Как сделать бд в access?

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

База данных Microsoft Access

Для большинства людей, работающих в офисах, база данных Microsoft Access просто необходима. В статье разберем создание базы данных microsoft Access и установку самой программы на компьютер. Научимся строить отчеты, запросы и формы Microsoft Access

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — многофункциональный редактор баз данных, который нужен пользователям для получения широких возможностей в создании новых, и форматировании готовых баз.

Он помогает достаточно быстро обрабатывать и систематизировать большой объём данных. Удобный и понятный интерфейс базы данных Microsoft Access, наличие возможности экспорта файлов из других программ и конструктора форм, делают этот софт уникальным.

Установка Microsoft Access

Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт. Здесь на выбор представлены различные версии разных годов. Самое оптимальное – выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей. Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

Создание базы данных Microsoft Access

Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица. Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу. Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

    1. Таблица майкрософтаксесс идентична по строению с другой программой этой же корпорации – Excel, соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;
  1. Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
  2. Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
  3. Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране – пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс, текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Создание запросов и их виды

Запрос – функция Access, которая позволяет редактировать или вносить информацию в базу данных. Запросы делятся на 2 типа:

  • Выборочный запрос. В данном случае приложение самостоятельно находит нужную информацию и проводит по ней соответствующие расчеты;
  • Запрос действия. Позволяет добавить или удалить информацию из базы данных.

Создать запросы можно, воспользовавшись встроенным помощником “Мастер запросов”. Вызвать меню по его настройке можно, найдя нужную кнопку в графе основного меню “Создание”.

Способов для использования запросов – тысячи, поэтому перечислять их не имеет смысла, главное понимать, что это – один из самых приятных и удобных для пользователя способов использования информации в редакторе.

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

Отчеты Microsoft Access

Отчеты – многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

  • Отчет – аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
  • Пустой отчет – чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
  • Мастер отчетов – удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.

Как создать базу данных в Access. Работа с базой данных Access

Большинство российских пользователей помнят, какой переполох в свое время поднялся по причине выхода видоизмененного интерфейса MS Office 2007. Профессионалы жаловались на то, что усовершенствованный офисный пакет неудобен в использовании и вообще довольно странный. Поэтому они с уверенностью предрекали ему быструю кончину. Однако этому не суждено было сбыться. Скорее, наоборот, выяснилось, что использовать новую версию «Офиса» стало значительно проще и удобнее. Таким образом, все изменения, предпосылки для которых созданы еще в «Офисе 2007», с успехом перекочевали в его новую версию. Поэтому пакет 2010 года стал достаточно известным среди профессиональных пользователей.

Изменения в усовершенствованной версии Access

Достаточно заметные изменения связаны с известным приложением, предназначенным для создания баз данных. При помощи нового компонента Sparklines существует возможность создавать, а также редактировать большие объемы информации. Инструмент Slicer позволяет осуществлять простую и быструю навигацию даже в огромных базах. Это все достигается за счет тщательно продуманным и настроенным системам фильтрации. К тому же, производителями была добавлена лучшая интеграция с Excel. Из этой программы напрямую можно импортировать большие массивы данных. Хотя, новички зачастую задают вопросом том, как построить базу данных в Access.

Что это такое

Для правильного создания баз требуется заранее разобраться, что они собой представляют. База данных − это строго организованная структура, которая предназначается для хранения, а также упорядочивания информации. Она способна включать в себя различные объекты, однако в качестве логической их единицы выступает таблица. Главное, чем они отличаются от аналогичных структур, встречающихся в табличном редакторе, состоит в их взаимосвязанности. Осуществляя изменение любого компонента, пользователь автоматически инициирует замену структур, которые взаимосвязаны с ним. Другими совами, больше нет необходимости переживать по поводу ручного редактирования больших информационных таблиц.

Операции, доступные для выполнения с помощью MS Access

Если кто-то предполагает, что это приложение выступает в качестве некого «логического продолжения» Excel, он ошибается. Представленная программа имеет более широкие возможности. Кстати, любое создание базы данных MS Access предусматривает детальное продумывание информационной структуры определенного документа, проверку целостности изначальных данных, применение данной информации с целью моделирования запросов, а также форм и отчетов.

Пример создания

Поскольку построить базу данных в Access можно и с помощью «Мастера», который существенно упрощает работу для новичков, процесс больших трудностей не вызывает. Однако рекомендуется выбрать именно такой путь, потому что для продуктивной работы необходимо овладеть всеми происходящими процессами. Действия должны быть следующими:

1. Сначала нужно выполнить запуск приложения. На экране отобразится диалог создания нового документа.
2. Далее в нем требуется выбрать пункт «Новая база данных».
3. В разделе «Имя файла» следует ввести осмысленное ее. Рекомендуется избегать повторяющихся имен, которые ничего не значат, поскольку по причине допущения ошибки или невнимательности можно с легкостью потерять важные данные.
4. Затем необходимо нажать кнопку «Создать». Когда это будет выполнено, на экране возникнет диалоговое окно создания новой информационной таблицы. Именно она и нужна для создания собственного проекта.

Какой режим выбрать?

Существует возможность монтировать таблицу в нескольких режимах, однако рекомендуется воспользоваться «Конструктором», поскольку в нем более просто взять под контроль весь процесс, а также лучше представлять себе внутреннюю структуру документа. Необходимо использовать переход «Вид-Конструктор». Затем разрешается вводить требуемое имя определенной таблицы. Поскольку их может понадобиться сразу несколько, желательно снова воспользоваться более осмысленными названиями.

Далее происходит сам процесс. Сначала следует выбрать, а после этого заполнить имена полей. Потом необходимо определить типы данных, указать правильное ключевое поле. Когда такие действия будут выполнены, приходит время заполнения таблицы данными. С этой целью стоит использовать команду «Вид-режим таблицы».

Обязательно нужно обратить внимание на то, если в поле «Код предмета» установлено значение «Счетчик», заполнять его нет необходимости. Когда работа по внесению информации будет окончена, можно ее закрывать. Когда определенная база данных требует использования второй таблицы, она монтируется при помощи команды «Создание-Конструктор таблиц».

Примеры баз

Все, что было перечислено выше, было бы пустым звуком, если не предоставить сведения из «полевого опыта», где пригодились базы данных Access. Стоит отметить, что подобные примеры можно рассматривать вплоть до бесконечности, однако нужно остановиться более подробно на варианте, который способен существенно облегчить поведение учебного процесса. В качестве примера стоит привести разработку учебного плана. В создание документа должны входить такие поля:

• код специальности;
• номер группы;
• предмет;
• преподаватели.

Стоит обратить внимание на то, что поля «Предмет» и «Преподаватель» необходимо как-то связать с дополнительными таблицами. Именно из них программа и черпает соответствующую информацию.

Как это выполняется?

Сначала необходимо осуществить все действия, предусмотренные в инструкции, описанной ниже. Затем стоит перейти в «Конструктор» и начать заполнять поля. В строке с кодом специальности отмечается тип данных как «Счетчик, ключевое поле». В «Группе», а также других схожих строках тип поля указывается как «Текст».

Что касается полей «Предмет» и «Преподаватель», необходимо выбрать «Мастер подстановок». Не стоит переживать, сразу после выбора данного значения программа отобразит диалоговое окно. Если следовать его инструкциям, можно создать связь с иными таблицами. Стоит отметить, что их нужно предварительно создать. После нажатия на клавишу «Готово», возникнет предупреждение о том, что для создания связи следует сохранить таблицу. Осуществление этого действия необходимо подтвердить.

Создание связей между таблицами

Ранее уже было сказано о том, что работа с базой данных Access предусматривает присутствие связей сразу между некоторыми электронными таблицами. Каким же образом их создавать? Для этого необходимо открыть требуемый документ, затем перейти по пути «Работа с базами данных — Схема данных». Для определения и задания характера связи нужно произвести двойное нажатие при помощи левой клавиши манипулятора в диалоговом окне «Изменение связей». Затем нужно кликнуть по кнопке «ОК». В итоге будет задан стандартный параметр «Один ко многим».

Таким образом, был рассмотрен вопрос о том, как построить базу данных в Access. Данная информация сможет принести пользу многим пользователям.

Создание БД в СУБД Access;

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И СВЯЗЕЙ В СУБД ACCESS

Рис. 3. Начальное диалоговое окно СУБД Access

На начальном этапе работы с БД очень полезно познакомиться с уже функционирующей БД – такой учебной БД в Access является БД «Борей» (или в нерусифицированном варианте Nothwind – северный ветер, англ.). Для этого достаточно выбрать ее название в предлагаемом списке – в диалоговом окне на рис. 3 это последняя строка, где указан обычный маршрут размещения этой БД в среде Windows.

При загрузке существующей БД ее открывают как любой документ прикладной программы в среде Windows. Что касается создания новой БД, то здесь сразу проявляются особенности работы СУБД Access. Дело в том, что все модули БД Access хранятся в одном файле, который создается именно на первоначальном этапе ее создания. Поэтому необходимо сразу же определить местоположение файла вашей БД на диске компьютера и задать файлу имя. Расширением имени такого файла в СУБД Access будет .mbd. Все изменения в файле, проводимые в БД после этого, – создание таблиц БД, их заполнение, создание межтабличных связей, создание других модулей БД и т.д. – производится по ходу работы с БД средствами самой СУБД, а не непосредственно операционной системой компьютера, как это происходит для большинства прикладных программ. Следствием этого является то, что при выходе из БД вам не будет задаваться вопрос о сохранении файла БД – все необходимые сохранения в файле БД уже проведены самой СУБД Access в ходе редактирования. Таким образом, если вы хотите сохранить старый вариант БД, то необходимо перед предварительно сохранить файл БД под другим именем, так как после открытия файла БД в СУБД Access и его дальнейшего редактирования вернуться к старой БД будет уже невозможно.

Что касается создания БД с помощью Мастера (программа, которая выполняет определенную процедуру в автоматическом режиме в несколько шагов в ходе диалога с пользователем), то, выполнив соответствующую команду Запуск мастера (см. рис. 3) и последовательно отвечая на предлагаемые СУБД Access вопросы, можно очень просто и быстро создать простую БД по предлагаемой в определенном Мастером списке тематике. Однако заметим, что в данном пособии при работе с БД везде, где это целесообразно, мы будем избегать использования услуг Мастеров по созданию компонент БД, так как их использование не преследует целей обучения. Дело в том, что Мастера всегда предлагают ограниченный набор вариантов уже разработанных компонент БД, и если идти по этому пути, то трудно будет изучить основные возможности СУБД Access.

Попробуйте все-таки, идя по этому пути, создать для приобретения опыта БД по какой-либо из предлагаемых Мастером тематик.

Создайте файл новой базы данных с именем «Склад» на вашем рабочем дис­ке, используя команду Новая база данных (см. рис. 3). В дальнейшем в ходе изучения БД Access мы будем использовать простой рабочий пример БД, созданной для учета движения товаров на складе – наличие товаров, их заказы и поставки, наличие заказчиков и поставщиков, а также сотрудников склада, которые оформляют производимые операции.

После указания пользователем имени и выбора места размещения файла БД, которую следу­ет создать, на экране компьютера появится окно (см. рис. 4), предназначенное для отображения объектов, включенных в БД, создаваемую в среде СУБД Access (на рис. 4 оно пустое, так как в БД еще не создано ни одной таблицы).

СУБД Access работает с объектами шести основных типов: таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями. Активизация типа объ­екта осуществляется щелчком мыши по соответствующему ярлычку (или закладке) главного окна БД. В данном пособии будет рассмотрена работа с первыми четырьмя объектами.

2.2. Создание таблиц в режиме Конструктор

Рис. 5. Окно выбора режима создания новой таблицы

Наиболее значимым для начального знакомства с работой в СУБД Access из предлагаемых в списке режимов является режим Конструктор, который позволяет создать структуру таблицы с параметрами, полностью задаваемыми пользователем.

Конструктор таблиц (см. рис. 6) содержит в верхней части область для создания полей таблицы и в нижней части область для определения свойств каждого из этих полей. При включении нового поля в таблицу ему последовательно задают Имя, опреде­ляют Тип данных и заносят при необходимости комментарии в графу Описание.

Рис. 6. Окно для создания структуры таблицы в режиме Конструктор

По умолчанию для нового поля используется тип данных Текстовый, в котором может храниться текстовая информация объемом до 255 символов. Для хранения больших текстов рекомендуется выбирать тип данных Поле MEMO, который допускает запись текстов объемом до 64 Кбайт.

Числовой и Денежный типы данных используются для представления числовой информации, которая может использоваться в вычислениях, и имеют несколько форматов представления.

Логический тип данных используется в том случае, когда данные могут принимать только значения «да» или «нет» («включено» или «выключено» и т.п.).

Тип данных Счетчик используется в Access для автоматической нумерации строк в таблице и устанавливается по умолчанию для ключевого поля, которое добавляется в таблицу в автоматическом режиме, если оно не задается разработчиком БД специально.

Для хранения мультимедийных объектов – рисунков, звуков, видео и т.п. используется Поле объекта OLE (Object Linking and Embading – связь и внедрение объектов, англ.). Заметим здесь, что поля типов OLE и MEMO не могут быть ключевыми.

Как правило, первое поле таблицы используется в качестве ключевого поля для уникальной идентификации данных, образующих запись, другими словами, для идентификации нужной строки в таблице. Как уже отмечалось выше, любая таблица должна иметь первичный ключ, который присваивается одному или нескольким полям. В состав ключе­вых полей не могут входить повторяющиеся значения данных. Например, поле «Товар» будет однозначно опре­делять каждую запись о товаре, т.е. строку в таблице «Товары».

Рис. 7. Типы данных в таблицах Access

При вводе типа данных одновременно можно задать свойства поля, не совпадающие со значением, присваиваемым Access по умолчанию. Перечислим некоторые основные свойства полей:

Размер поля – определяет размер поля для числовой и текстовой информации;

Формат поля – определяет формат представления и внешний вид данных в поле;

Маска ввода – задает шаблон для ввода однотипных данных в поле (можно вызвать Мастер Создание масок ввода щелчком мыши по соответствующей кнопке);

Подпись – вводит название поля, которое появляется для него при просмотре таблицы в Режиме таблицы (иначе название поля будет совпадать с именем поля, присвоенного ему в режиме Конструктор);

Значение по умолчанию – задает значение поля в автоматическом режиме при вводе в него новых записей (можно вызвать Мастер Построитель выражений для создания сложных выражений щелчком мыши по соответствующей кнопке, см. ниже);

Условие на значение – задает условие, которое должно выполняться при вводе данных в это поле, иначе будет выдано сообщение об ошибке (можно вызвать Мастер Построитель выражений для создания сложных выражений щелчком мыши по соответствующей кнопке);

Индексированное поле – принимает значение «Да» для ключевых полей и «Нет» для всех других.

Для изменения типа данных и их свойств используются рас­крывающиеся меню, которые вызываются щелчком мыши на кнопке вызова списка соответствующего элемента таблицы (см. рис. 7).

Используйте режим Конструктор для создания таблиц «Товары», «Клиенты», «Контракты» и «Сотрудники» в БД «Склад». При создании полей таблиц, типов данных в полях и свойств полей можно воспользоваться сведениями из таблицы.

Для создания таблицы «Товары» выполните следующие действия.

1. Откройте окно БД «Склад». Выберите в диалоговом окне БД щелчком мыши объект Таблицы. После этого нажмите кнопку Создать. На экране появится диа­логовое окно Новая таблица (см. рис. 5).

2. Выберите в окне режим Конструктор. На экране появится пустое окно таблицы в режиме Конструктор. В этом окне в строке заголовка указано имя таблицы «Таблица 1», приня­тое Access по умолчанию (по окончании создания структуры таблицы ей должно быть задано новое, соответствующее ее содержанию имя «Товары»).

Это окно разделено на две части: верхнюю и нижнюю (см. рис. 6). В верхней части окна имеется три столбца: Имя Поля, Тип данных, Описание.Нижняя часть окна предназначена для отображения Свойств текущего поля. Включение полей в таблицу начинается с ввода сведений о нихв верхнюю часть таблицы. Если возникает необходимость из­менить значения свойств полей, принятых в Access по умолчанию, то установку новых значений свойств можно выполнить в нижней части окна.

3. Приступим к созданию таблицы «Товары» (заметим, что на этом этапе мы создаем пустую таблицу, или макет таблицы, в которой определяем только ее структуру и связи с другими таблицами, заполнение же ее данными происходит на следующем этапе работы с БД). Укажите в первой строке в столбце Имя поля имя поля «Товар». В столбце Имя поля указывают имена полей таблицы. Имена полей могут содер­жать не более 64 символов, допускается использование в имени поля русских и латин­ских букв, цифр и пробелов. После присвоения имени полю следует выбрать тип данных, для хранения ко­торых предназначено это поле.

Для перехода к вводу значений в следующую ячейку строки (в данном случае ячейку столбца Тип данных) можно воспользоваться мы­шью, либо клавишами Стрелка вправо, Enter или Tab. По умолчанию для каждого поля автоматически вы­бирается текстовый тип данных. Для изменения типа поля следует выбрать нужный тип данных из списка в столбце Тип данныхнажатием кнопки вызова списка.

Для выбора свойства поля, если это необходимо, нужно перейти к нижней части таблицы Конструктор и выбрать строку с соответствующим свойством. При этом, для задания значения поля по умолчанию либо условия на ввод значений в поля таблицы при ее заполнении, можно использовать, как уже отмечалось выше, Построитель выражений, который активизируется кнопкой в этой строке с тремя точками либо одноименной кнопкой на панели пиктографического меню.

4. Для поля «Товар» таблицы «Товары»выберем тип данных Текстовый. В нижней части окна установим для свойства поля Индексированное поле значение Да (Совпадения не допускаются), отличное от принятого по умолчанию значения для текстового типа данных Нет.

Установка последнего значения свойства поля позволяет определить его как ключ таблицы. Как уже отмечалось ранее, при наличии в таблице ключа эффективность работы с данными в СУБД Access по­вышается. Таблица, для которой определен ключ, называется индексированной. Напомним здесь еще раз преимущества использования ин­дексированных таблиц в БД:

наличие ключа существенно ускоряет выполнение запросов и некоторых других операций;

по умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, опреде­ляемом ключом;

в таблице автоматически поддерживается уникальность записей, из-за чего в нее невозможно будет ввести запись, у которой значение ключа совпадает со значением ключа уже существующей записи;

наличие ключа требуется для установки связей между таблицами и одновре­менного обновления нескольких связанных таблиц.

5. Определите поле «Товар» в качестве ключа, выделив его щелчком мыши и затем щелкнув кнопку Ключевое поле на пиктографическом меню.

6. Создайте в таблице аналогичным образом остальные поля в соответствии с содержанием вышеприведенной таблицы для БД «Склад».

Создайте аналогичным образом таблицы «Контракты», «Клиенты» и «Сотрудники». При создании таблиц, входящих в базу данных «Склад», можно ориентироваться на информацию из вышеприведенной таблицы. При этом предусмотрите:

для полей «Дата», «Дата поступления», «Телефон» ввод по маске;

для поля «Цена» условие на вводимые значения;

для поля «Должность» определенное значение по умолчанию;

в таблице «Контракты» для полей «Товар», «Клиент» и «Сотрудник» задайте значение свойства Индексированное поле равным Да (Совпадения допускаются).

Если при создании макета таблицы были допущены ошибки, то их можно ис­править и затем сохранить таблицу уже в отредактированном варианте. Например, порядок расположения полей в таблице можно изменить следующим образом. Вна­чале выделяют строку с описанием поля, установив указатель мыши в область маркировки поля слева от него и щелкнув там кнопкой мыши. Потом с помощью мыши переносят эту строку на нуж­ное место.

Для удаления поля выделяют строку с его описанием, а затем нажимают кла­вишу Del или выполняют команду Правка/Удалить строку.

Простейшие манипуляции с объектами Access могут быть выпол­нены в режиме окна БД с помощью команд, входящих в состав меню Правка. Находясь в окне базы данных, можно создавать копии существующих объектов в той же или другой БД, используя буфер обмена Windows, а также переименовывать и удалять объекты в БД, используя контекстное меню для выбранного объекта, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Завершите работу с Access. При этом созданные макеты пустых таблиц останутся сохранен­ными в базе данных в файле с именем «Склад.mdb». Эта БД будет использоваться в дальнейшем по мере изложения материала в пособии.

Контрольные вопросы

Как создать БД в Access?

Особенности сохранения БД, созданной в Access.

Типы объектов БД в Access.

Назначение Мастера создания БД.

Процедура создания БД в режиме Конструктор.

Процедура создания таблицы в режиме Конструктор.

Процедура создания поля таблицы в режиме Конструктор.

Основные типы данных в БД Access.

Особенности типов данных MEMO и OLE.

Назначение типов данных Логический и Счетчик.

Основные свойства полей в Access.

Основные форматы полей типа Числовой и Дата/Время.

Назначение свойства Маска ввода.

Назначение свойства Условие на значение.

Назначение свойства Индексированное поле.

Назначение Мастера Построитель выражений.

Как сделать бд в access?

задает максимальное число символов для ввода в данное поле.

определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.

задает формат вывода значений данного поля.

Число десятичных знаков

определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.

задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.

Значение по умолчанию

позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение

определяет требования к данным, вводимым в поле.

Сообщение об ошибке

позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк

определяет индекс, создаваемый по одному полю

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ — это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие-ко-многим.

Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются). Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля — Название, Тип данных — текстовый. Третья строка: Имя поля — Курс, Тип данных — числовой и четвертая строка Имя поля — Семестр, Тип данных — числовой. При этом для имени поля «Название» в разделе свойства поля необходимо установить размер поля — 6.

Индекс – средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.

Рис. 4.5.

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы «Студенты» для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок. В структуре таблицы «Успеваемость» для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок.

Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость:

Рис. 4.6

Рис. 4.7

Рис. 4.8

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.

Читать еще:  Как из двух таблиц сделать одну в access?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector