Как сделать запрос на добавление в access?

Запрос на добавление записей

Дата добавления: 2015-07-04 ; просмотров: 5400 ; Нарушение авторских прав

Схема построения запроса на добавление записей имеет много общего с разработкой запросов на создание таблицы. Записи из результирующего набора могут быть добавлены как в таблицу уже открытой базы данных, так и в какую-либо другую базу данных Access. Безусловно, структура запроса должна соответствовать структуре таблицы-получателя. Чтобы продемонстрировать, каким образом создается запрос на добавление записей в таблицу, создадим в базе данных таблицу, в которой указаны товары, которые должны подвести на склад (рис.15).

Чтобы построить запрос на добавление записей, выполните следующее.

1. Создайте новый запрос. В нашем примере бланк запроса включает три поля таблицы ОжидаемыеТовары (рис. 16).

2. Чтобы преобразовать запрос на выборку в запрос на добавление, щелкните на кнопке Добавление груп­пы Тип запроса. На экране появится диалоговое окно Добавление.

3. Выберите из раскрывающегося списка поля имя таблицы название той табли­цы, в которую необходимо добавить записи новой таблицы (для нашего примера это таблица Товары, как показано на рис. 17), затем примите пред­ложенную по умолчанию опцию в текущей базе данных и щелкните на кнопке ОК.

В бланке запроса теперь появилась новая строка — Добавление (рис. 18).

При условии, что имена полей исходной таблицы, указанные в бланке запроса, совпадают с именами тех полей, куда должны быть добавлены данные, программа Access по умолча­нию вносит эти имена в ячейки строки Добавление.

4. Щелкните на кнопке Выполнить группы Результаты. Программа Access сообщит о том, какое число записей будет добавлено в таблицу. Щелкните на кнопке Да, чтобы завершить выполнение запроса.

5. Если необходимо, сохраните запрос.

6. Чтобы проверить полученные результаты, обратитесь к категории Таблицы облас­ти переходов и откройте целевую таблицу Товары.

Запросы на удаление

Как и следует из названия, главное и единственное назначение запросов такого типа — удалять из таблиц (или нескольких таблиц) записи, соответствующие определен­ному критерию. Именно записи, а не значения отдельных полей, для удаления которых можно воспользоваться запросом на обновление. Применение запросов на удаление обя­зывает быть предельно внимательным, поскольку удаление записей выполняется без возможности их последующего восстановления.

Порядок действий при создании запроса на удаление аналогичен приводимым выше процедурам для других запросов на изменение.

1. Создайте запрос на выборку, результирующими записями которого должны стать строки исходной таблицы, подлежащие удалению.

2. Перейдя в режим таблицы, убедитесь, что в результирующей таблице отображены именно те данные, которые следует удалить.

3. Вернитесь в режим конструктора запросов и воспользуйтесь для выбора типа за­проса (на удаление записей) кнопкой Удаление группы Тип запроса. Запрос на выборку будет преобразован в запрос на удаление, а в бланке запроса вместо стро­ки Сортировка появится новая строка — Удаление. Простой пример бланка за­проса на удаление приведен на рис. 18.

4. Щелкните на кнопке Выполнить группы Результаты. Программа Access сообщит о том, сколько записей будет удалено и запросит подтверждение операции. Щелк­ните на кнопке Да, если вы готовы расстаться с указанными записями.

Таков сценарий удаления записей из одной, не связанной с другими таблицы. Однако на практике таблицы базы данных, как правило, связаны между собой, и наличие этих связей в схеме базы данных обязательно учитывается программой Access при попытке удалить записи одной из связанных таблиц. Напомним, что если между таблицами определено от­ношение «один ко многим» и в диалоговом окне Изменение связей установлен флажок опции каскадное удаление связанных записей, при удалении записи в главной таблице автоматически будут удалены все связанные записи подчиненной таблицы, даже если ее поля не фигурировали в бланке запроса на удаление.

Если флажок каскадного удаления не установлен, но для данного отношения между таблицами опция Обеспечение целостности данных активизирована, удалить записи из родительской таблицы не удастся до тех пор, пока не будут удалены записи из подчиненной табли­цы. При попытке удаления записей программа Access выдает соответствующее предупреждение о наличии связанных записей в подчиненной таблице.

Создание запроса на добавление (или на создание таблицы)

Приведенные далее действия описывают процесс создания запроса на добавление или на создание таблицы. Вы переносите записи из таблицы Contacts (контакты) БД Marketing.accdb в таблицу PotentialClients (потенциальные клиенты) БД Sales.accdb. (Вы можете найти обе БД на странице «Missing CD» на Web-сайте www.missingmanuals.com.)

1. Откройте БД-источник.

В данном примере это БД Marketing.accdb, содержащая контактную информацию.

2. Создайте новый запрос, выбрав на ленте Создание > Другие > Конструктор запросов

(Create > Other > Query Design).

На экране появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

3. С помощью этого окна добавьте таблицу-источник, содержащую записи, которые вы хотите скопировать. Затем для закрытия окна щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).

В данном примере используется таблица Contacts.

4. Измените тип запроса на запрос на добавление, выбрав на ленте Работа с запросами | Конструктор > Тип запроса > Тип запроса: добавление (Query Tools | Design > Query Type > Append) (или выберите Работа с запросами | Конструктор > Тип запроса >

Тип запроса: создание таблицы (Query Tools ¦ Design > Query Type > Make Table) для превращения его в запрос на создание таблицы).

Конечная таблица (таблица PotentialClients в БД Sales.accdb) уже существует. По этой причине применяется запрос на добавление вместо запроса на создание таблицы.

Когда вы измените тип запроса на запрос на добавление или на создание таблицы, программа Access попросит указать конечную таблицу (место, куда вы будете копировать записи), как показано на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Программа Access хочет знать, куда вы собираетесь перенести копируемые записи. Таблицу можно выбрать из удобного раскрывающегося списка. Если вы копируете данные из одной БД в другую, выберите переключатель в другой базе данных, щелкните мышью кнопку Обзор… для выбора файла БД и затем кнопку ОК

5. Если вы хотите переместить записи в другую БД, выберите переключатель в другой базе данных, затем нажмите кнопку Обзор… Укажите файл вашей БД и нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить ваш выбор.

Вы перемещаете записи в БД Sales.accdb.

Если вы планируете повторное использование нового запроса, не меняйте место хранения конечной БД. Если конечный файл переместить в другую папку или на другое устройство (или переименовать его), программа Access не сможет найти его во время выполнения запроса и выдаст сообщение об ошибке.

6. В поле имя таблицы (Table Name) укажите имя таблицы, в которую вы хотите перенести записи.

Если создается запрос на добавление, выбранная таблица должна где-то храниться — либо в файле БД, либо в другом доступном вам месте. Ее можно выбрать из раскрывающегося списка имя таблицы.

Если вы формируете запрос на создание таблицы, нужно ввести имя таблицы для новой таблицы, и программа Access создаст ее во время выполнения запроса. В данном примере вы переносите записи в таблицу PotentialCIients.

7. Щелкните мышью кнопку ОК для того, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление или Создание таблицы.

8. Теперь добавьте поле (или поля), которое вы хотите скопировать из таблицы-источника.

Напоминаю о том, что вы не должны копировать все поля. В данном примере нужно добавить только поля FirstName и LastName.

9. Если создается запрос на добавление, вставьте имена полей конечной таблицы в строку Добавление (Append To).

В этом примере задайте в поле Добавление для FirstName имя F_Name. В этом случае программа Access скопирует информацию из поля FirstName в таблице-источнике в поле F_Name конечной таблицы (рис. 8.7). Аналогично задайте в поле LastName для добавления поле L_Name.

Рис. 8.7. Данный запрос на добавление переносит информацию из таблицы Contacts в БД Marketing в таблицу PotentialClients БД Sales. Поскольку в обеих таблицах используются поля ID с типом данных Счетчик, номера ID в скопированных записях будут отличаться от номеров ID в исходных записях. (Если вас это не устраивает, нужно скопировать номера ID типа Счетчик таблицы Contacts в обычный числовой столбец таблицы PotentialClients — такой, в котором не используется тип данных Счетчик.)

10. Если вы хотите скопировать только некоторые записи из таблицы-источника, задайте необходимые условия отбора.

Как и в любых других секциях программы Access, эти условия отбора определяют, какие записи копируются из таблицы-источника. Для задания условия заполните строку Условие отбора соответствующего поля таблицы.

Читать еще:  Qlikview section access как сделать

Если вы добавляете условие отбора в запрос на добавление, но не хотите копировать значение этого поля в конечную таблицу, оставьте пустым поле Добавление.

Если поле с условием отбора применяется в запросе на создание таблицы, но вы не хотите копировать его значение в новую таблицу, сбросьте флажок Вывод на экран для этого поля.

11. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и затем выберите команду Режим таблицы для просмотра строк, на которые воздействует ваш запрос.

Этот шаг позволяет просмотреть строки, которые вы собираетесь копировать.

12. Если вы убедились в том, что все верно, вернитесь в Конструктор и выберите на ленте Работа с запросами j Конструктор > Результаты > Выполнить для переноса ваших записей (Query Tools ¦ Design > Results > Run).

Программа Access предупредит вас об изменении, которое собирается сделать. Щелкните мышью кнопку Да для копирования записей. Access не выведет на экран скопированные записи — для того, чтобы проверить их, нужно просмотреть лист данных с конечной таблицей.

В настоящий момент у вас одни и те же записи в двух местах — в таблице-источнике и в конечной таблице. Мы сможете продолжить работу и с помощью запроса на удаление очистить таблицу-источник, как описано в разд. «Запросы на удаление» далее в этой главе,

13. Для сохранения запроса нажмите комбинацию клавиш + (или закройте вкладку запроса). Вам нужно задать имя запроса.

Если вы не собираетесь повторно использовать запрос, подумайте о его удалении.

Получение начальных значений типа Счетчик, отличных от 1

Ведущие специалисты Access применяют запросы в одном из самых изощренных искусственных приемов: замене в поле таблицы с типом Счетчик начального значения числом, отличающимся от 1.

Как вы узнали в главе 2, программа Access всегда генерирует значения типа Счетчик, начиная с 1. (Единственное исключение — применение случайных чисел или кодов репликаций, два редких варианта, описанных в разд. «Применение поля типа Счетчик без раскрытия реального размера вашей таблицы» главы 2.) Но существует множество причин, вызывающих желание изменить такое поведение программы. Например, компании Boutique Fudge хочется начать нумерацию своих клиентов с 1000, а номеров товаров — с 5000, или начать нумеровать свои заказы с 10 000. Эти схемы нумерации часто облегчают бухгалтерский учет. Они позволяют сохранять постоянным количество цифр в значениях типа Счетчик, помогают разделить коды в двух разных таблицах и не смущаться, сообщая клиенту о том, что он сделал заказ номер 1.

К счастью, существует (немного неуклюжий) способ обмануть систему и заставить Access начать отсчет с любого нужного вам числа. Для того чтобы сделать то, что вы не можете сделать сами, применяется запрос на добавление. Просто вставляется запись с заданным значением типа Счетчик. После того как запись создана, программа Access наращивает значения, начиная со вставленного вами значения. Таким образом, если вы добавили запись типа Счетчик со значением 999, Access присвоит следующей записи значение 1000 и т. д.

Вот как это делается.

1. Создайте новую таблицу (Создание > Таблицы > Конструктор (Create > Tables > Table Design)).

Эта таблица будет храниться всего несколько минут.

2. Добавьте одно поле. Присвойте ему то же имя, что и у поля с типом данных Счетчик в таблице, которую вы пытаетесь изменить.

Обычно у него имя Код (ID).

3. Измените тип данных поля на Числовой (вместо Счетчик) и убедитесь в том, что размер поля — Длинное целое (Long Integer) (стандартный выбор).

4. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок таблицы и выберите Режим таблицы.

Сохраните таблицу, когда программа Access напомнит об этом, но не беспокойтесь о ее имени, имя Табляца1 вполне подходит. Когда Access предложит создать первичный ключ, щелкните мышью кнопку Нет.

5. В Режиме таблицы введите в поле с типом данных Числовой временной таблицы значение, на 1 меньшее того, которое вы хотите использовать в качестве начального в поле с типом данных Счетчик.

Если вы хотите начать со значения 100 в поле с типом Счетчик, введите в поле с типом Числовой значение 99. Закройте таблицу.

6. Создайте новый запрос (Создание > Другие > Конструктор запросов (Create > Other > Query Design)).

В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) выберите созданную вами временную таблицу (Таблица!.) и щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).

7. Выберите на ленте Работа с запросами J Конструктор > Тип запроса > Тип запроса:

добавление (Query Tools | Design > Query Type > Append) для изменения типа запроса на запрос на добавление.

Когда программа Access запрашивает, в какую таблицу вы хотите добавить запись, выберите таблицу с полем типа Счетчик, значения которого вы хотите попробовать изменить.

8. Дважды щелкните кнопкой мыши поле, которое вы добавили в вашу таблицу (например Код (ID)).

Программа Access задаст в строке Добавление то же имя, это как раз то, что надо.

9. Выберите на ленте Работа с запросами | Конструктор > Результаты > Выполнить

(Query Tools | Design > Results >Run).

Щелкните мышью кнопку Да, когда Access предупредит вас о том, что собирается добавить запись.

10. Откройте таблицу, которую вы только что обновили, и удалите только что вставленную запись.

Начиная с этого момента и далее, значения типа Счетчик будут увеличиваться, начиная с добавленного значения.

11. Удалите временную таблицу, созданную в пункте 1, поскольку она вам больше не нужна.

У этого метода есть несколько ограничений. А именно, если у вашей таблицы строгие правила верификации — например, у одного или нескольких полей в свойстве Обязательное поле задано значение Да — Access не разрешит вам вставить новую запись с помощью запроса на добавление. В этой ситуации нужно либо отключить правила верификации (временно установив для всех полей в свойстве Обязательное поле значение Нет), либо добавить обязательные поля с корректными значениями в вашу временную таблицу.

Создание запросов в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Читать еще:  Как сделать таблицу в таблице access?

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Запросы на добавление записей

С помощью запроса на добавление записей можно скопировать выбранные записи и поместить их в другую таблицу. Можно также использовать запрос на добавление для переноса данных в используемую БД из другого источника (из какой-либо другой таблицы).

Выполнение запроса на добавление записей можно начать (также как и в других запросах-действиях) с запуска запроса-выборки – для того чтобы убедиться, что копируются необходимые записи.

Если необходимо добавить записи к таблице в другой БД, сначала следует присоединить таблицу-источник к базе, содержащей целевую таблицу, с помощью команд ФайлВнешние данныеСвязь с таблицами. Для отбора добавляемых записей нужно составить запрос на выборку. Затем надлежит выполнить составленный запрос и оценить результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды ВидРежим таблицы. После этого необходимо вернуться в режим Конструктор и активизировать команду ЗапросДобавление.

В открывающемся окне диалога нужно в поле Имя таблицы выбрать имя таблицы, к которой требуется присоединить данные из результирующего набора записей запроса. Закрытие диалогового окна кнопкой ОК приводит к тому, что Access добавляет в бланк запроса строку Добавление.

В строку Добавление автоматически (или вручную) вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса. Далее следует осуществить запрос. Для этого надо выполнить команду ЗапросВыполнить или щелкнуть по кнопке Выполнить на панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

Однако при переключении на запрос-выборку и обратно Access не сохраняет соответствия имен полей. Если перед запуском соответствующего запроса на добавление записей вы хотите выполнить запрос-выборку, приходится заново задавать соответствия имен двух таблиц.

Добавленные по ошибке записи легко находятся и удаляются. Тем не менее, можно сэкономить время, если сделать резервную копию таблицы, в которой будет осуществляться добавление записей.

Построение запроса на добавление записей:

— в запросе на выборку указать таблицу, из которой будут добавляться данные;

— отобрать данные, которые будут добавляться в другую таблицу;

— в окне Конструктор выбрать меню ЗапросДобавление. ;

— указать имя таблицы, в которую будут добавляться записи;

— заполнить условия добавления записей.

Упражнения

В БД Супермаркет реализовать следующие действия:

1. Создать запрос на обновление, который снижает цену товаров, продающихся в молочном отделе, на 10 %.

2. Увеличить на 50 % оклад конкретно указанного сотрудника с помощью запроса на обновление Надбавка к зарплате.

3. Организовать запрос на обновление Повышение заработной платы, который в зависимости от указанного процента повышения зарплаты будет обновлять размеры окладов.

4. Создать запрос на создание таблицы, который организует новую таблицу Расчет зарплаты с полями Ф.И.О., Оклад, Премия (20 % от оклада), Аванс (40 % от оклада), Подоходный налог, Пенсионный взнос, К выдаче.

5. Создать запрос на создание таблицы, который организует новую таблицу Подакцизные товары с полями Номенклатура, ЕдИзмерения, Цена.

6. Создать запрос на создание таблицы, который выгружает данные о поставках товаров за месяц, указанный пользователем, в таблицу Данные за месяц.

7. Создать запрос на удаление, с помощью которого можно будет удалять сведения о поставках поставщика, указанного пользователем БД.

8. Создать запрос на удаление, чтобы с его помощью можно было удалить из таблицы Товары записи по тем товарам, у которых размер акциза (20 % от цены) в рублях превышает 5000 рублей.

9. Создать запрос на удаление, который удаляет все сведения о сотруднике старше 70-ти лет (использовать функцию DateDiff).

10. Создать запрос на удаление, который удаляет из БД о поставках сведения, касающиеся конкретно указанного интервала времени (использовать оператор Between).

11. Создать новую таблицу Продукты питания с полями, аналогичными таблице Товары. С помощью запроса на добавление Добавление продуктов, добавить записи из таблицы Товары, которые касаются только отделов с продуктами питания.

12. Создать новую таблицу Офис с полями КодСотрудника, Ф.И.О., Оклад. С помощью запроса на добавление Офисные работники добавть записи из таблицы Сотрудники, которые касаются только сотрудников, работающих в отделах Администрация и Бухгалтерия.

Контрольные вопросы

1. Перечислите виды запросов на изменение и охарактеризуйте каждый.

2. Что является результатом запуска запроса на изменение?

3. В чем особенности структуры бланка Конструктор запроса на обновление?

4. В чем особенности структуры бланка Конструктор запроса на удаление?

Тема 10. Отчеты в Access

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из БД в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1) предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

2) могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.

Методы работы с отчетами аналогичны методам работы с формами.

Разделы отчета

Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.

Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды ВидКолонтитулы.

При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Добавить в отчет эти разделы можно с помощью команд ВидЗаголовок/примечание отчета.

Линейки с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице.

Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.

Запрос на добавление записей.

С помощью этого типа запроса блоки данных одной таблицы (все или отобранные запросом) можно присоединить в конец другой таблицы.

  • 1. Создайте новый запрос на выборку тех блоков данных, которые будут добавлены в некоторую таблицу, и проверьте его корректность, перейдя в режим Таблицы.
  • 2. Преобразуйте запрос на выборку в запрос на добавление, для чего, вернувшись в режим Конструктор, выберите команду Добавление (вкладка ТИП ЗАПРОСА).
  • 3. В появившемся окне введите имя таблицы, к которой нужно присоединить данные и нажмите ОК.
  • 4. Выполните запрос.

Запрос на удаление записей. С помощью данного типа запроса можно удалить из базовой таблицы группу блоков данных, отобранных по определенным критериям. При этом следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту операцию нельзя отменить. Для осуществления запроса требуются следующие действия.

  • 1. Создайте новый запрос на выборку удаляемых блоков данных; отбор блоков данных выполняется в соответствии с заданными в строке Условие критериями.
  • 2. Проверьте корректность сформулированных условий, перейдя в режим Таблицы.
  • 3. Преобразуйте запрос па выборку в запрос па удаление записей, для чего, вернувшись в режим Конструктор, выберите команду Удалить (вкладка ТИП ЗАПРОСА)
  • 4. В появившейся строке Удалить установите критерии отбора.
  • 5. Выполните запрос.

Рассмотрим создание запросов на модификацию на примерах.

Создадим запрос на создание таблицы «Мониторы», полученной из таблицы «Товары». Таблица «Мониторы» должна содержать все поля таблицы «Товары» и только те записи, в которых наименование товара — Монитор.

Читать еще:  Как сделать резервную копию базы данных access?

1. Создадим запрос на выборку данных о мониторах из таблицы «Товары» (рис. 3.45), предварительно создав копию таблицы «Товары».

Рис. 3.45. Запрос на выборку данных о мониторах

Для выбора всех полей таблицы «Товары» использована «*». Условие отбора задано для ноля Наименование. Во избежание дублирования поля Наименованиеу в таблице «Мониторы» отсутствует «галочка» в строке Вывод на экран.

2. Изменим тип запроса на выборку в запрос на создание таблицы, при этом появится окно для ввода имени создаваемой таблицы (рис. 3.46).

Рис. 3.46. Запрос на создание таблицы

3. Выполним запрос, при этом появится предупредительное окно (рис. 3.47).

Рис. 3.47. Предупредительное окно

4. Подтвердим создание новой таблицы с выбранными записями, в результате в списке таблиц БД увидим новую таблицу «Мониторы» (рис. 3.48)

Рис. 3.48. Таблица «Мониторы»

Создадим запрос на обновление цен товаров с учетом сезонных скидок на 10% (рис. 3.49).

1. Предварительно создадим копию таблицы «Товары», присвоив ей имя «Копия- Товары». [1] [2] [3] [4]

Рис. 3.49. Запрос на обновление

Любой запрос в MS Access реализуется с помощью языка SQL. Хотя большинство запросов можно построить, пользуясь средствами, которые Access предоставляет в режиме конструктора, и в этом случае они будут храниться в виде инструкций SQL. Некоторые типы запросов можно построить, используя только язык SQL.

Синтаксис инструкции SELECT в MS Access. Ядром языка SQL является инструкция SELECT. Она используется для отбора строк и столбцов из таблиц базы данных и содержит пять основных предложений. В общем случае ее синтаксис можно представить в следующем виде:

| WHERE Спецификация—отбора—строк>] [GROUP BY Спецификация—группировки>] [ORDER BY Спецификация—сортировки>]

Имя—таблицы, имя—запроса—на—выборку и псевдоним, уточняющий имя поля обязательно должны присутствовать в предложении FROM запроса. Если таблица или запрос имеет псевдоним, необходимо использовать именно его, а не реальное имя таблицы или запроса.

Первую часть имени (включая точку) можно опустить, если поле имеется только в одной из таблиц предложения FROM.

Имена, содержащие пробелы, обязательно должны заключаться в квадратные скобки.

При определении списка полей использование символа «*» вместо имени поля указывает, что нужно отобразить все столбцы данной таблицы. Если в качестве списка полей использован символ «*», то отбираются все столбцы всех таблиц, указанных в предложении FROM.

Следующее выражение задает ноле из таблицы «Товары», имя которого Наименование: Товары.Наименование.

Предложение FROM. Задает таблицы или запросы, служащие источниками данных для создаваемого запроса.

(INNER | LEFT | RIGHT> JOIN <имя—таблицы [[AS] псевдоним ] имя—запроса—на—выборку [[AS] псевдоним ] (

Следующий запрос отображает все поля таблицы «Товары»: SELECT Товары.*

Предложение WHERE. Для каждой таблицы и запроса можно определить альтернативное имя. Оно используется как псевдоним вместо полного имени таблицы при задании имен столбцов в списке полей, условии объединения и предложении WHERE.

Следующий запрос отображает товары, цена которых больше 100 долл, и гарантийный срок которых 36 месяцев:

SELECT Товары.Наименоваиие, Товары.Цеиа FROM Товары

WHERE Товары.Цеиа > 100 AND Товары.[Гарантийный срок] = 36;

Большие возможности SQL, во многом, основаны на его способности объединять информацию из нескольких таблиц или запросов.

Для задания типа объединения таблиц в логический набор записей, из которого будет выбираться необходимая информация, в предложении FROM используется операция JOIN.

Операция INNER JOIN используется для получения всех строк из обеих логических таблиц, удовлетворяющих условию объединения.

Операция LEFT JOIN возвращает все строки из первой логической таблицы, объединенные с теми строками из второй, для которых выполняется условие объединения.

Аналогично, операция RIGHT JOIN возвращает все строки из второй логической таблицы, объединенные с теми строками из первой таблицы, для которых выполняется условие объединения.

Выражение позволяет сравнить поля первой таблицы с полями второй таблицы. В бланке запроса QBE в условии объединения используется только оператор равно (=). Запрос на основе объединения таблиц по неравенству ( , <>, =) можно создать только в режиме SQL.

Следующий запрос отображает сведения о складах фирмы Citilink:

SELECT Склады. НомерСклада, Склады.Адрес, Склады .Телефон FROM Фирмы INNER JOIN Склады ON Фирмы.КодФирмы = Склады.КодФирмы WHERE Фирмы.Название = «Citilink»;

Запрос отображает список товаров, которые еще не были проданы с указанием наименования товаров и номеров складов, па которых они хранятся:

SELECT Товары.Наименование, Хранение.НомерСклада FROM (Товары INNER JOIN Хранение ON Товары.КодТовара = Хранение.Код- Товара) LEFT JOIN Продажи ON Хранение.Ш = Продажи.ID WHERE ((Продажи.Количество) Is Null);

Следующая операция возвратит все строки из таблиц «Товары» и «Хранение», для которых совпадают значения в поле КодТовара:

Товары INNER JOIN Хранение ON Товары.КодТовара = Хранение.КодТовара; Операция LEFT JOIN возвратит все строки из таблицы, полученной в результате предыдущей операции INNER JOIN, объединенные с теми строками из таблицы «Продажи», для которых выполняется условие объединения. Тогда в строке товара, который не продавался, в поле «количество проданного товара» будет значение Null, что будет являться условием отбора для искомого списка.

Предложение GROUP BY в инструкции SELECT задает столбцы, используемые для формирования групп из выбранных строк.

GROUP BY имя—столбца.

Оператор GROUP BY разделяет рассматриваемую таблицу на такие группы, что внутри любой из этих групп все строки содержат одинаковые значения в указанном столбце.

Следующий запрос отображает общее количество проданного товара каждого наименования:

SELECT Товары.Наименование, Sum([ 1родажи.Количество)

FROM (Товары INNER JOIN Хранение ON Товары.КодТовара = Хранение.КодТовара)

INNER JOIN Продажи ON Хранение.10=Продажи.ID GROUP BY Товары.Наименование;

Предложение HAVING — специальная форма фразы WHERE. Она относится не к отдельным строкам, а к группам: предикат во фразе HAVING всегда ссылается (посредством специальных библиотечных функций, таких как, например, SET) на свойства групп, а не строк, и на основе этого предиката группы целиком либо выбираются, либо отбрасываются.

В случае отсутствия предложения GROUP BY условие отбора применяется ко всей логической таблице, определенной инструкцией SELECT.

Следующий запрос отображает общее количество проданного товара по дням с 10 по 20 декабря 2003 г.:

SELECT Продажи.Дата, Sum(Продажи.Количество)Л8 [Sum—Количество] FROM Продажи GROUP BY Продажи.Дата

HAVING ((Продажи.Дата) Between #10.12.03# AND #20.12.03#);

Предложение ORDER BY задает порядок расположения строк, возвращаемых инструкцией SELECT.

Оператор ORDER BY определяет сортировку результата выборки в порядке возрастания ASC или убывания DESC значений атрибута. В предложении ORDER BY можно указать несколько столбцов. Список сортируется сначала по значениям столбца, имя которого указано первым.

Следующий запрос отображает список товаров упорядоченных по цене: SELECT Товары.Наименование, Товары.Цена FROM Товары

ORDER BY Товары.Цена DESC;

Инструкция SELECT выполняет операции выбора и объединения для создания логической таблицы (набора записей) на базе других таблиц или запросов. Выше был рассмотрен синтаксис инструкции SELECT в общем виде. Рассмотрим его более подробно.

SELECT [ALL | DISTINCT | DISTINCTROW | TOP число

Предикаты ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP n или TOP n PERCENT уточняют окончательный набор записей запроса.

По умолчанию действует предикат ALL, при котором в набор записей включаются все строки, удовлетворяющие условиям отбора, в том числе дубликаты.

Предикат DISTINCT требует, чтобы запрос возвратил только строки, отличающиеся от всех остальных.

Если инструкция SELECT содержит предикат DISTINCTROW, то в набор записей включаются только те строки, в которых конкатенация первичных ключей из всех таблиц, участвующих в формировании возвращаемых столбцов, является уникальной. В зависимости от того, какие столбцы представлены в наборе записей, иногда можно увидеть повторяющиеся строки, но даже в этом случае каждая строка запроса образована из уникальной (DISTINCT) комбинации строк (ROWS) базовых таблиц.

Чтобы результирующий набор содержал только первые п или первые п процентов записей, используйте предикат ТОР п или TOP n PERCENT. Параметр п должен быть целым числом, не превышающим 100, если используется ключевое слово PERCENT.

Следующий запрос отображает список 10 самых дорогих товаров: SELECT ТОР 10 Товары.Наименование, Товары.Цена FROM Товары

ORDER BY Товары.Цена DESC;

Подчиненный запрос <вложенная выборка). SQL позволяет использовать в условии отбора результаты другой выборки. Уровней вложенности может быть несколько.

Необходимо получить список процессоров, цена которых ниже средней цены процессоров:

SELECT Товары.Наименование, Товары.Цена

WHERE ((Товары.Наименование) Like “проц*”) AND ((Товары.Rena)

  • [1] Создадим запрос на выборку, отображающий поле Цена (выбираем только тополе, значения которого должны быть обновлены).
  • [2] Изменим тип запроса на выборку в запрос на обновление.
  • [3] В строке Обновление введем выражение, обновляющее значение поля с помощью Построителя выражений.
  • [4] Выполним запрос.
  • [5] В угловые скобки заключается обязательный элемент синтаксиса.
  • [6] В квадратные скобки заключаются один или несколько необязательных элементов,разделенных символом «вертикальная черта» (|).
  • [7] В фигурные скобки заключаются один или несколько элементов, разделенных символом «вертикальная черта». Следует выбрать один из перечисленных элементов.
  • [8] Запрос должен заканчиваться символом «точка с запятой» (;).
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector