Как сделать сводную в access?

Сводная из базы данных Access

Предположим, что у вас есть большая база данных. Назовем её «products». И под большая я подразумеваю порядка 3млн записей(строк) или больше. Непосредственно на один лист Excel такое количество данных точно не поместится. Можно, конечно, хранить и на разных листах. Тогда можно воспользоваться статьей Сводная таблица из нескольких листов. Но во-первых, данный метод работает не очень стабильно и может требовать изменений в зависимости от версии Excel и так же требует разрешения выполнения макросов, а во-вторых, для такого количества записей это не лучшее решение, т.к. хранить такое количество данных в книгах Excel не совсем правильно. Поэтому даже если у вас есть несколько книг/листов, забитых нужными данными по полной и надо эти данные объединить для дальнейшего анализа сводной таблицей — то самое лучшее на мой взгляд решение, это объединить их через MS Access в одну таблицу и потом уже построить сводную на основании таблицы не составит труда.

Создание БД в Access из нескольких диапазонов
Для того, чтобы правильно и безболезненно собрать данные нескольких таблиц из Excel в Access необходимо эти таблицы подготовить. Что не так уж сложно. Для этого надо соблюсти следующие правила:

• все таблицы должны содержать одинаковое количество столбцов с полностью идентичными заголовками
• заголовки не должны содержать переносов строк, тире, дефисов, точек, запятых. Лучше вообще отказаться от любых знаков препинания и сомнительных символов — оставьте только пробелы между словами(и то даже их лучше заменить нижним подчеркиванием)
• если в таблицах присутствуют числовые данные, которые впоследствии необходимо будет суммировать — убедитесь, что все данные именно числовые и нет текстовых. Это поможет избежать ошибок импорта
• необходимо убедиться, что таблицы не содержат пустых строк и столбцов, а так же объединенных ячеек

Теперь, когда все таблицы готовы можно приступить к импорту данных в Access. Открываете Access и выбираете Создать (New) — Новая база данных (Blank database) . Указываете имя базы и месторасположение(папку):

После создания базы проходим несколько шагов:

1. переходим на вкладку Внешние данные (External Data) -группа Импорт и связи (Import & Link) —Excel.
2. Выбираем файл, данные из которого необходимо перенести в Access
3. Указываем Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных (Import the source data into a new table in the current database) :
   
4. на следующем шаге будет предложено выбрать лист или именованный диапазон для импорта (Show worksheets, Show named ranges) :
   
   я выбрал лист «products», т.к. именно так у меня называется лист с данными. Жмем Далее (Next)
5. на этом шаге просто убеждаемся, что галка Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Heading) установлена. Если нет — устанавливаем
6. жмем Готово (Finish)

Первая часть базы наполнена. Теперь необходимо дополнить созданную в Access таблицу данными других листов или книг. Для этого повторяем все описанные выше шаги, но на 2-м шаге выбираем Добавить копию записей в конец таблицы (Append a copy of the record to the table) . Тогда данные будут дополнены в уже созданную нами таблицу из первого листа, а не будут записаны в новую(чего нам не надо).
Все, теперь можно приступать к созданию сводной таблицы.

Создание сводной на основе базы данных Access
Прежде чем создавать сводную на основе внешних источников необходимо добавить на панель быстрого доступа кнопку , которая позволит это сделать:

• Excel 2010 — Файл (File) — Параметры (Options) — Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar)
• Excel 2007 — Кнопка офис— Параметры Excel (Excel options) — Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar)

или непосредственно с панели быстрого доступа:

Выбрать команды из: Все команды (All Commands) . Ищем там Мастер сводных таблиц и диаграмм (PivotTable and PivotChart Wizard) и переносим на панель быстрого доступа:

Теперь жмем на эту кнопку и на первом шаге появившегося окна Мастера выбираем во внешнем источнике данных (external data source) :

на втором шаге жмем кнопку Получить данные (Get Data) :

В появившемся окне необходимо выбрать MS Access Database или База данных MS Access.

Тут есть важный момент. Галочка Использовать мастер запросов (Use the Query Wizard to create/edit queries) должна быть включена. Жмем ОК.

Далее выбираем в правом окне папку, в которой расположена наша база данных. В левом окне выбираем сам файл Базы данных:

Подтверждаем выбор нажатием кнопки ОК.
Далее необходимо создать запрос выборки. По сути можно просто нажать на имя таблицы Базы данных и после этого на значек «>»

Но если вам необходимо будет работать только с некоторыми столбцами из всей таблицы — можно последовательно перенести их в правое поле(предварительно в левом развернув плюсик рядом с именем таблицы). Убрать лишние столбцы из правого поля можно кнопочкой » (Return Data to Microsoft Excel) и жмем Готово. При этом в окне второго шага мастера сводных таблиц и диаграмм правее кнопки Получить данные должна появиться надпись Данные получены (Data fields have been retrieved) :

Если у вас данная надпись появилась, то смело жмем Далее (Next) и на последнем шаге мастера выбираем ячейку и лист, в которые необходимо поместить сводную таблицу:

Либо на имеющийся лист(придется указать ячейку, в которой будет размещаться первая строка данных), либо на новый лист.
Жмем Готово (Finish) .
Все, наша сводная готова к работе и теперь вы можете обрабатывать свои миллионы записей быстро и легко в привычном интерфейсе самой сводной.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Создание форм в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.6. Создание и использование форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД — это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.

Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.

Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:

• инструмента Form;
• инструмента Разделенная form;
• инструмента Несколько элементов;
• инструмента Пустая form;
• Мастера form;
• Конструктора form.

Все средства создания форм помещены в группу forms на вкладке Создание (рис. 1).

Forms, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим конструктора. Переход между режимами (открыть, режим макета, конструктор) можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши форму в области переходов, а затем выбрать нужный режим в контекстном меню.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.

В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля, настраиваемые элементы и составлять программы.

Инструмент «Форма». Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Form. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Form. На экране будет отображена form (рис 2).

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить.

Средство «Разделенная форма». Разделенная form — новая возможность в Microsoft Access 2007, которая позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и в режиме таблицы. В области объектов (переходов) выделить таблицу, например Успеваемость. Далее щелкнуть на пиктограмме «Разделенная forms» на вкладке Создать. На экране будет отображена form (3).

Инструмент «Несколько элементов». Форму, в которой отображается не одна, а одновременно несколько записей, можно создать инструментом «Несколько элементов» (рис. 4). Чтобы создать данную форму выделим в области объектов (переходов) одну из таблиц (например, Успеваемость). Затем перейдем на вкладку Создание и щелкнем на пиктограмме «Несколько элементов». На экране будет отображена form (рис. 4) в режиме макета.

Form похожа на таблицу, в ней одновременно отображаются несколько записей. Но эта form предоставляет возможности для настройки, так как она отображается в режиме макета. В режиме макета можно легко осуществлять доработку формы (например, добавлять элементы управления и т.д.).

Средство Пустая форма. Этот инструмент можно использовать в том случае, если необходимо быстро создать форму с несколькими полями. Form открывается в режиме «Работа с макетами форм» и при этом отображается область Список полей (рис. 5).

Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.

Затем все «Доступные поля» переведем в «Выбранные поля», выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль — официальный

После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

Конструктор форм. Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:

1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме «Конструктор форм». В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных.
2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме «Добавить существующие поля», появится список таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).

3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши.

4. Поместить поля на форму (рис. 9).

5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

• Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
• Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
• Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
• Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
• Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
• Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.

6. Сохранить форму.

7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов.

Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Сводные таблицы Excel

Программа Microsoft Access очень часто применяется для управления наборами таблиц, которые связаны согласно определенным правилам или полям (как, например, таблицы Покупатели, Заказы и Доход одной базы данных).

При управлении данными в Access в ваше распоряжение предоставляются все преимущества реляционных баз данных: целостность информации, отсутствие избыточных данных и получение необходимых сведений с помощью запросов. Для большинства пользователей Excel базы данных Access предоставляют ценность только как хранилища информации, данные из которых извлекаются с помощью запросов. После импорта данных в Excel их можно представить в виде сводных таблиц, а потому и быстро проанализировать самым тщательным образом.

Проблема такого подхода заключается в том, что он предполагает хранение в одной рабочей книге сразу двух копий одного и того же набора данных: на рабочем листе и в кеше сводной таблицы. Это автоматически делает рабочую книгу громоздкой, а ее файл — в два раза большего размера, чем того требует ситуация. Конечно, существует способ повышения эффективности обработки внешних данных Access.

В Excel 2010 поддерживается удивительно простой способ извлечения данных из файлов Access, не требующий создания двух их копий. Просто запустите Excel на выполнение и откройте пустую рабочую книгу. Далее перейдите на вкладку ленты Данные (Data) и в группе Получение внешних данных (Get External Data) щелкните на кнопке Из Access (From Access), как показано на рис. 7.19.

Рис. 7.19. Щелкните на кнопке Из Access, чтобы получить данные из базы данных Access

На экране появится диалоговое окно, где запрашивается база данных, которой будет извлекаться информация. Укажите исходную базу данных. После выбора базы данных на экране появится диалоговое окно, подобное показанному на рис. 7.20. В нем перечислены все таблицы и запросы, присутствующие в указанной базе данных. В нашем примере выбран запрос Sales_By_Employee. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 7.20. Выберите запрос или таблицу, данные которой нужно проанализировать

На рис. 7.20 показано, что в диалоговом окне Выделить таблицу (Select Table) присутствует столбец Тип (Туре). В Access существуют два типа объектов, которые могут импортироваться в Excel: представление (view) и таблица (table). Представления соответствуют запросам Access.

В нашем примере Sales_By_Employee — это запрос Access. Таким образом, в сводную таблицу будет импортироваться результат выполнения запроса. Это очень важный аспект обработки данных. Сбор необходимых данных, соответствующих запросу, выполняет программа Access, a Excel всего лишь обеспечивает их анализ.

Следующим на экране появляется диалоговое окно Импорт данных (Import Data). В нем указывается формат, в котором будут импортироваться данные. Как видно на рис. 7.21, можно импортировать исходные данные как таблицу, сводную таблицу или сводную таблицу с соответствующей диаграммой. Кроме того, нужно указать Excel, куда именно следует поместить данные.

Рис. 7.21. Установите переключатель Отчет сводной таблицы

Установите переключатель Отчет сводной таблицы (PivotTable Report) и щелкните на кнопке ОК. Начиная с этого момента вы будете наблюдать на экране рабочий лист Excel с диалоговым окном Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List). Теперь можно выполнять любые операции с только что созданной сводной таблицей (рис. 7.22).

Рис. 7.22. Сводная таблица готова к применению

Преимущество описанного метода заключается в сохранении в рабочем файле только одной копии исходных данных, которая заносится в кеш сводной таблицы. Ни в каких рабочих листах в явном виде импортированные данные не сохраняются. Представляет ли это проблему, если вы захотите вывести импортированные данные? Конечно же, нет!

Можно указать в сводной таблице представить исходные данные в нужном виде, для чего достаточно дважды щелкнуть на соответствующем значении. На рис. 7.23 показан результат двойного щелчка на значении Общий итог для менеджера с фамилией Gall (Галл). В результате на рабочем листе будут выведены все записи, в которых содержатся значения, принимающие участие в вычислении общего итога для мистера Галла. Все указанные данные автоматически помещаются на отдельный рабочий лист.

При создании сводной таблицы на основе базы данных Access вы сможете обновить ее данные только в случае доступности исходной таблицы или запроса. Таким образом, удаление, перемещение или переименование базы данных или отдельных ее компонентов приводит к нарушению связи сводной таблицы с внешним источником, а потому и невозможности ее обновления.

Именно по этой причине многие клиенты, использующие связанные с базой данных сводные таблицы, не могут своевременно обновлять информацию, и из-за этого отказываются от применения внешних источников информации. Поэтому лучше всего при создании сводных таблиц использовать внешние данные, располагаемые на общедоступных файловых серверах.

Рис. 7.23. Двойной щелчок на итоговом значении в области данных сводной таблицы приводит к выводу всех строк, принимающих участие в вычислении этого общего итога

Создание форм в Access

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных намного более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете создать ее таким образом, чтобы она работала с вашей базой данных и имела смысл для вас. На этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы. Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления дизайном и свойства формы, чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы этого хотите.

Создание форм

Access упрощает создание формы из любой таблицы в вашей базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже есть в этой таблице, и добавлять новые данные . После того, как вы создали форму, вы также можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как комбинированные поля.

Чтобы создать форму:

1. В панели навигации, выберите таблицу, которую нужно использовать, чтобы создать форму. Вам не нужно открывать таблицу.
2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Формы». Нажмите команду «Форма».
3. Ваша форма будет создана и открыта в виде макета.
4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для формы и нажмите «ОК».

О подформах

Если вы создали форму из таблицы, записи которой связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, включает в себя подчиненную форму . Подформация представляет собой форму данных, которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подформация, включенная в форму «Клиенты», которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов.

Вероятно, нам не нужно включать эту подформу, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что вам не нужна подформация, вы можете легко удалить ее. Просто нажмите его и нажмите клавишу «Удалить».

Однако подформы не всегда бесполезны. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подформат содержит полезную информацию, как в приведенном ниже примере. В нашей форме заказов подформат содержит имя, количество и цену каждого элемента, содержащегося в этом порядке, что является всей полезной информацией.

Добавление дополнительных полей в форму

Когда вы используете команду Form в существующей таблице, все поля из этой таблицы включены в эту форму. Однако, если позже вы добавите дополнительные поля в эту таблицу, эти поля автоматически не появятся в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить дополнительные поля в форму.

Чтобы добавить поле в форму:

1. Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
2. Нажмите команду «Добавить существующие поля».
3. Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.

Если вы хотите добавить поле из той же таблицы, которую вы использовали для создания формы, дважды щелкните имя нужного поля.

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

1. Нажмите «Показать все таблицы».
2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
3. Дважды щелкните нужное поле.
4. Будет добавлено новое поле.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру, чтобы добавить поля в совершенно пустую форму. Просто создайте форму, нажав команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», а затем выполните указанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения для полей в ваших формах. Это поможет вам лучше контролировать, как данные вводятся в ваши формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать целостность вашей базы данных.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

Чтобы создать поле со списком:

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка . Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите. Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.
   • В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
   • В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.
6. При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».
7. Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо — поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
8. Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.
9. Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле.
   • В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.
10. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты. Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Настройка параметров формы в Листе свойств

Лист свойств — это панель, содержащая подробную информацию о вашей форме и каждом ее компоненте. Из листа свойств вы можете вносить изменения в каждую часть своей формы, как с точки зрения функции, так и внешнего вида. Лучший способ ознакомиться с Листом свойств — открыть его и выбрать различные варианты. При выборе опции Access будет отображать краткое описание этой опции на нижней левой границы окна программы.

Изменение настроек формы

В Листе свойств слишком много вариантов, чтобы подробно обсудить их все. Мы рассмотрим два полезных здесь: скрытие полей и установление полей с датами для автоматического заполнения текущей даты . Практика этих процедур должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками свойств.

Как сделать сводную в access?

Использование MS Access для создания баз данных

· Возможности СУБД MS Access.

· Режимы работы с объектами базы данных в MS Access: оперативный режим, режим конструктора.

· Порядок построения выражений в MS Access.

· Операции с данными в таблице базы данных.

· Назначение и способы создания различных объектов базы данных: форма, отчет, запрос, страница доступа к данным.

· Использование элементов управления в объектах базы данных: форма, отчет, запрос, страница доступа к данным.

· Использование механизма поддержки целостности данных при создании связи между таблицами.

· Средства автоматизации операций с объектами баз данных в СУБД Microsoft Access.

· Возможности изменения настроек и параметров СУБД MS Access.

Возможности Microsoft Access

Средствами Access можно выполнить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС — двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

· оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы);

· соединение данных из различных таблиц;

· проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

· отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

· составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

В Microsoft Access 2002 имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.

Microsoft Access 2002 предоставляет мощные интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.

В Microsoft Access 2002 значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access 2002 сделало возможным использование таких средств, как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы.

Технология работы с MS Access

Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя, и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.

1. Определение цели создания базы данных . На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться. Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных. Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить. Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных. По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.
2. Определение нужных полей в базе данных . Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей учитывайте следующее.

· Включайте все необходимые сведения. Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на два поля — «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.

· Не создавайте поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будеттрудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. Например, в таблице, содержащей поля«Цена» и «Количество», не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.

· Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар!», «Товар2»и «ТоварЗ», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».

1. Определение таблиц, которые должна содержать база данных . Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «Дата Найма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».
2. Определение таблиц, к которым относятся поля . При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

· Включайте каждое поле только в одну таблицу.

· Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу. Например, при включении поля, содержащего адрес заказчика, в таблицу «Заказы» эта информация будет повторяться во многих записях, если заказчик будет делать разные заказы. Если же поместить адрес в таблицу «Клиенты», он появится только один раз. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

1. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи . Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, например, для связывания клиента со всеми его заказами, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом .
2. Определение связей между таблицами . После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. При этом полезно изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».
3. Усовершенствование структуры базы данных . После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты, посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.

1. Ввод данных и создание других объектов базы данных . Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
2. Использование средств анализа Microsoft Access. В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access. Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению, а также может выполнить эти рекомендации.

Создание базы данных

Для создания базы данных в Microsoft Access можно использовать два способа. Простейший способ создания базы данных — использование мастера баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

Для создания новой базы данных выберите в меню Файл команду Создать, затем в панели задач Создание файла выберите вариант Новая база данных. После этого на экране появляется стандартный файлер, в котором следует открыть нужную папку и задать имя создаваемого файла базы данных. Например, «группа .MDB». Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции — создавать и манипулировать объектами БД. MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.

Рис. 1. Окно базы данных

Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно — любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя — точно так же, как это делается с файлами: командой Файл-Сохранить или Файл-Сохранить как. .

С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Основные понятия MS Access. Объекты MS Access

Как видно из рис. 1, база данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами — макросами и модулями. Макрос — это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму, ПечататьОтчет и т.п.), а модуль — это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет, или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов (табл. 1).

· имя должно содержать не более 64 символов;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (‘) и квадратных скобок ([ ]);

· не должно начинаться с символа пробела;

· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

· не должно включать прямые кавычки («) в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, при некоторых обстоятельствах они могут вызывать конфликты в программах Visual Basic.

Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).

Таблица 1 Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access