Как сделать групповую операцию в access 2007?

Общие сведения о макросах в Access 2007

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье описываются макросы, доступные в базах данных Access, и рассказывается, как они могут помочь вам экономить время, автоматизируя часто выполняемые задачи. В ней рассматриваются основы создания и использования макросов, а также упоминаются улучшения макросов в Access.

Что такое макрос?

Макрос в Access — это инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, добавив в форму кнопку, вы можете связать ее событие OnClick с макросом, включающим команды, которые должны выполняться при нажатии этой кнопки.

В Access можно рассматривать макросы как упрощенный язык программирования, код на котором создается в виде списка необходимых действий. Создавая макрос, вы выбираете каждое действие из раскрывающегося списка, а затем вводите для него необходимые сведения. С помощью макросов можно добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления без необходимости писать код в модуле Visual Basic для приложений (VBA). В макросах доступно подмножество команд VBA, и большинство людей считают, что создать макрос легче, чем написать код VBA.

Предположим, вы хотите создать отчет непосредственно из одной из своих форм для ввода данных. Вы можете добавить в форму кнопку, а затем создать макрос, который открывает отчет. Макрос может быть либо автономным, т. е. отдельным объектом в базе данных, который связывается с событием OnClick кнопки, либо внедренным непосредственно в событие OnClick. В любом случае при нажатии кнопки макрос запускает и открывает отчет. Такие макросы обычно называют макросами пользовательского интерфейса.

Понятие макросов данных впервые появилось в Access 2010. С помощью макросов данных можно автоматизировать задачи и добавлять функции непосредственно в таблицы. Макросы данных и их действия вкладываются в определенные события таблиц, например добавление новой записи в таблицу.

Создать макрос можно с помощью конструктора макросов, который показан на приведенном ниже рисунке.

Примечание: Начиная с Access 2010, интерфейс конструктора макросов был изменен, чтобы создавать и редактировать макросы Access, а также делиться ими было еще проще.

Чтобы открыть конструктор макросов пользовательского интерфейса, сделайте следующее:

На вкладке Создание в группе Макросы и код нажмите кнопку Макрос.

Чтобы открыть конструктор макросов данных, сделайте следующее:

Откройте любую таблицу в режиме таблицы. На вкладке Таблица в группах До событий и После событий выберите одну из команд событий, например До изменения или После вставки.

Чтобы узнать больше о конструкторе макросов и о том, как создавать и тестировать макросы пользовательского интерфейса и данных, см. связанные статьи в разделе См. также в конце этой статьи.

Функции макросов в Access

В более ранних версиях Access многие популярные функции не удавалось выполнять без написания программного кода VBA. В текущих версиях Access были добавлены новые функции и действия макросов, избавляющие от необходимости в коде. Это упрощает добавление функций в базу данных и помогает защитить ее.

Внедренные макросы Вы можете внедрять макросы в любые события, предоставляемые формой, отчетом или элементом управления. Внедренный макрос не отображается в области навигации. Он становится частью формы, отчета или элемента управления, в котором он был создан. Если создать копию формы, отчета или элемента управления, содержащего встроенные макросы, то эти макросы также будут присутствовать в копии.

Повышенная безопасность Если кнопка Показать все действия не выделена в конструкторе макросов, то для использования доступны только те действия макросов и аргументы RunCommand, для выполнения которых не требуется статус доверенной базы данных. Макрос, созданный с использованием этих действий, будет выполняться, только если база данных находится в отключенном режиме (когда выполнение VBA запрещено). Базам данных, которые содержат действия макросов, не включенные в список доверенных (или базам данных с кодом VBA), необходимо явно предоставлять статус доверенных.

Обработка ошибок и устранение неполадок Access предоставляет действия макросов, включая OnError (аналогично оператору «On Error» в VBA) и ClearMacroError, позволяющие выполнять определенные действия, если во время работы макроса возникнет ошибка. Кроме того, действие макроса SingleStep позволяет переходить в режим пошагового выполнения из любой точки макроса, чтобы поэтапно просматривать его работу.

Временные переменные Три действия макросов (SetTempVar, RemoveTempVar и RemoveAllTempVars) позволяют создавать и использовать временные переменные в макросах. Их можно использовать в условных выражениях, чтобы управлять выполняющимися макросами, передавать данные в отчеты или формы либо из них, а также при выполнении любой другой задачи, требующей временного хранилища для значения. Эти временные переменные также доступны в VBA, поэтому с их помощью также можно передавать данные в модули VBA и из них.

Дополнительные сведения о действиях макросов

Во время работы в конструкторе макросов вы можете получить дополнительные сведения о действии или аргументе, щелкнув его и прочитав описание в поле в правом нижнем углу окна конструктора макросов. Кроме того, с каждым действием макроса связана статья справки. Чтобы узнать больше о действии, выберите его в списке действий и нажмите клавишу F1.

Как сделать групповую операцию в access 2007?

Упражнение 4. Итоговый запрос

Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контакта с каждым из людей, включенных в таблицу Контакты. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия.

В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора (Create Query In Design View).

В открывшемся окне диалога (рис. 17.6) выделите строку Контакты.

4. Щелчком на кнопке Добавить добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.

5. Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить.

6. Щелчком на кнопке Закрыть закройте окно диалога Добавление таблицы (Show Table). Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора.

7. Щелкните на кнопке Групповые операции (Totals) панели инструментов. В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция: (Total), позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле (Field) первого столбца конструктора.

В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакты.

В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список (рис. 17.7).

Рис. 17.7. Запрос с групповыми операциями

В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция (Total) третьего столб ца бланка запроса выберите пункт Min.

В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах.

В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакты, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле. Доступные групповые операции перечислены в табл. 17.1.

ТАБЛИЦА 17.1 . Групповые операции

Поскольку в пятом поле запроса вычисляется количество записей, в ячейку Поле этого столбца можно поместить любое поле таблицы Список.

Щелкните на кнопке Вид, чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца содержат фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже говорилось выше, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакты определяется полями Код_Контакты, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контакта с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих. данному человеку, то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса — это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.

Читать еще:  Как сделать таблицу в access 2016?

Щелчком на кнопке Вид вернитесь в конструктор запроса.

В ячейке Поле третьего столбца замените имя Дата на текст Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса. Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.

В ячейке Поле четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата.

В первой строке пятого столбца бланка’запроса введите Число контактов: Дата.

К сожалению, подобный прием не подходит для смены названия поля, значение которого не вычисляется, а передается из таблицы. То есть таким способом не удастся переименовать поле Имя.

Снова щелкните на кнопке Вид.

Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да.

В окне диалога Сохранение (Save As) введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК.

Лекция 6 Тема: Запросы. Вычисления и групповые операциию

6.1. Вычисляемые поля.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений.

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access.

6.4. Итоговые запросы.

6.5. Перекрестные запросы.

Очень часто при формировании набора записей требуется произвести вычисления над данными (определить возраст сотрудника, стоимость заказа, процент от продаж, выделить часть номенклатурного кода и т. п., т. е. вывести информацию, которая не хранится в базе данных) или выполнить определенные операции по непосредственной обработке отбираемых данных.

В QBE СУБД MS Access такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции.

6.1. Вычисляемые поля

Вычисляемое поле представляет собой выражение, состоящее из операторов (арифметических, сравнения, логических, конкатенации) и операндов. В качестве операндов могут быть использованы константы, встроенные или определенные пользователем функции и идентификаторы, например

Стоимость: Товары! Цена * Количество * (1-Скидка)

КоличествоМужчин: Sum(IIf(Пол = «м»; 1; 0))

Стоимость, КоличествоМужчин и ФИО являются именами вычисляемых полей и отображаются в режиме таблицы в заголовке столбца, символ двоеточие исполняет роль разделителя между именем вычисляемого поля и выражением.

Если имя таблицы или поля содержит пробелы, то его идентификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки, например

Стоимость: Цена*[Количество товара]

Вычисляемое поле создается прямо в бланке QBE путем внесения выражения в ячейку Поле любого свободного столбца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных.

Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для построения сложных выражений в СУБД MS Access входит утилита, называемая Построитель выражений.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений

Построитель выражений можно запустить щелкнув по клавише Построить на панели инструментов Конструктор запросов или выбрав в контекстном меню поля бланка запроса QBE команду меню Построить….

Рис.6.1. Диалоговое окно Построитель выражений

Рис.6.2. Диалоговое окно Построителя выражений
со сформированным выражением

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access

СУБД MS Access содержит более 100 встроенных функций (рис.6.3), которые можно использовать при формировании вычисляемого поля или при задании условия отбора.

Рис.6.3. Диалоговое окно Построителя выражений
со списком встроенных функций

Все встроенные функции в Построителе выражений сгруппированы по функциональному назначению.

При выборе функции в правом окне построителя, в нижней области окна Построителя выражений отображается синтаксис этой функции. Для более детальной справки необходимо щелкнуть по клавише Справка.

Обзор всех встроенных функций выходит за рамки лекции, поэтому рассмотрим наиболее используемые.

Таблица 6.1

Функции категории Дата/время

Возвращает значение дня месяца от 1 до 31

Возвращает значение месяца от 1 до 12

Возвращает название месяца соответствующего номеру месяца: 1 – январь, 2 – февраль, и т. д. Если значение аргумента флаг Истина, то функция возвращает аббревиатуру месяца: 1 – янв, 2 – фев и т. д.

Возвращает значение года от 100 до 9999

Если аргумент число не указан, возвращает значение дня недели от 1 (воскресенье) до 7 (суббота). Если аргумент число имеет значение 0, то возвращает значение дня недели от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье)

Возвращает целое число от 0 од 23, представляющее значение часа

Возвращает числовое значение в зависимости от значения аргумента интервал:

«q» – квартал (от 1 до 4);

«m» – месяц (от 1 до 12);

«yyyy» – год (от 100 до 9999);

«ww» – неделя (от 1 до 53);

и т. п. (см. справку по функции).

Возвращает текущую системную дату

Функции категории Проверка

Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) равно Null

Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) имеет один из числовых типов данных

Функции категории Управление

IIf(условие; выр1; выр2)

Возвращает значение выражения выр1 если значение аргумента условие Истина и возвращает значение выражения выр2 если значение аргумента условие Ложь. Данная функция аналогична функции ЕСЛИ в MS Excel.

Продолжение таблицы 6.1

Функции категории Текстовые

Возвращает n левых символов аргумента текст

Возвращает n правых символов аргумента текст

Mid(текст; нач_поз[; n])

Возвращает n символов начиная с позиции нач_поз аргумента текст. Если аргумент n не указан, то возвращает все символы до конца строки начиная с позиции нач_поз аргумента текст.

Возвращает количество символов (длину строки) в аргументе текст

Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента текст без заключительных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных и заключительных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента число

Возвращает значение аргумента переменная в формате заданным аргументом формат

6.3. Итоговые запросы

При анализе данных очень часто интересуют не отдельные записи, а итоговые значения по группам данных, например:

— количество сделок с Партнерами за определенный промежуток времени;

— средний объем продаж по каждому месяцу за предыдущий год.

Ответы на такие вопросы дает итоговый запрос.

Для вычисления итоговых значений необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов, чтобы в бланке QBE появилась строка Групповая операция (после имени таблицы).

По умолчанию для каждого поля, занесенного в бланк запроса, устанавливается значение Группировка (итоги не подводятся).

Для подведения итогов необходимо заменить установку Группировка на конкретную итоговую функцию. В СУБД MS Access предусмотрено 9 функций (табл. 6.2), обеспечивающих выполнение групповых операций.

Таблица 6.2

Функции категории Статистические

Возвращает сумму набора значений

Возвращает среднее арифметическое набора значений

Возвращает наименьшее значение из набора значений

Возвращает наибольшее значение из набора значений

Возвращает количество записей в наборе значений отличных от Null

Возвращает первое значение поля в группе

Возвращает последнее значение поля в группе

Возвращает среднеквадратичное отклонение набора значений

Возвращает дисперсию набора значений

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Выражение. Данная установка применяется, когда в выражении (строка Поле) используется несколько итоговых функций.

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Условие. Данная установка применяется, когда в строке Условие отбора записано условие выборки, но данные столбца (поля) не должны участвовать в групповой операции.

Для решения более сложных статистических задач в СУБД MS Access предусмотрен специальный тип запроса – перекрестный запросов.

6.4. Перекрестные запросы

Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса, в котором отражаются результаты статистических расчетов по значению одного поля таблицы.

Для построения перекрестного запроса достаточно трех полей базового источника. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы (рис.6.4). По повторяющимся значениям другого поля формируются названия заголовков столбцов итоговой (сводной) таблицы. Результаты статистической обработки по третьему полю отображаются в ячейках сводной таблицы (область значений). Пример перекрестного запроса в режиме конструктора представлен на рис.6.5, а результаты выполнения запроса на рис. 6.6.

В области заголовков строк допускается размещение нескольких полей, в то время как в других областях может размещаться только по одному полю.

В перекрестном запросе допускается указание условий отбора. Сортировка может проводиться только по полям, размещенным в области заголовков строк.

Использование групповых операций в MS Access

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Октября 2013 в 19:26, контрольная работа

Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access предусмотрено девять статистических функций:
q Sum — сумма значений некоторого поля для группы
q Avg — среднее от всех значений поля в группе
q Max, Min — максимальное, минимальное значение поля в группе
q Count — число значений поля в группе без учета пустых значений
q Stdev — среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе
q Var — дисперсия значений поля в группе
q First и Last — значение поля из первой или последней записи в группе

Читать еще:  Как сделать формы в access 2007?
Работа состоит из 1 файл

Использование групповых операций в MS Access.docx

  1. Использование групповых операций в MS Access.

Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access предусмотрено девять статистических функций:

q Sum — сумма значений некоторого поля для группы

q Avg — среднее от всех значений поля в группе

q Max, Min — максимальное, минимальное значение поля в группе

q Count — число значений поля в группе без учета пустых значений

q Stdev — среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе

q Var — дисперсия значений поля в группе

q First и Last — значение поля из первой или последней записи в группе

Порядок создания запроса с использованием групповых операций

Для создания запроса с использованием групповых операций формируется запрос на выборку. В бланк запроса включаются поля, по которым надо произвести группировку, и поля, по которым надо произвести статистические вычисления.

Выполните команду Вид/Групповые операции (View/Totals) или на панели инструментов конструктора запросов нажмите кнопку Групповые операции (Totals). Можно также нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстно-зависимом меню опцию Групповая операция (Total), в которой для всех полей записано Группировка (Group by).

Для групповых вычислений по некоторому полю нужно заменить в нем слово Группировка (Group by) на нужную статистическую функцию. Выбрать нужную функцию можно через раскрывающийся в поле список.

Конструирование однотабличного запроса с групповой операцией

Рассмотрим технологию конструирования однотабличного запроса с групповой операцией на примере таблицы СТУДЕНТ.

Запрос с функцией Count

Определим фактическое число студентов в группе. Создадим запрос на выборку из таблицы СТУДЕНТ. Из списка таблицы СТУДЕНТЫ перетащим в бланк запроса поле НГ (номер группы). Таким образом мы укажем, что по этому полю должна производиться группировка. Перетащим в бланк запроса поле НС, по которому будет вычисляться функция Count для подсчета числа студентов в группе.

Нажмем кнопку Групповые операции (Totals). Заменим слово «Группировка» (Group by) в столбце НС на функцию Count. Для этого вызовем список и выберем эту функцию. Бланк запроса примет вид, показанный на рис.

Подпись поля «Count_HC» можно заменить на «Фактическое число студентов». Для ввода этой подписи в бланке запроса установим на поле НС курсор мыши и нажмем правую кнопку. В контекстно-зависимом меню выберем команду Свойства (Properties). В окне Свойства поля (Field properties) наберем в строке Подпись (Caption) «Фактическое число студентов».

Сохраним запрос на выборку под именем «Число студентов в группах».

Запрос с функцией Avg

Подсчитаем средний проходной балл в группе. Сформируем запрос на выборку для таблицы СТУДЕНТ с функцией Avg для поля ПБАЛЛ (проходной балл студента).

Для ограничения точности результата двумя знаками выберем в окне Свойства поля (Field properties) в строке Формат поля (Format) значение Фиксированный (Fixed).

Сохраним этот запрос под именем «Средний проходной балл группы»

Запрос с несколькими групповыми функциями

Выполним расчет числа студентов и среднего проходного балла в группе в одном запросе. Это возможно, т. к. группы записей в обоих случаях формируются одинаково (рис. 5.46). Сохраним этот запрос под именем «Число студентов и средний ПБАЛЛ группы».

Задание условий отбора в запросах с групповыми операциями

В запрос с групповыми операциями можно включать поля для задания условий отбора записей из таблиц.

Подсчитаем число студентов в каждой из групп с проходным баллом больше 4,5.

Для этого в запрос Число студентов и средний ПБАЛЛ группы вторично включим поле ПБАЛЛ и в строке Групповые операции (Totals) заменим значение Группировка (Group by) на значение Условие (Where), выбрав его из списка. После этого введем в строку Условие отбора (Criteria) «>4,5».

Условие отбора, заданное в поле, по которому проволится группировка, или в поле, где записана функция группировки, позволяет отобрать только нужные группы записей, например, группы студентов с заданным номером или с заданным средним проходным баллом.

Конструирование запроса на создание таблицы

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Этот вид запроса основан на запросе на выборку, но, в отличие от него, сохраняет таблицу с результатами запроса.

Необходимость в сохранении результатов запроса возникает, например, когда невозможно построить запрос непосредственно на другом запросе. К этому случаю относится, в частности, построение запроса на обновление полей на основе запроса с операцией группировки.

Сформируем запрос на создание таблицы на примере ранее полученного запроса на выборку с групповыми вычислениями Число студентов в группах.

В окне базы данных вызовем названный запрос в режиме конструктора запросов. Преобразуем этот запрос в запрос на создание таблицы, выбрав тип запроса на панели конструктора Создание таблицы (Make-Table Query). В окне Создание таблицы (Make Table) введем имя создаваемой таблицы «Число студентов».

Для того, чтобы просмотреть, какие записи будут помещены в новую таблицу, щелкните по кнопке панели инструментов Вид (View). Выполните запрос, чтобы таблица ЧИСЛО СТУДЕНТОВ была сохранена в базе данных. Теперь эту таблицу можно увидеть в списке таблиц окна БД.

Преобразуйте запрос на выборку Средний проходной балл группы в запрос на создание таблицы, а создаваемую таблицу назовите «СРБАЛЛ».

Конструирование запроса на обновление.

Обновление полей значениями, рассчитанными с использованием групповых операций.

Рассмотрим технологию создания запроса на обновление на примере обновления поля КОЛ (количество студентов группы в таблице ГРУППА).

Количество студентов в группах ранее было подсчитано в запросе на выборку Число студентов в группах с использованием статистической функции Count. Запрос на обновление непосредственно на таком запросе построить нельзя. Поэтому используем для обновления не сам запрос, а таблицу ЧИСЛО СТУДЕНТОВ, полученную по запросу на создание таблицы в предыдущем пункте.

Для формирования запроса на обновление сначала создадим запрос на выборку на основе двух таблиц: обновляемой таблицы ГРУППА и таблицы ЧИСЛО СТУДЕНТОВ, содержащей данные для обновления. Заметим, что в подсхеме данных запроса автоматически устанавливается связь этих таблиц по полю с именем НГ. Для преобразования запроса на выборку в запрос на обновление выберем на панели конструктора тип запроса Обновление (Update Query).

Заполним бланк запроса. Перетащим обновляемое поле КОЛ из списка таблицы ГРУППА. В строке Обновление (Update To) введем имя поля «Count_HC» (таблицы ЧИСЛО СТУДЕНТОВ), из которого выбираются значения для обновления. Имя поля вводится в квадратных скобках.

Запрос можно выполнить, не выходя из режима конструктора. Содержимое обновляемого поля КОЛ можно просмотреть в режиме таблицы до и после выполнения запроса. Для последующего использования подготовленного запроса сохраним его под именем «Обновление ГРУППА_КОЛ».

2) Графическое представление данных в MS Excel. Построение диаграмм.

Диаграммы используются для представления рядов числовых данных в графическом виде. Они призваны облегчить восприятие больших объемов данных и взаимосвязей между различными рядами данных.

Чтобы создать диаграмму в приложении Excel, сначала введите данные, которые будут использоваться для ее построения, на листе. Затем постройте любую диаграмму, которую можно выбрать на ленте Office Fluent (на вкладке Вставка в группе элементов Диаграммы).

Приложение Microsoft Excel поддерживает различные типы диаграмм, позволяя представить данные в наиболее понятном для целевой аудитории виде. При создании новой диаграммы или изменении существующей можно выбрать любой тип (например, гистограмму или круговую диаграмму) или подтип диаграммы (например, гистограмму с накоплением или объемную круговую диаграмму). Кроме того, можно создать смешанную диаграмму, используя несколько типов диаграмм.

  • Гистограммы
  • Графики
  • Круговые диаграммы
  • Линейчатые диаграммы
  • Диаграммы с областями
  • Точечные диаграммы
  • Биржевые диаграммы
  • Поверхностные диаграммы
  • Кольцевые диаграммы
  • Пузырьковые диаграммы
  • Лепестковые диаграммы

Диаграмма состоит из множества элементов. Некоторые из них отображаются по умолчанию, а другие можно добавлять при необходимости. Отображение элементов диаграммы можно изменить путем их перемещения в другое место диаграммы, изменения их размера или формата. Кроме того, ненужные элементы можно удалить.

Читать еще:  Как сделать чтобы access не округлял?

После создания диаграммы можно изменить любой из ее элементов. Например, можно изменить отображение осей, добавить название диаграммы, переместить либо скрыть легенду или отобразить дополнительные элементы диаграммы.

Чтобы изменить диаграмму, выполните указанные ниже действия.

Изменение отображения осей диаграммы Можно указать масштаб осей и задать интервал между отображаемыми значениями или категориями. Чтобы сделать диаграмму удобной для просмотра, также можно добавить на оси деления и указать интервал между ними.

Добавление названий и меток даных. Чтобы сделать диаграмму более понятной, можно добавить названия диаграммы и осей, а также метки данных.

Добавление легенды или таблицы с данными Легенду можно отобразить или скрыть, а также изменить ее расположение либо внести в нее изменения. На некоторых диаграммах также можно вывести таблицу данных, в которой содержатся ключи легенды и значения, представленные на диаграмме.

Специальные возможности для разных типов диаграмм. В диаграммах некоторых типов можно использовать специальные линии (например, коридор колебания и линии тренда), полосы (например, полосы повышения и понижения, планки погрешностей), маркеры данных и другие параметры, доступные на диаграммах различных типов.

Применение готовых макета и стиля для придания диаграмме профессионального вида

Вместо добавления либо изменения элементов диаграммы или ее форматирования вручную можно быстро применить готовые макет и стиль диаграммы. В приложении Excel содержится множество полезных макетов и стилей, однако при необходимости их можно настроить вручную, изменив макет и форматирование отдельных элементов диаграммы, например области диаграммы, области построения диаграммы, рядов данных или легенды.

После применения готового макета определенные наборы элементов диаграммы (например, названия, легенда, таблицы данных или метки данных) будут упорядочены на диаграмме особым образом. Для каждого типа диаграммы можно выбрать различные макеты.

После применения готового стиля диаграмма будет отформатирована в соответствии с используемой темой документа, поэтому она не будет отличаться от цветов темы (набора цветов), шрифтов темы (набора шрифтов названий и основного текста) и эффектов темы (набора линий и эффектов заливки), которые используются в организации или самостоятельно заданы пользователем.

Создать собственные макеты или стили невозможно, однако можно создать шаблоны диаграмм и выбрать в них собственный макет или стиль.

Добавление привлекательных элементов форматирования на диаграммы

Чтобы придать диаграмме индивидуальность и привлекательность, помимо применения готового стиля диаграммы можно применить форматирование к отдельным ее элементам, например маркерам данных, области диаграммы, области построения диаграммы, а также к числам и тексту в названиях и метках. Кроме того, можно применить определенные стили фигур и стили WordArt, а также вручную отформатировать фигуры и текст элементов диаграммы.

Чтобы добавить форматирование, выполните указанные ниже действия.

Заливка элементов диаграммы. Чтобы выделить определенные элементы диаграммы, используйте цвета, текстуры, изображения и градиентные заливки.

Использование групповых операций в запросах

6.3 Использование групповых операций в запросах

Групповые операции позволяют выделять группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях. Нажав на кнопку Групповые операции на панели инструментов, в бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Групповые операции используются в запросах на выборку. В запрос включаются поля, по которым надо произвести статистические вычисления.

Девять статистических функций, встроенных в Access:

Last Последнее значение в группе

First Первое значение в группе

Var Вариация значений поля

StDev Стандартное отклонение величин ноля от среднего

Count Число значений поля в группе без учета пустых значений

Мах Максимальное значение

Min Минимальное значение

Avg Среднее значение поля

Sum Сумма значений поля по всем записям

На рисунке 16 представлен запрос с группировкой, с помощью которого можно определить значение среднего оклада, суммарную величину окладов по должностям согласно штатному расписанию, среднеквадратическое отклонение от среднего значения оклада.

Рис.16. Запрос с использованием групповых операций

7. Даты и их использование в базах данных

Операции с данными, осуществляемые пользователями, регистрируется во времени. Ввод, корректировка, удаление и другие операции регистрируются во времени. Даты используются в различных вычислениях.

Операторы работы с датами:

Date() — вывод текущей даты (число, месяц и год);

Year(Date()) — вывод текущего года;

Month(Date()) -вывод текущего месяца;

Day(Date()) — вывод текущего дня.

Стаж вычисляется путем определения количества лет между датой найма и текущей датой (Рис.17).

Рис. 17. Определение стажа

Начисление надбавки за стаж:

Рис.18. Определение стажа

8. Проектирование и разработка форм

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбор такой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. Вкладка Макет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различные события (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие впервые три группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (АН) обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

Следовательно, создание формы может осуществляться двумя способами:

· Создание формы с помощью мастера;

· Создание формы в режиме конструктора.

Также формы могут быть созданы на основе

· Запросов для ввода данных в связные таблицы.

Рассмотрим создание однотабличных форм на основе таблицы Т-Кадры (Рис.19, Рис.20):

Рис.19. Однотабличная форма

Рис.20. Однотабличная форма с использованием панели элементов

С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов, а все операции одинаково применимы как к формам, так и к отчетам.

Элементы управления форм:

· Надпись (Label) — Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений.

· Поле (Text Box) — Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений.

· Группа переключателей (Option Group) — Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля.

· Выключатель (Toggle Button) — Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя.

· Переключатель (Option Button) — Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным).

· Флажок (Check Box) — Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет».

· Поле со списком (Combo Box) — Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений.

· Список (List Box) — Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений.

· Кнопка (Command Button) — Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции.

· Рисунок — Рисунок любого графического формата с рамкой

· Линия (Line) — Добавляет прямую линию

· Прямоугольник (Rectangle) — Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины

· Другие элементы (More Controls) — Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в панель элементов.

Рассмотрим форму созданную на основе многотабличного запроса. В ней отражаются фамилии сотрудников, чей оклад составляет более 4000 руб. Также с помощью данной формы возможно ввести данные в связанные таблицы Т-Кадры и Т-Должность (Рис.21).

Рис. 21. Форма на основе многотабличного запроса

Создадим форму, с помощью которой можно было бы редактировать данные в таблице Т-Кадры (Рис. 22).

Рис.22. Форма с ComboBox для редактирования данных таблицы Т-Кадры

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector