Как сделать фильтр в отчете access?

How to dou

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Иногда вам нужно увидеть группу записей, которая имеет общее значение в одном поле в Access. Возможно, все они перечисляют конкретный город, определенную должность, или все продукты, которые имеют одинаковую стоимость. Всегда желая помочь, Access включает в себя специальный инструмент для этой цели: команду Filter.

Фильтр использует ваши критерии и отображает все соответствующие записи, создавая мини-таблицу только записей, соответствующих вашим требованиям. Это похоже на мгновенный запрос без всякой работы и планирования. Конечно, это не так гибко или мощно, как запрос, но это все, что вам нужно, когда вы ищете довольно простой ответ.

Инструмент «Фильтр» появляется в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная» ленты, и для простого фильтра есть следующие варианты:

Расширенный фильтр по Форма

Расширенный фильтр / Сортировка

Каждый тип фильтра выполняет одну и ту же базовую функцию, но несколько иначе. Расширенная опция фильтра / сортировки, найденная нажатием кнопки «Дополнительно», открывает окно, в котором на самом деле создается запрос: выбор таблиц и полей для фильтрации, настройка критериев для использования фильтра при поиске конкретных записей.

Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Хотя вы можете применить фильтр к отчету, фильтрация отчетов может быть сложной задачей. Конечно, то, что вы читаете здесь, может быть применено к этому процессу, если вы хотите попробовать его самостоятельно. И то, чему вы научитесь применять к таблице, также может применяться, когда вы работаете с запросами и формами.

Фильтрация по содержимому поля

Основная команда Фильтр позволяет фильтровать ваши записи, поэтому вы просматриваете только записи, соответствующие определенным критериям. Предположим, например, что вы хотите видеть все записи для людей, живущих в определенном городе. Вот как это сделать:

В интересующей вас таблице щелкните маленький треугольник по имени поля для поля, которое вы хотите фильтровать (в данном случае — City).

Доступ отображает всплывающее меню.

Не щелкните правой кнопкой мыши заголовок в верхней части столбца (где он говорит Город). Щелчок правой кнопкой мыши показывает другое всплывающее меню, заполненное замечательными вещами, которые вы можете сделать в этом столбце таблицы.

Фильтрация одного поля на основе записей этого поля.

Если вы хотите опустить некоторые записи из вашего фильтра, удалите их флажки во всплывающем меню.

Удалить отметки из отдельных записей.

Снимите флажок «Выбрать все», чтобы снять отметку со всех элементов.

Снимите все флажки, чтобы вы могли легко проверить только те записи, чьи записи соответствия вы хотите увидеть.Когда все записи отмечены, вы увидите все записи.

Поместите флажки рядом с теми записями, которые вы хотите использовать при построении фильтра для поля.

Доступ просматривает выбранное поле и отображает только те записи, которые соответствуют вашим критериям фильтра.

Отображаются все записи, соответствующие установленным критериям (в силу отмеченных элементов). Это может быть несколько записей, множество записей или только один.

Чтобы вернуться назад и просмотреть все оригинальные (нефильтрованные) записи, вы можете выбрать

Нажмите кнопку Toggle Filter в разделе Sort & Filter на ленте, чтобы удалить последний использованный фильтр.

Еще раз щелкните крошечный треугольник имени поля и выберите «Очистить фильтр» «Имя поля».

Если вы не помните, какие поля были отфильтрованы, вы можете указать их маленьким символом воронки, который появляется рядом с именем поля в представлении Datasheet.

Вся таблица, полная записей, возвращается к просмотру.

Фильтр по выбору

Команда выбора — самая простая из используемых команд Сортировка и Фильтр. Предполагается, что вы нашли одну запись, соответствующую вашим критериям. Использование фильтра «Выбор» очень похоже на захват кого-то в толпе и крик: «Ладно, все, кто похож на этого парня, выстроились там. «

Например, представьте, что вы хотите найти всех добровольцев, которые живут в Ландисвилле. Вы можете использовать фильтр выбора следующим образом:

Щелкните поле, в котором есть информация, которую вы хотите сопоставить.

В этом случае это поле «Город».

Прокрутите список до тех пор, пока не найдете полевую запись, которая будет служить подходящим примером для вашего фильтра.

Нажмите, чтобы выбрать значение, которое вы ищете, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую выделение, и выберите «Равно» Независимо от . (В этом случае это будет Equals Landisville.) Вы также можете выбрать ячейку, а затем нажать кнопку «Выбор» на вкладке «Главная» (в разделе «Сортировка и фильтр») для доступа к тому же списку вариантов.

Доступ немедленно отображает таблицу, содержащую только записи, соответствующие вашему выбору.

Доступ показывает только те записи, которые соответствуют критерию Filter by Selection.

Нажмите кнопку Toggle Filter на панели инструментов после того, как вы закончите использовать фильтр.

Ваша таблица или форма вернется к ее регулярному отображению.

На этом этапе игры вы можете сохранить список всего, что соответствует вашему фильтру. К сожалению, простота и простота использования фильтра теперь возвращаются, чтобы преследовать вас. Чтобы навсегда записать отфильтрованный поиск, вам нужно создать запрос.

Вы также можете использовать меню «Фильтр», в котором отображаются параметры сортировки и список значений полей. Когда вы выведете всплывающее меню, откройте «Выбрать все» и затем проверьте значение, которое вы хотите найти. Затем выберите «Текстовые фильтры» из того же всплывающего меню. Тот же список опций (Equals, Not Equal, Begins With и т. Д.) Появляется как выпадающее меню, и вы можете сделать свой выбор там.

Фильтр по форме

Вы можете затянуть поиск, используя дополнительные фильтры, чтобы отсеять нежелательные совпадения, но это требует больших усилий.Для более простого способа изолировать группу записей в соответствии со значениями в более чем одном поле, попробуйте «Фильтровать по форме».

Фильтр по форме использует более одного критерия для просеивания записей. В некотором смысле это похоже на простой запрос. Он настолько похож на запрос, что вы даже можете сохранить критерии Filter by Form как полноценный запрос!

Предположим, например, что вам нужен список всех сотрудников вашей компании, которые работают в определенном отделе и имеют определенный заголовок. Вы можете выполнять два фильтра выбора (в полях «Департамент» и «Название должности», используя базу данных сотрудников в качестве примера) и записывать результаты каждого из них, чтобы получить свой список, или вы можете сделать только один поиск с помощью фильтра по форме и просмотреть все записи, соответствующие вашим критериям (на основе их записей в нескольких таблицах) за один шаг.

Чтобы использовать «Фильтр по форме», выполните следующие действия:

На вкладке «Главная» ленты нажмите кнопку «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтрация».

Выберите «Фильтровать по форме» в меню.

Таблица заменяется на одну строку ячеек, по одной под каждым заголовком поля в вашей таблице.

Нажмите в пустой ячейке под именем поля для первого столбца, который вы хотите фильтровать.

Используйте полосы прокрутки, чтобы вывести столбец на экран, если он выключен вправо и не отображается.

Стрелка вниз переходит к столбцу, который вы нажимаете.

Обычно Access показывает кнопку со стрелкой вниз рядом с первым полем в таблице.

Если вы ранее использовали команду «Фильтр» с таблицей, Access помещает кнопку со стрелкой вниз в последнее поле, которое вы отфильтровали.

Фильтр по форме предлагает сетку и выпадающие списки для установки критериев для каждого поля.

Нажмите стрелку вниз, чтобы увидеть список значений, которые содержит поле.

В раскрывающемся списке отображаются все уникальные значения в поле.

В списке значений щелкните значение, которое вы хотите использовать в этом фильтре.

Например, если вы выберете Landisville из раскрывающегося списка в поле City, «Landisville» переместится в столбец City. Доступ автоматически добавляет цитаты — еще одна деталь, которую вы должны помнить!

Чтобы добавить еще один параметр фильтра для выбранного поля, щелкните вкладку «Или» в левом нижнем углу таблицы.

Появится новое окно «Фильтр по форме», позволяющее добавить альтернативное условие поиска. Access также предлагает вкладку Or в левом нижнем углу дисплея.

Команда Filter by Form любит отвечать на простые вопросы, такие как «Покажите мне всех добровольцев, которые живут в Ланкастере». «Он также предоставляет ответы на более сложные вопросы типа« Покажите мне все записи, содержащие Th в поле AvailableDays и у которых есть Landisville в поле City », и он легко выполняет обе задачи.

Читать еще:  Как сделать пользователей в access?

Задавая более сложный вопрос (например, «Покажите мне всех добровольцев в Ланкастере, которые любят фандрайзинг»), требуется запрос.

Нажмите вкладку Или, чтобы дополнительно определить критерии.

Для каждого дополнительного поля, которое вы хотите отфильтровать, нажмите вкладку «Or» и повторите шаги с 3 по 6.

В этом примере вторым фильтруемым полем является VolunteerInfo, а Фандрайзинг был введен в полевое поле.

Когда вы закончите ввод всех критериев для фильтра, нажмите кнопку Toggle Filter.

Доступ находит всех добровольцев, которые любят сбор средств на основе фильтрации двух полей таблицы.

Заключительная мысль о фильтре по форме:

Хотя вы можете получить фантазию, добавив или ищет контент вашего сердца, отслеживание вашего творчества становится очень трудным в кратчайшие сроки. Прежде чем зайти слишком далеко , напомните себе, что запросы работают лучше, чем фильтры, когда вопросы становятся сложными.

Когда вы закончите играть в свой фильтр, нажмите кнопку Toggle Filter. В этот момент ваша таблица вернется к нормальной (или, по крайней мере, так же нормально, как и таблицы данных).

Unfiltering в форме

Что вы будете делать, когда вводите критерии по ошибке? Или когда вы решите, что вы действительно не хотите включать Ланкастер в свой фильтр сразу после нажатия Lancaster? Нет проблем — команда Clear Grid приходит на помощь!

Когда вы нажимаете команду «Очистить сетку» (находится в расширенном меню «Сортировка и фильтр»), «Доступ» очищает все записи в сетке «Фильтр по форме» и дает вам приятное, чистое место, чтобы начать заново.

Фильтр, исключая выбор

Фильтр выбора также может использоваться для исключения определенных записей. Это отлично подходит для времен, когда вы хотите кратко скрыть кучу записей, в которых все имеют уникальный атрибут (конкретное состояние, город или почтовый индекс).

Вот как сделать фильтр выбора исключать для вас записи:

Прокрутите таблицу до тех пор, пока не найдете значение, которое вы хотите исключить.

Щелкните правой кнопкой мыши поле, содержащее это значение, и выберите «Не равно» ______ (где пустое представляет значение, которое вы нажали правой кнопкой) в появившемся меню.

Те записи, которые соответствуют выбранному вами значению, убираются с пути, поэтому вы можете сосредоточиться на записях, которые вас действительно интересуют.

Одним щелчком мыши Access скрывает всех добровольцев, чье значение поля «Состояние» является «Предполагаемым».

Вы также можете нажать кнопку «Выбор» (в разделе «Сортировка и фильтра» на вкладке «Главная») и выбрать «Не равно» из меню. Вы также заметите, что команды «Содержит и не содержат». Они удобны для отбраковки записей, которые имеют что-то общее, например, определенное слово или число внутри них. Вы также можете комбинировать фильтры, за исключением не только (например) добровольцев, которые являются перспективными, но и потенциальных волонтеров, которые живут в определенном городе или штате.

РАБОТА С ФОРМАМИ, ОТЧЕТАМИ, ЗАПРОСАМИ И ФИЛЬТРАМИ В ACCESS

Цель работы:научиться создавать формы, запросы, отчеты; получить практические навыки по сортировке и фильтрации данных.

Теоретические сведения

Формы

Формыпредназначены для ввода информации в таблицу. В ACCESS существует три способа создания форм: Автоформа, Мастер форми Конструктор форм.

19.1.1.1 Работас Автоформой

Автоформаявляется самым простым способом создать Форму для ввода информации.

Для того чтобы создать Форму, выполните следующее:

1. В окне базы данных щелкните вкладку Формы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма (рисунок 19.1).

Рисунок 19.1 — Диалоговое окно Новая форма

3. Выберите один из пунктов, например, Автоформа: в столбец— для создания Формы, в которой все поля расположены в одном столбце; Автоформа: ленточная,когда поля расположены в одной строке или Автоформа: табличная,когда поля расположены на экране в виде таблицы.

4. В поле с раскрывающимся списком, расположенным внизу диалогового окна, выберите таблицу, с которой будет связана создаваемая Форма.

5. Нажмите кнопку ОК. Появится Форма, готовая для ввода данных.

19.1.1.2 Работа с Мастером форм

Мастер формпозволяет в процессе создания Формы выбрать поля, которые необходимо включить в Форму, стиль, внешний вид Формы.

Для того чтобы создать Форму в режиме Мастера форм, выполните следующее:

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы и щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма (рисунок 19.1).

2. Выберите пункт Мастер форми щелкните кнопку ОК, чтобы запустить Мастер.

3. В появившемся диалоговом окне Создание форм (рисунок 19.2) в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы выберите нужную таблицу.

Рисунок 19.2 — Диалоговое окно Создание форм

4. В списке Доступные полявыделите то поле, которое Вы хотите включить в Форму, а затем щелкните кнопку >, чтобы переместить его в список Выбранные поля.

5. Повторяйте действия пункта 4 до тех пор, пока не выберете из данной таблицы все поля, которые хотите включить. Если Вы хотите включить в Форму поля из другой таблицы или запроса, повторите пункты 3 и 4, затем щелкните кнопку Далее.

6. Выберите внешний вид Формы: в один столбец, ленточный, табличный или выровненный. Результат выбора будет отражаться в области просмотра диалогового окна. Щелкните кнопку Далее.

7. В появившемся диалоговом окне выберите стиль оформления Формы. Выбрав нужный стиль, нажмите кнопку Далее.

8. В верхней части диалогового окна в поле ввода текста Задайте имя формывведите название. Нажмите кнопку Готово.Появится Форма, готовая к вводу данных (рисунок 19.3).

Рисунок 19.3 — Форма, созданная с помощью Мастера

Ввод данных в Форму

Для того, чтобы ввести данные в таблицу с помощью Формы, откройте в базе данных вкладку Формы, выделите нужную Форму и нажмите кнопку Открыть. Щелкните то поле, скоторого Вы хотите начать, и введите данные. Чтобы перейти к следующему полю, нажмите клавишу Tab(к предыдущему Shift+Tab).Когда Вы дойдете до последнего поля, то, нажав клавишу Tab,Вы переместитесь к первому полю новой записи. Для перемещения между записями служат кнопки, находящиеся в нижней части формы:

Применение различных фильтров в access

Лабораторная работа №11

Применение различных фильтров, добавление двух вычисляемых полей

в формы и отчеты

Создайте базу данных Зарплата, содержащую сведения о сотрудниках предприятия, а также данные по начисленной заработной плате, с расчетом налоговых отчислений и выплат сотрудникам.

Составьте и заполните таблицу Подразделения (без ключевого поля):

Следующая таблица, которую следует создать в режиме конструктора, а затем заполнить данными – Должности:

Теперь создайте таблицу Список сотрудников следующей структуры:

Введите в таблицу фамилии, имена и отчества, приведенные ниже (другие сведения из указанных в списке понадобятся в дальнейшем при заполнении таблицы Зарплата).

Таблицы Подразделения, Должности и Список сотрудников будут использованы в качестве столбцов подстановки.

Создайте таблицу Личные данные. В режиме конструктора в первой строке укажите имя поля Сотрудник, тип данных – Мастер подстановок. Источником данных этого столбца будет таблица Список сотрудников. Выберите для столбца подстановки все видимые поля, ширину столбца Идентификатор несколько уменьшите. Далее укажите, что столбец подстановки будет использовать значения столбца Идентификатор.

Программа изменила имя поля Сотрудник на Идентификатор (поэтому в дальнейшем сразу вводите в качестве имени этого поля «Идентификатор»). Закончите работу с конструктором, чтобы получилось следующее:

Заполните таблицу произвольными данными по каждому ранее сотруднику.

Создайте таблицу Паспортные данные, аналогичную предыдущей, с таким же столбцом подстановки для ввода сотрудника (Идентификатор), приведенной структуры:

Заполните таблицу произвольными данными.

Создайте таблицу Зарплата. Поле Идентификатор создавайте так же, как в таблицах Паспортные данные и Личные данные. Поля Подразделение и Должность также сделайте столбцами подстановки одноименных таблиц, но выбирайте видимым только одно поле – Подразделение или Должность, соответственно (не забудьте отрегулировать их ширину). Таблица в режиме конструктора должна выглядеть так:

Заполните сведения по каждому сотруднику в соответствии с данными, приведенными ниже.

Создайтесь запрос Полные сведения о сотрудниках. В режиме конструктора добавьте 4 таблицы, из которых будут выбираться данные для запроса: Список сотрудников, Зарплата, Личные данные и Паспортные данные. Access автоматически установит связи между таблицами.

Включите в запрос следующие данные (условия отбора пока не указывайте):

Код выдавшего подразделения

Просмотрите свой запрос.

На примере этого запроса рассмотрите работу с различными фильтрами.

Для создания фильтра по выделенному фрагменту надо вывести на экран окно таблицы (в нашем случае – запроса) или окно формы, на основе которой требуется создать фильтр, и выделить значение, которое необходимо найти в любой из записей, где бы оно ни находилось. Затем выбрать в меню команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или щелкнуть по кнопке Фильтр по выделенному в стандартной панели инструментов. Можно также использовать соответствующую команду в контекстном меню выбранного поля.

Читать еще:  Как из двух таблиц сделать одну в access?

Отобразим с помощью такого фильтра записи по сотрудникам Бригады №1.

Для этого в столбце Подразделение щелкните мышкой по слову Бригада №1 и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Теперь запрос содержит только сведения о сотрудниках этого подразделения.

Для отмены фильтра нажмите на панели кнопку Удалить фильтр.

Такого же результата отбора записей можно добиться, используя поле Фильтр для. Чтобы применить его, щелкните в любой записи поля Подразделение, вызовите контекстное меню, выберите в нем пункт Фильтр для и введите с клавиатуры условие фильтрации, например, Бухгалтерия, Отменить фильтр.

Фильтр исключая выделенный фрагмент. Можно также вывести на экран все записи, кроме тех, что включают в себя выделенное значение.

Выделите значение Бригадир в поле Должность, вызовите контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выберите в нем пункт Исключить выделенное.

Фильтр по выделенному фрагменту с несколькими условиями отбора. После применения фильтра по выделенному фрагменту или фильтра исключая выделенное можно еще больше сузить диапазон выводимых на экран записей, применяя рассмотренные выше способы несколько раз для оставшихся записей.

Щелкните в поле Подразделение по значению Бригада №1, примените команду Фильтр по выделенному. На экране должны остаться только сведения о работниках первой бригады, кроме бригадира.

Расширенный фильтр/Сортировка. Фильтр может быть создан и способами, используемыми при создании запросов. Отмените примененный ранее фильтр. Выберите в меню Записи команду Фильтр – Расширенный фильтр. Окно фильтра идентично окну запроса. Сформируйте его следующим способом:

Для сохранения фильтра нажмите кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов (в отличие от запросов, при простом закрытии фильтра его сохранение не будет предлагаться).

Назовите его Трактористы Бригады №1, откройте, развернув соответствующий пункт в разделе Запросы базы данных.

Создайте теперь запрос Начисление зарплаты. Источником данных будут служить таблицы Список сотрудников и Зарплата. Включите в него следующие поля:

Сортировка и фильтрация данных в таблице ms access.

Операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:1)При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми. 2)Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули. 3)При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр. Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: рядом и с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо. После этого нужно выделить все столбцы и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.Фильтрация данных. B MS Access четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту(позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле), обычный фильтр(используется для отбора записей по значениям нескольких полей), поле Фильтр для(используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора) и расширенный фильтр (используется для создания сложных фильтров). Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. А)Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо: 1)В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра. 2)Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы. Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи. Для того чтобы установить фильтр можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному. Б)Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Таблицы. 2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу . При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавишиобновлять содержимое выборки. В)Чтобы применить обычный фильтр, необходимо: 1)Открыть таблицу в режим Таблицы .2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И.3)Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле.

Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

1.Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: 1)Включить в таблицу поле счетчика. 2)Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3)Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3)Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Чтобы изменить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4)Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым. 5)Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля. Чтобы удалить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля. 2.Создание связей между таблицами – последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Между таблицами можно установить сявзи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному: 1)Один-ко-многим. В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы Б (или ни одной). В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А. Таблица А в такой связи называется главной, а таблица Б – связанной или подчиненной.2)Многие-ко-многим. Многим записям из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б (и наоборот). Такую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой каждому первичному ключу из таблицы А сопоставлен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа многие-ко-многим представляет собой две связи типа один-ко-многим. При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспомогательная таблица – со стороны многие.3)Один-к-одному. Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправдано – разбивка таблицы, содержащей очень большое количество полей, на несколько частей.

Читать еще:  Как сделать кнопку в форме в access?

Статьи к прочтению:

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Похожие статьи:

1. 2. Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок…

Фильтр в отчетах Access

Kích thước video:

Hiển thị các điều khiển trình phát

  • Xuất bản 22 Th07, 2018
  • Если вы не знаете, как открыть отчет на определенной записи в программе Microsoft Access, то посмотрите это видео. На простом примере разберем как задать фильтр в отчетах Access.
    Это 3 ЧАСТЬ урока, где мы ПОЭТАПНО создаем полноценную счет-фактуру.
    1 ЧАСТЬ: vnclip.net/video/GNp0noevgvU/video.html
    2 ЧАСТЬ: vnclip.net/video/NkF2JGAN440/video.html
    3 ЧАСТЬ: vnclip.net/video/9lo2BEuv688/video.html
    Продолжаем работать с базой данных Access «Интернет магазин». Убедитесь, что программа Microsoft Access очень проста и не требует дополнительных знаний в освоении.
    Чаевые на развитие канала:
    yasobe.ru/na/accesshelpru
    www.donationalerts.ru/r/accesshelpru
    qiwi.me/accesshelpru
    ———————————————-
    Ссылки на предыдущие уроки:
    УРОК 34: Сортировка и группировка в отчете Access — vnclip.net/video/nom78u2adcE/video.html
    УРОК 33: Конструктор отчетов Access — vnclip.net/video/7FXxVF5vh5E/video.html
    УРОК 32: Мастер отчетов Access —
    vnclip.net/video/YGlc7OMpVkc/video.html
    УРОК 27: Подчиненные формы Access — vnclip.net/video/dn7Eb9nAhUM/video.html
    Как сделать отчеты в Microsoft Access 2016 — vnclip.net/video/PrH-S8r0nlE/video.html
    Весь цикл «Microsoft Access для начинающих» — vnclip.net/p/PLnzEVwX9gt1gAA83GL0NvJSk2CXoGfH6z
    ———————————————
    Как и где скачать Microsoft Access бесплатно -7108.ru/a7108
    Где купить лицензионный microsoft office 365 за 200 рублей — vnclip.net/video/oyvW6MKVzqw/video.html
    Готовая база данных Access Приходный кассовый ордер — vnclip.net/video/JmIgS_KkW98/video.html
    Готовая база данных Access Успеваемость студентов — vnclip.net/video/7OWyOevGbUI/video.html
    Готовые базы Access — 7108.ru/g0203
    ———————————————
    Хотите самостоятельно научиться создавать обучающие скринкасты в программе Camtasia Studia 9? — vnclip.net/channel/UCEHp6AiIVCN-ZY7GPpgPkJg
    ———————————————-
    Ищите нас вконтакте: access_community и facebook: msaccess.community/
    Остались вопросы? Пишите в комментариях под видео

NHẬN XÉT • 34

Если вы не знаете, как открыть отчет на определенной записи в программе Microsoft Access, то посмотрите это видео. На простом примере разберем как задать фильтр в отчетах Access.
Это 3 ЧАСТЬ урока, где мы ПОЭТАПНО создаем полноценную счет-фактуру.
1 ЧАСТЬ: vnclip.net/video/GNp0noevgvU/video.html
2 ЧАСТЬ: vnclip.net/video/NkF2JGAN440/video.html
3 ЧАСТЬ: vnclip.net/video/9lo2BEuv688/video.html
Продолжаем работать с базой данных Access «Интернет магазин». Убедитесь, что программа Microsoft Access очень проста и не требует дополнительных знаний в освоении.
Чаевые на развитие канала:
yasobe.ru/na/accesshelpru
www.donationalerts.ru/r/accesshelpru
qiwi.me/accesshelpru
———————————————-
Ссылки на предыдущие уроки:
УРОК 34: Сортировка и группировка в отчете Access — vnclip.net/video/nom78u2adcE/video.html
УРОК 33: Конструктор отчетов Access — vnclip.net/video/7FXxVF5vh5E/video.html
УРОК 32: Мастер отчетов Access —
vnclip.net/video/YGlc7OMpVkc/video.html
УРОК 27: Подчиненные формы Access — vnclip.net/video/dn7Eb9nAhUM/video.html
Как сделать отчеты в Microsoft Access 2016 — vnclip.net/video/PrH-S8r0nlE/video.html
Весь цикл «Microsoft Access для начинающих» — vnclip.net/p/PLnzEVwX9gt1gAA83GL0NvJSk2CXoGfH6z
———————————————
Как и где скачать Microsoft Access бесплатно -7108.ru/a7108
Где купить лицензионный microsoft office 365 за 200 рублей — vnclip.net/video/oyvW6MKVzqw/video.html
Готовая база данных Access Приходный кассовый ордер — vnclip.net/video/JmIgS_KkW98/video.html
Готовая база данных Access Успеваемость студентов — vnclip.net/video/7OWyOevGbUI/video.html
Готовые базы Access — 7108.ru/g0203
———————————————
Хотите самостоятельно научиться создавать обучающие скринкасты в программе Camtasia Studia 9? — vnclip.net/channel/UCEHp6AiIVCN-ZY7GPpgPkJg
———————————————-
Ищите нас вконтакте: vk.com/access_community и facebook: facebook.com/msaccess.community/
Остались вопросы? Пишите в комментариях под видео

Сделал счет фактуры по аналогии уроков, спасибо автору за отличные видео уроки! Но столкнулся с некоторыми сложностями, при формировании отчета счет-фактура выводится количество одинаковых счетов равным количеству товаров. Т.е. если товаров в составе заказа 2 шт. то создается две одинаковые счет фактуры на два листа, если товаров в составе заказа 3 шт. то создается три одинаковые счет фактуры на три листа, и т.д. в зависимости от количества товаров в заказе. Как это исправить?
И еще есть потребность под таблицей состава заказа в отчете, перед итоговой суммой, выводить или не выводить ячейку со скидкой, в зависимости от того есть ли скидка или нет, прописал в данные ячеек для Названия =IIf([Скидка] Is Null;Null;»Скидка»), для поля Скидки =IIf(Sum([Цена за шт]*[Кол-во])>=500;Sum([Цена за шт]*[Кол-во])*0,05;IIf(Sum([Цена за шт]*[Кол-во])>=400;Sum([Цена за шт]*[Кол-во])*0,04;IIf(Sum([Цена за шт]*[Кол-во])>=300;Sum([Цена за шт]*[Кол-во])*0,03;IIf(Sum([Цена за шт]*[Кол-во])>=200;Sum([Цена за шт]*[Кол-во])*0,02;Null)))), все работает, скидка выводится если имеется и не выводится если отсутствует, но при этом ячейки остаются, а хотелось бы их не выводить в отчете если скидки нет, поджимая итоговую сумму к верху, как это можно сделать?

Смертельный номер: в сводном отчете встроены 2 подчиненных отчета, в каждом из которых есть итоговая сумма. Каким образом можно посчитать итоговую сумму этих 2 сумм и отразить в сводном отчете? Идей нет от слова «совсем» =(

@Уроки по Microsoft Access Я не волшебник, я только учусь. «сумма ссылок» — это как? Может ссылочкой на урок по этой теме в меня кините?

Не пробовал, но по логике, в примечании 1 отчета считаем что нужно, во 2 аналогично. В главное отчете делаем сумму ссылок на нужные поля подчиненных отчетов

Почему в поле с итоговой суммой нужно перемножать значения количество товара на стоимость и налог, а нельзя (и нельзя ли) выразить просто как =SUM([название соответствующего столбца])? У меня вроде бы считает, но почему-то не учитывет копейки после запятой (ставит корректную сумму до запятой и 2 нуля — после).

@Уроки по Microsoft Access Формат поля денежный, не знаю, что ему не понравилось, но в итоге я переделала формулу согласно Вашему подходу — и к счастью, сумма получилось корректной (на этом и успокоилась). А во втором подчиненном отчете сделала по своему — и тоже корректную сумму считает.

Вы можете попробовать сделать как написали и посмотреть что будет. Какой формат поля там где у вас копейки не считает?

Стоит задача создать некое меню с возможностью выбора критериев для создания отчета
Схема работы:
Общее меню — кнопка создания отчета — открывается меню критериев (около 50) около которых есть возможность предположим поставить галочку — далее после выбора различных критериев по ним создаётся отчёт
Как это реализовать .

Можете проект скинуть?

Благодарю за Ваш канал. Очень полезно! У меня в отчете имеется 2 поля в формате даты и времени чч.мм.гггг чч:мм. Как мне распечатать отчет за календарный месяц по кнопке? Ну так чтобы ввел месяц и нажал кнопку и вывелись все записи за этот месяц. Спасибо!

да можно, запросом проще. год можно вытащить из даты функцией YEAR

@Уроки по Microsoft Access дело в том что необходимо учитывать и год. Запрос я пока еще не делал ) нельзя обойтись только формой и отчетом? )

Хороший вопрос. Я добавил поле на форму для ввода номер месяца. Далее в запросе добавил вычисляемое поле, где происходит расчет номер месяца из даты с помощью функции month. Далее по аналогии как в уроке.

Спасибо огромное за данную серию уроков Microsoft Access для начинающих! Она мне очень помогла!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector