в этот словарь жмем на кнопку «Исключения…».

    Открывается окно исключений. Как видим, в нем имеется две вкладки. В первой из них расположены слова, после которых точка, ещё не означает конец предложения, и то, что следующее слово должно начинаться с прописной буквы. Это, главным образом, различные сокращения (например, «руб.»), или части устойчивых выражений.

    Во второй вкладке располагаются исключения, в которых не нужно заменять две прописные буквы подряд. По умолчанию, единственным словом, которое представлено в данном разделе словаря, является «CCleaner». Но, можно добавлять неограниченное количество других слов и выражений, в качестве исключений автозамены, тем же способом, о котором шла речь выше.

    Как видим, автозамена является очень удобным инструментом, который помогает автоматически исправлять ошибки или опечатки, допущенные при вводе слов, символов или выражений в Экселе. При правильной настройке эта функция станет хорошим помощником, и позволит значительно сэкономить время на проверке и исправлении ошибок.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector