Как сделать базу access многопользовательской?

Access. Особенности работы в многопользовательском режиме.

После создания приложения Access оно покидает среду разработки и направляется для использования заказчиками. При этом могут возникнуть проблемы, связанные с работой этого приложения в многополь­зовательской среде. Наиболее серьезной из этих проблем является разрешение конфликтов, возникающих при одновременном обращении нескольких пользователей к записям базы данных Access.

Важно помнить, что работа с базой данных в многопользовательской среде может вызывать пробле­мы, связанные с блокировкой данных и конфликтами доступа к ним. Подавление сообщений об ошиб­ках, недостаточное внимание к подобным вопросам либо надежда на благоприятное стечение обстоятельств не решает проблему. Несмотря на кажущуюся сложность работы в многопользовательской среде, понять механизм действия блокировки данных и способ обслуживания механизмом Jet нескольких пользователей достаточно просто. Пренебрежение подобными вопросами, как правило, приводит к возникновению бо­лее сложных проблем, затрагивающих пользователей, клиентов и влияющих на репутацию разработчика. Если для приложения не предусмотрено эффективное решение вопросов работы в многопользовательской среде, при работе с ним неизбежно будут возникать следующие проблемы:

• Новые записи не сохраняются. После ввода информации пользователь обнаруживает, что в базе данных она не появилась. Если подобная ошибка не повторяется, это говорит не об отсутствии проблемы, а о ненадежности приложения.

• Изменения существующих записей не сохраняются. Пользователь может даже не заметить, что вне­сенные им изменения не сохранились. Однако в дальнейшем может оказаться, что либо таблица ито­говых данных отсутствует, либо в инвентарном списке слишком много элементов, или может случиться так, что заказ важного клиента будет отправлен по неверному адресу. Подобные серьез­ные проблемы вполне могут оказаться не выявленными вовремя. Как правило, от них страдают посторонние люди.

• Пользователи получают невразумительные сообщения о невозможности обеспечить доступ к данным. Хотя последствия подобного рода неприятностей не столь драматичны, как в предыдущих случаях, для пользователя будет сильным разочарованием необходимость работы с приложением, которое не может справиться даже с такой несложной проблемой.

Проблемы работы приложений Access в многопользовательской среде связаны не только с установкой и снятием блокировок записей. Поскольку такое приложение существует в виде единого файла и, по край­ней мере, часть его форм может быть непосредственно связана с данными, любой обзор проблем при­менения в многопользовательском режиме должен охватывать вопросы работы на уровне файла, аспекты конфигурирования, а также технологий разработки интерфейсов и свойств запросов и форм. Типичное приложение Access требует определенного сочетания различных приемов работы в распределенном режи­ме, поскольку в разных частях приложения подобные проблемы решаются различными способами.

Для обслуживания нескольких пользователей приложение Access необходимо на файловом уровне кон­фигурировать по-разному. Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки, некоторые из них пе­речисляются ниже.

• Сетевое размещение. В данной конфигурации единый MDB-файл располагается на сетевом серве­ре, и пользователи получают доступ к базе данных при обращении к серверу. Данные и выполня­емые модули могут содержаться в едином MDB-файле либо размещаться на файловом сервере в виде нескольких отдельных файлов. Преимуществом данной конфигурации является простота поддержки, поскольку при необходимости в обновлении нуждается лишь выполняемый файл. Однако, поскольку все формы, отчеты, модули, запросы, ЕХЕ-файлы Access, а также все библиотеки DLL и т.п. должны передаваться по сети на рабочую станцию, сетевой трафик неоправданно возрастает, а производительность значительно снижается. Вероятно, в подобных конфигурациях следует исполь­зовать связанные формы. Далее рассматриваются проблемы связывания форм с данными и возни­кающие при этом конфликты доступа.

• Разделенная база данных с размещенными в сети данными. Такая конфигурация по традиции на­зывается конфигурацией удаленной базы данных (отметим, что значение слова «удаленная» в чрез­вычайно динамичную эпоху Internet постепенно меняется и вскоре может устареть), поскольку данные отделены от выполняемого модуля или программного кода, хотя механизм баз данных и остается локальным. В отличие от конфигурации клиент-сервер, механизм баз данных Access на пользовательском ПК получает, обрабатывает, блокирует и снимает блокировку с данных, находя­щихся в MDB-файле на сетевом сервере. Работа в такой конфигурации зависит от механизмов баз данных одновременно работающих пользователей, а также от возможностей файлового сервера, касающихся поддержания сетевого графика. До настоящего времени при размещении приложений баз данных Access предпочтение отдают именно этому методу. Его преимуществом является высо­кая производительность и управляемость при корректном использовании. Поскольку при размеще­нии данных в сети по каналам связи передаются только они, сетевой трафик значительно снижается. Основной недостаток данной конфигурации заключается в том, что на каждом клиентском ПК необходимо устанавливать Access и выполняемый MDE- (скомпилированный вариант базы данных MDB) либо MDB-файл, что осложняет поддержку приложения. Тем не менее, существуют спосо­бы решения подобной проблемы.

• Репликация. При использовании схемы репликации пользователи совместно обрабатывают данные, хотя данные на самом деле не являются общими, как это имеет место в схемах сетевого распре­деления или в разделенных базах данных. В схеме репликации каждый пользователь или небольшая группа пользователей имеет собственную копию данных, которые посредством механизма репликации Jet синхронизируются с другой базой или базами данных. Одно из преимуществ такой схемы, когда каждому пользователю предоставляется копия данных, состоит в полном исключении проблемы блокировки, но вместо них возникают проблемы репликации, степень сложности которых являет­ся практически такой же. Другим значительным преимуществом репликации является возможность асинхронного доступа к данным для отключенных от сети пользователей. Вместе с тем существует еще один недостаток такой схемы: при совместном использовании источника данных даже небольшой группой пользователей все же существует возможность возникновения как конфликтов доступа, так и проблем репликации.

• Конфигурация клиент-сервер. В Access 2000 появилась новая возможность создания клиент-сервер­ных приложений на базе проекта Microsoft Access. В такой конфигурации удаленными являются как данные, так и механизм баз данных. Если данными управляет SQL Server, Oracle или какой-либо иной сервер баз данных, расположенный на центральном компьютере, он также решает вопросы блокировки и проблемы работы в многопользовательской среде. Это не означает, что разработчик избавлен от необходимости решения всех связанных с ними задач, просто ему приходится иметь дело с иными наборами свойств, возможностей и правил. Основными преимуществами такой конфигу­рации являются высокая производительность, стабильность, возможность обслуживания большого количества пользователей и выполнения множества задач. Наибольший недостаток данной конфи­гурации состоит в высокой стоимости и значительной сложности.

В данной главе рассматриваются вопросы, которые являются общими для сетевых конфигураций: схе­мы разделенной базы данных и реализации архитектуры клиент-сервер. О репликации рассказывается в главе 22.

При использовании Access существует ряд установок на уровне базы данных (для форм, запросов, наборов записей) и на уровне выполняемого кода, которые требуют взаимного координирования в це­лях обеспечения надежного обслуживания приложением нескольких пользователей. В различных частях приложения представлены почти все обсуждаемые в главе темы. Как для разных приложений, так и в пределах одной программы возможно применение разных технологий, а также их комбинаций. Основой организации работы в многопользовательской среде является планирование, прогнозирование и тестирование.

Access и способы блокировки в Jet

Механизм Jet имеет схему блокировки, которая позволяет эффективно обслуживать несколько пользо­вателей. При использовании Jet с Access, а не с VB или каким-либо иным инструментом разработки необходимо учитывать, что некоторые действия выполняются по умолчанию. Данный раздел посвящен изучению этих вопросов.

Основные сведения о блокировке

Перед использованием приложения многопользовательской базы данных его следует разместить таким образом, чтобы пользователи имели к нему доступ, а также настроить для совместного использования. Существует несколько способов достижения этой цели.

В диалоговом окне Options (Параметры), отображающемся при выполнении команд меню Tools Options (Сервис / Параметры), во вкладке Advanced (Другие) имеется параметр Default open mode (Режим откры­тия, определенный по умолчанию). Здесь можно определить режим открытия базы данных, т.е. должна ли она открываться для монопольного доступа (только для одного пользователя на весь сеанс работы) или для общего доступа.

Читать еще:  Как сделать условия отбора в access?

Если выбран режим Exclusive (монопольный доступ), базу данных имеет право открывать только один пользователь. В этом случае Access изменяет заголовок LDB-файла, тем самым блокируя его (подробнее об этом см. в разделе «LDB-файл») и запрещая доступ к данным для всех других пользователей. Очевид­но, для многопользовательского приложения такая настройка использоваться не должна. Однако такие процедуры, как сжатие и восстановление, следует выполнять над базой данных, открытой для монополь­ного доступа.

Режим Shared (Общий доступ) позволяет открывать базу данных нескольким пользователям одновре­менно. При этом Access в момент открытия базы данных заносит информацию о подключившихся к ней пользователях в LDB-файл и задействует механизм блокировки и освобождения страниц и строк.

Эти и другие параметры можно задавать в командной строке во время запуска приложения Access. Некоторые из них перечислены в табл. 1.

Таблица 1 Параметры командной строки при запуске Access

Как создать и настроить ADP проект Access на работу с SQL сервером

Продолжаем осваивать Access, и сегодня мы будем рассматривать настройки подключения ADP проекта к SQL серверу. Мы научимся создавать adp проекты Access и настраивать их на работу с MSSql сервером, а также затронем немного теории про adp и ade проекты.

Тему Access и SQL сервера мы не раз уже затрагивали, так как такая связка клиент сервер как Access+MSSql достаточно популярна в малых и средних предприятиях. Если Вы не знаете что такое связка «клиент сервер» советую ознакомиться с материалом Что такое взаимодействие клиент сервер?.

Так же, как я уже сказал, на этом сайте написана не одна статья про Access и SQL сервер, поэтому кому интересно рекомендую ознакомиться со следующим материалом:

Примечание! Все примеры мы будем рассматривать, используя Access 2003 и MSSql 2008. ОС Windows 7.

Что такое ADP и ADE проекты?

ADP (Access Data Project) – это проект приложения, которое выступает в качестве клиента доступа к базе данных.

ADE (Access Data Extension) – это тоже самое, но с одним существенным отличием, а именно, в adp проекте храниться код VBA который можно редактировать, т.е. вносить изменения, а в ade проекте это сделать не получится, другими словами тот же самый код там есть, но его уже нельзя вывести на редактирование. Обычно используют adp проект для разработки, затем его преобразовывают в ade и уже его отдают пользователям, чтобы те в свою очередь ничего там не изменили в плане логики программы, т.е. самого кода.

Как создать и настроить ADP проект

Запускам Access, и жмем Файл->Создать

Затем с лева появиться окно «Создание файла» в нем выбираем «Проект с имеющимися данными», так как подразумевается, что на SQL сервере у Вас уже есть данные, другим словами база.

После нажатия у Вас откроется окно, где необходимо выбрать папку, в которую Вы хотите сохранить проект и ввести имя этого проекта, и можете нажимать кнопку «Создать»

А вот как раз потом откроется окно «Свойства канала передачи данных» т.е. настройки подключения

  1. Адрес сервера – я указал localhost, так как мой сервер расположен на этом же компьютере;
  2. Параметры авторизации – я указал «Встроенную безопасность Windows NT», это означает, что будут использованы учетные данные, которыми я загрузил ОС, т.е. доменная учетная запись, так как, для примера свой компьютер я ввел в домен. А если выбрать другой вариант, то необходимо будет ввести свои учетные данные (логин и пароль) которые были заведены на самом SQL сервере;
  3. База данных – я выбрал test, так как на данном сервере у меня создана такая база данных. Вы же выбираете необходимую Вам, т.е. ту базу, с которой будет работать этот adp проект. В дальнейшем, кстати, можно будет изменить настройки подключения, чуть ниже я покажу как.

После того как Вы ввели все параметры подключения, можете нажать «Проверить соединение» и если у Вас вышло сообщение об успешной проверке, то смело нажимайте «ОК».

Все, Вы подключились к базе данных на SQL сервере, о чем может свидетельствовать список объектов (Таблиц, запросов), у меня, например, в этой тестовой базе есть всего одна таблица с названием test_table, и если я нажму на кнопку «Таблицы» то увижу ее, а Вы соответственно все свои таблицы.

Изменяем настройки подключения ADP проекта

Теперь в случае если у Вас возникнет необходимость изменить параметры подключения, например, подключиться к другой базе или к другому серверу, то нажимаем Файл->Подключение

И у Вас откроется все тоже окно настройки подключения к SQL серверу.

Как создать ADE проект

После того как Вы полностью разработали проект, создали формы, отчеты в которых Вы, конечно, программировали на VBA, в общем, Вам нужно только отдать этот проект пользователям, но Вы будете отдавать не его, а ADE проект, чтобы пользователи не смогли вносить изменения в код VBA, а что бы его создать нажимаем Сервис->Служебные программы->Создать файл ADE

Но скорей всего Вас предупредят о том, что нельзя создать ADE проект с текущей версией формата базы данных проекта

Но это легко исправить, путем преобразования ADP проекта к версии формата Access 2003, для этого нажимаем Сервис->Служебные программы->Преобразовать проект->в формат Access 2002-2003

У Вас откроется окно сохранения нового проекта, Вы его сохраняете, затем запускаете и можете смело создавать ADE проект вышеуказанным способом.

На этом предлагаю закончить с настройками подключения ADP проекта, как видите, ничего сложного в этом нет, но если у Вас все равно возникают вопросы, то задавайте их в комментариях.

Многопользовательский доступ к базам данных с помощью Microsoft SQL Server 2000: Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы

Страницы работы

Содержание работы

Многопользовательский доступ к базам данных
с помощью Microsoft SQL Server 2000

Лабораторная работа №4

Знакомство с архитектурой и организацией баз данных «клиент — сервер» на основе преобразования локальной базы данных MS Access в базу данных MS SQL Server 2000.

2.1. Базы данных с архитектурой клиент/сервер

По архитектуре доступа к данным БД разделяются на следующие категории:

· локальные (настольные, однопользовательские),

В локальных базах данных на компьютере между прикладной программой (интерфейсом пользователя) и физическими файлами (хранилищем) данных функционирует ядро БД. В Access ядро БД Jet реализовано в виде набора файлов динамической библиотеки. Компоненты ядра читают, изменяют, записывают данные и управляют всеми служебными операциями.

В многопользовательских системах БД используется архитектура файл/ сервер или клиент/сервер. При этом архитектура клиент/сервер занимает доминирующее положение в современных системах обработки данных. Большинство СУБД, например, MS SQL Server, Oracle, Informix, Interbase, Sybase, MySQL и др., поддерживают такую архитектуру.

На рис.1 показаны различия архитектур файл/сервер и клиент/сервер

Рис.1. Структуры многопользовательских систем БД файл/сервер (а) и клиент/сервер (б).

Система файл/сервер функционирует как совместно используемый рабочими станциями жесткий диск сервера в локальной вычислительной сети. При этом СУБД или её ядро устанавливается на каждой рабочей станции. Такой сервер не способен обрабатывать запросы клиентов. Поэтому он вынужден пересылать на рабочую станцию (клиенту) для обработки всю необходимую информацию. Например, если требованиям запроса удовлетворяют всего несколько записей из всей таблицы, то на рабочую станцию передается полностью вся таблица. Это может резко повысить сетевой трафик и замедлить работу при многопользовательском доступе к БД. Структура файл/сервер может использоваться при числе одновременно работающих пользователей до
10 – 20, при большем количестве пользователей Access уже не справляется с нагрузкой.

В системах клиент/сервер всегда работают две программы: программа-клиент и программа-сервер. Программы-клиенты, являющиеся активными, обращаются с запросами к пассивной программе-серверу, которая обрабатывает запросы и возвращает результаты обработки программам — клиентам. Ядро БД размещается на сервере и способно одновременно обслуживать множество приложений-клиентов, выполняя обработку запросов и возвращая приложениям результаты обработки на сервере. Преимущества систем клиент/сервер:

1. Обеспечивается одновременный доступ к БД многих пользователей.

2. Повышается общая производительность системы.

3. Резко сокращается сетевой трафик.

4. Предоставляются более широкие возможности по защите данных от несанкционированного доступа и администрированию системы.

2.2. Преобразование БД MS Access в БД формата MS SQL Server 2000

Одной из наиболее популярных СУБД, используемых в многопользовательских базах данных с большим количеством пользователей, является MS SQL Server. Рассмотрим принципы организации базы данных типа «клиент-сервер» на примере экспорта ранее созданной базы формата MS Access в формат Microsoft SQL Server.

Читать еще:  Qlikview section access как сделать

СУБД MS Access содержит специальный Мастер преобразования баз данных из формата Access в формат Microsoft SQL Server. Этот мастер позволяет преобразовать и перенести базу данных Access в существующую или новую базу данных на SQL Server, или создать новый проект Access 2002. Перед преобразованием можно разделить файл приложения Access на два файла: файл объектов данных и файл объектов приложения.

В Access 2007 Мастер преобразования запускается на вкладке «Работа с базами данных» → «Переместить данные» кнопкой → «SQL Server» (рис.2., рис3).

Рис.2. Местоположение кнопки вызова мастера преобразования баз данных в формат Microsoft SQL Server на ленте СУБД MS Access.

Рис.3. Начало работы с мастером преобразования.

На данном этапе мастеру необходимо указать имя сервера баз данных и имя пользователя, под которым осуществляется администрирование этого сервера. Если имена пользователя в MS SQL Server и операционной системе совпадают, то можно воспользоваться доверительным соединением, но в целях безопасности делать это рекомендуется не всегда, поскольку существует риск того, что информацией хранящейся в базе данных могут воспользоваться сторонние лица, работающие в операционной системе под тем же именем.

Рис.4. Окно выбора сервера для базы данных.

Следующий шаг определяет таблицы, которые будут перенесены на сервер баз данных (рис.5.). В последующем, на сервере появятся дополнительные таблицы, хранящие системную и резервную информацию о настройках базы данных.

Рис.5. Выбор таблиц для переноса на сервер баз данных.

Помимо таблиц, на сервер можно перенести их индексы, связи и все то, что потом позволит увеличить быстродействие и адекватность при обработке запросов к базе данных (рис.6.).

Рис.6. Выбор атрибутов таблиц для переноса на сервер баз данных.

Работа с проектом Microsoft Access очень похожа на работу с базой данных Microsoft Access. Процессы создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей практически не отличается от таковых при создании базы данных Microsoft Access. Подключившись к базе данных Microsoft SQL Server, из окна проекта можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры, определяемые пользователем функции и схемы баз данных с помощью конструктора баз данных, конструктора таблиц, конструктора запросов, построителя запросов и текстового редактора SQL. Этап, связанный с выбором приложения для базы данных позволяет оставить ранее созданное в СУБД MS Access приложение или создать проект, подразумевающий частичный перенос элементов приложения на сервер и их компиляцию в единое целое (рис.7.). Второй вариант является, как правило, является наиболее предпочтительным, поскольку в большей степени соответствует архитектуре «клиент-сервер» и снимает нагрузку по обработке данных с отдельных рабочих станций. При этом создается новый файл проекта Access.

Рис.7. Окно выбора изменений для приложения баз данных.

Остальные шаги мастера носят информативный характер и уведомляют пользователя о ходе преобразования базы данных. После завершения преобразования будет сгенерирован подробный отчет о выполненной процедуре, содержащий сведения о каждом преобразованном объекте.

MS Access — Управление базами данных и объектами

Каждая база данных Access состоит из нескольких объектов, которые позволяют вам взаимодействовать с данными. Базы данных могут включать в себя формы для ввода данных, запросы для поиска в нем, отчеты для анализа и таблицы для их хранения. Всякий раз, когда вы работаете с вашей базой данных, вы одновременно работаете со многими из этих объектов. К счастью, Access упрощает управление этими объектами.

В этой статье вы узнаете, как открывать и закрывать базы данных, а также открывать, закрывать и сохранять объекты.

Открытие и закрытие баз данных

Прежде чем вводить данные или иным образом изменять свои объекты, вам нужно будет открыть свою базу данных. После того, как вы внесете изменения в свою базу данных, вам нужно будет знать, как ее закрыть.

Как открыть существующую базу данных:

      1.Перейдите на вкладку «Файл». Это приведет вас к представлению Backstage.
      2.Выберите «Открыть». Появится диалоговое окно.
      3.Найдите и выберите нужную базу данных, затем нажмите «Открыть».
      4.При открытии базы данных может появиться одно или несколько предупреждающих сообщений.

Если база данных содержит настраиваемые функции, под лентой может появиться желтая полоса с предупреждением о безопасности. Если вы доверяете источнику своей базы данных, нажмите «Включить контент», чтобы ваша база данных отображалась правильно.

После включения всего содержимого в базе данных вы можете увидеть сообщение о том, хотите ли вы сделать базу данных надежным документом. Нажмите «Да», если вы хотите, чтобы каждый контент автоматически включался каждый раз при открытии базы данных.

Возможно, вам будет предложено войти в базу данных. Выберите свое имя из списка. Если ваше имя не отображается, нажмите «Новый пользователь», чтобы ввести свою информацию.

Если вы недавно открыли существующую базу данных, вам может быть проще найти вашу базу данных в кратком списке, который отображается на боковой панели, или выбрать «Недавние» и выбрать базу данных из появившегося списка.

Как закрыть базу данных:

      1.Перейдите на вкладку «Файл», чтобы перейти в «Вид заставки».
      2.Выберите «Закрыть базу данных».
      3. Если у вас есть не сохраненные объекты, появится диалоговое окно для каждого, спрашивающего, хотите ли вы сохранить его. Выберите «Да», чтобы сохранить объект, «Нет», чтобы закрыть его без сохранения, или «Отмена», чтобы открыть базу данных.

Работа с объектами

Полезно подумать о том, что ваша база данных является большим связующим или папкой, в которой вы храните свои данные. Сами данные содержатся в объектах базы данных. Access 2010 рассматривает каждый из этих объектов как отдельные документы, а это означает, что вам придется открывать и сохранять их отдельно для работы с ними.

Возможно, вы заметили, что этот урок не содержит инструкций по сохранению базы данных. Это связано с тем, что вы не можете сохранить сразу всю базу данных. Скорее, вы должны индивидуально сохранять объекты, содержащиеся в базе данных.

Как открыть объект:

      1.На панели «Навигация» найдите объект, который вы хотите открыть.
      2.Дважды щелкните нужный объект. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

По умолчанию самый последний открытый объект будет отображаться в главном окне как текущий объект. Чтобы просмотреть другой открытый объект, щелкните его вкладку в панели вкладок документов.

Сохранение объектов

Как и в других программах Microsoft Office, при попытке закрыть базу данных вам будет предложено сохранить любую несохраненную работу. Тем не менее, это хорошая идея, чтобы сохранить вашу работу, как вы идете. Сохранение вашей работы часто — лучший способ гарантировать, что вы не потеряете информацию, если компьютер сработает.

Как сохранить новый объект:

      1.Выберите объект, который вы хотите сохранить, щелкнув его вкладку в панели вкладок документов.
      2.Перейдите на вкладку «Файл», чтобы перейти к «Вид заставки».
      3.Нажмите «Сохранить».
      4.При первом сохранении объекта вам будет предложено назвать его. Введите имя требуемого объекта и нажмите «ОК».

Чтобы сохранить существующий объект, выберите сохранение в режиме Backstage View или просто нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Как закрыть объект:

      1.Выберите объект, который вы хотите закрыть, на панели вкладок документов.
      2.Нажмите крестик в правом углу панели «Вкладки документа».
      3.Если есть какие-либо не сохраненные изменения в объекте, вам будет предложено сохранить его. Выберите «Да» для сохранения, «Нет», чтобы закрыть его, не сохраняя ваши изменения, или «Отмена», чтобы оставить объект открытым.

Вы также можете закрыть объект, щелкнув правой кнопкой мыши его вкладку на панели вкладок документов. Появится раскрывающееся меню. Выберите «Закрыть», чтобы закрыть этот объект, или «Закрыть все», чтобы закрыть все открытые объекты.

Как переименовать объект:

      1.Если объект, который вы хотите переименовать, открыт, закройте его.
      2.В области переходов щелкните правой кнопкой мыши объект, который вы хотите переименовать.
      3.Выберите «Переименовать».
      4.Введите новое имя и нажмите Enter.

База данных СУБД Access

СУБД — аббревиатура, расшифровывающаяся как «система управления базами данных». СУБД используется для многопользовательской работы с базами данных, которые, в свою очередь, помогают хранить, систематизировать, классифицировать и контролировать информацию. Системы управления БД разделяются на виды по признаку типов моделей данных, которые ими поддерживаются. Наиболее практичен реляционный вид, поскольку такие системы просты в использовании и предоставляют многие возможности для разработчиков. К нему, в числе прочих, относится СУБД Access.

Общие сведения

Реляционная СУБД Microsoft Access работает, соответственно, с реляционными базами данных. В общем виде это означает множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит данные своего типа.

Читать еще:  Как сделать перекрестный запрос в access 2010?

СУБД MS Access входит в состав программного обеспечения Microsoft Office.

Возможности

СУБД Access предоставляет пользователю следующие возможности:

создавать базы данных;

добавлять новую информацию в созданные БД;

обновлять или каким-либо еще образом изменять данные в БД;

удалять имеющуюся информацию из БД;

осуществлять просмотр данных в виде отчетов, форм, различных выборок и запросов;

организация данных при помощи сортировки и/или классификации информации;

общий доступ к таблицам и данным при использовании отчетов, электронных писем, Интернета и/или локальной сети;

осуществление разных видов связей между таблицами;

создание кнопочных форм и пользовательских интерфейсов управления базой данных внутри СУБД.

Структурные элементы БД

Каждая таблица базы данных имеет строки, включающие данные об объектах, а также столбцы, задача которых — определить характеристику их же. Другое название строк — записи, состоящие из полей, которые заполняются данными. Поле обязательно должно иметь тип данных (числовой, текстовой, дата, МЕМО и т. д.). Все записи в таблице содержат одинаково определенные, но по-разному заполненные информацией поля.

Свойства полей

Поля в СУБД MS Access задают структуру базы данных, а также задают свойства данным из ячеек записей.

Основные свойства такие:

Имя поля. Обычно задают заголовки столбцам, то есть называют характеристику объекта. Также по имени поля к нему можно обращаться за информацией при выполнении автоматических операций с БД.

Тип данных. Задает соответствующее свойство, определяет, какой тип может быть записан в ячейку.

Размер. Устанавливает максимальную длину записываемых данных. Это свойство не обязательно использовать, хотя оно и упрощает работу, накладывая ограничения на пользователя БД.

Формат. Форматирует данные поля.

Подпись. Выполняет ту же функцию, что и имя — озаглавливая характеристику. Если подпись не указывать, заглавием будет служить первый пункт. Второй возможностью Имени — обращением к нему из БД — подпись не располагает.

Обязательное поле. Если поставить галочку напротив этого свойства, оставить ячейку незаполненной будет нельзя. Для ключевых полей это свойство включено по умолчанию.

Типы данных

Поля баз данных в Microsoft Access могут иметь такие типы данных, как:

Текстовый. Самый простой тип поля. Несмотря на название, может содержать как буквы, так и цифры, символы и прочее. Поэтому ограничения имеет только по длине — не более 255 знаков. Удобно для использования, если не требуется дальнейших расчетов между ячейками, поэтому, если в поле вводятся только числа, лучше использовать соответствующий ему тип.

Поле МЕМО. Тот же текстовый тип, хранящий большие объемы информации (до 64 кбайт, то есть до 64 тысяч символов). Из-за этой характеристики МЕМО не может быть использован в качестве ключа или индекса.

Числовой. Цифровое поле, имеющее подтипы, выбор которых зависит от желаемой точности вычислений и т. д. До 8 байт или 16 — для кодов репликации.

Счетчик. Поле, не требующее заполнения — значения (числа по возрастанию), автоматически заносится в таблицу, позволяя данным в ячейках оставаться уникальными. Проще говоря, счетчик нумерует записи в базе данных. Удобно использовать в качестве ключа 4 байта, 16 — для кодов репликации.

Логический. Используется только для значения — 0 (нет) и минус 1 (да). Можно настроить разные варианты записи — галочка или выбор вручную (размер — 1 байт).

Дата/время. Название типа данных говорит само за себя. Вывод в поле данных возможен в семи различных форматах. 8 байт.

Денежный. Определяет значения валют. Данный тип данных появился для предотвращения округления в вычислениях. Также 8 байт.

Поле объекта OLE. Принимает объекты разных форматов — графические, аудио и т. д. Размер — до одного гигабайта.

Гиперссылка. Адреса интернет-страниц, сайтов. До 64 тыс. символов.

  • Мастер подстановок. Заранее предполагает связанные таблицы. Позволяет выбрать значение из другой таблицы или из поля со списком. При этом тип выбранного значения устанавливается автоматически. Имеет размер первичного ключа. Не более 4 байт.
  • Базы данных СУБД MS Access имеют в таблицах одно главное — ключевое — поле. По умолчанию оно, как уже было сказано, обязательно к заполнению. Кроме того, на него накладывается необходимость быть уникальным, что значит, что уже введенное значение в ключевом поле нельзя будет ввести в ключевом поле другой записи этой же таблицы. При необходимости можно добавить дополнительное ключевое поле, с менее строгими правилами — уникальность выбирается разработчиком БД. При помощи ключевых полей осуществляют связи между таблицами базы данных.

    Ключи подразделяются на:

    первичные (основные) — непосредственно сама связь;

    вторичные (внешние) — способ связи.

    Табличные связи

    База данных СУБД Access может содержать таблицы, которые взаимодействуют между собой. Для этого используются связи, которые бывают следующих видов:

    Один к одному. Это означает, что каждой записи из первой связанной таблицы соответствует одна запись из второй.

    Один к многим. Каждой записи из первой таблицы соответствует несколько (две или больше) из второй.

    Многие к одному. Множество записей из первой таблицы связаны с одной из второй.

    Многие к многим. Множеству записей первой таблицы соответствует множество второй.

    Ограничения на имена

    Microsoft Access ставит ограничения на имена полей и элементов управления, они же действуют и на объекты СУБД Access:

    имя не должно содержать более 64 символов;

    нельзя использовать точку, восклицательный знак, надстрочный символ или квадратные скобки;

    имя не может начинаться с пробела;

    нельзя использовать в имени управляющие символы (коды с 0 до 31 в ASCII);

    имя не может включать прямые кавычки.

    Объекты СУБД MS Access представляют собой пользовательский интерфейс базы данных. Он позволяет непосредственно управлять ею и ее данными.

    Основной объект, о котором уже не раз упоминалось в этой статье. Они задают структуру всей базы данных. В них хранятся данные, которые можно изменять, удалять или добавлять. Таблицы могут быть взаимосвязаны. На основе этого объекта строятся все остальные, при помощи них же проводятся и основные операции с данными.

    Позволяют обрабатывать данные из таблиц. Запрос может быть выборкой по какому-либо признаку из одной или нескольких таблиц, также при помощи него можно сортировать или фильтровать информацию, анализировать данные, извлекать и предоставлять пользователю в удобном виде. Результатом работы запроса становится временная новая таблица.

    Используются в качестве средства для ввода новой информации в таблицу. Преимуществом форм становится их удобный для пользователя вид — разработчик может использовать макет формы или создать совершенно новую. На этот объект можно поместить кнопки, переключатели и многое другое. В числе прочих особое внимание приковывает к себе кнопочная форма, представляющая собой модифицированный диспетчер задач, составляемый пользователем “под себя”. На нее можно поместить основные функции работы с базой данных — вход, выход, заполнение таблиц, просмотр данных. Обычные формы можно также включить в кнопочную.

    Представляют конечный результат работы. Предназначены для последующей печати, потому обладают соответствующим форматированием. Позволяют делать выборки и группировки. Наглядно отражают информацию, заложенную в базе данных.

    Технология работы с СУБД Access

    Разработка СУБД в Access выполняется при помощи следующих пунктов:

    Определить цель разработки базы данных. Необходимо определить назначение, узнать, в каком направлении двигаться — как предполагают использовать базу данных, какие результаты хотят получить, какие функции должны быть реализованы.

    Определить примерное количество таблиц в базе данных — информацию необходимо систематизировать и “разложить все по полочкам”. Не следует добавлять слишком много полей в одну таблицу: лучше распределить данные на две и связать их. Каждая таблица должна содержать только одну тему.

    Определить все поля и их типы данных в таблицах. Данные в ячейках должны соответствовать типам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с вычислениями, группировкой и сортировкой.

    Определить соотношения таблицы-поля.

    Обозначить первичные и (при необходимости) вторичные ключи в таблицах.

    Построить схему данных для БД, отражающую связи между таблицами. Максимизировать взаимодействие между данными при помощи этих связей.

    Усовершенствовать структуру, наглядно посмотрев на всю имеющуюся информацию и ее возможную систематизацию.

    Воспользоваться анализом самого Access для очередной проверки.

    Создание СУБД в Access возможно двумя способами:

    использовать мастера БД для создания необходимых объектов;

    создать пустую БД, дополняя ее новыми объектами самостоятельно.

    MS Access позволяет расширить базу данных уже после ее создания, но основную структуру необходимо продумать заранее: такие вещи, как типы данных, впоследствии, особенно после заполнения таблицы, поменять будет невозможно.

    Продуманную схему данных можно реализовать при помощи соответствующей вкладки в СУБД. Каждый из видов связи наглядно показывается в Access. Связи можно видоизменять или даже удалять.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector