Содержание

Как из формы сделать таблицу access?

Создание форм в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.6. Создание и использование форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД — это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.

Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.

Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:

  • инструмента Form;
  • инструмента Разделенная form;
  • инструмента Несколько элементов;
  • инструмента Пустая form;
  • Мастера form;
  • Конструктора form.

Все средства создания форм помещены в группу forms на вкладке Создание (рис. 1).

Forms, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим конструктора. Переход между режимами (открыть, режим макета, конструктор) можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши форму в области переходов, а затем выбрать нужный режим в контекстном меню.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.

В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля, настраиваемые элементы и составлять программы.

Инструмент «Форма». Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Form. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Form. На экране будет отображена form (рис 2).

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить.

Средство «Разделенная форма». Разделенная form — новая возможность в Microsoft Access 2007, которая позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и в режиме таблицы. В области объектов (переходов) выделить таблицу, например Успеваемость. Далее щелкнуть на пиктограмме «Разделенная forms» на вкладке Создать. На экране будет отображена form (3).

Инструмент «Несколько элементов». Форму, в которой отображается не одна, а одновременно несколько записей, можно создать инструментом «Несколько элементов» (рис. 4). Чтобы создать данную форму выделим в области объектов (переходов) одну из таблиц (например, Успеваемость). Затем перейдем на вкладку Создание и щелкнем на пиктограмме «Несколько элементов». На экране будет отображена form (рис. 4) в режиме макета.

Form похожа на таблицу, в ней одновременно отображаются несколько записей. Но эта form предоставляет возможности для настройки, так как она отображается в режиме макета. В режиме макета можно легко осуществлять доработку формы (например, добавлять элементы управления и т.д.).

Средство Пустая форма. Этот инструмент можно использовать в том случае, если необходимо быстро создать форму с несколькими полями. Form открывается в режиме «Работа с макетами форм» и при этом отображается область Список полей (рис. 5).

Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.

Затем все «Доступные поля» переведем в «Выбранные поля», выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль — официальный

После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

Конструктор форм. Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:

  1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме «Конструктор форм». В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных.
  2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме «Добавить существующие поля», появится список таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).

3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши.

4. Поместить поля на форму (рис. 9).

5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

  • Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
  • Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
  • Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
  • Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
  • Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
  • Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.

6. Сохранить форму.

7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов.

Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Создание форм в Access

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных намного более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете создать ее таким образом, чтобы она работала с вашей базой данных и имела смысл для вас. На этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы. Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления дизайном и свойства формы, чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы этого хотите.

Создание форм

Access упрощает создание формы из любой таблицы в вашей базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже есть в этой таблице, и добавлять новые данные . После того, как вы создали форму, вы также можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как комбинированные поля.

Читать еще:  Как сделать несколько ключевых полей в access?

Чтобы создать форму:

  1. В панели навигации, выберите таблицу, которую нужно использовать, чтобы создать форму. Вам не нужно открывать таблицу.
  2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Формы». Нажмите команду «Форма».
  3. Ваша форма будет создана и открыта в виде макета.
  4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для формы и нажмите «ОК».

О подформах

Если вы создали форму из таблицы, записи которой связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, включает в себя подчиненную форму . Подформация представляет собой форму данных, которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подформация, включенная в форму «Клиенты», которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов.

Вероятно, нам не нужно включать эту подформу, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что вам не нужна подформация, вы можете легко удалить ее. Просто нажмите его и нажмите клавишу «Удалить».

Однако подформы не всегда бесполезны. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подформат содержит полезную информацию, как в приведенном ниже примере. В нашей форме заказов подформат содержит имя, количество и цену каждого элемента, содержащегося в этом порядке, что является всей полезной информацией.

Добавление дополнительных полей в форму

Когда вы используете команду Form в существующей таблице, все поля из этой таблицы включены в эту форму. Однако, если позже вы добавите дополнительные поля в эту таблицу, эти поля автоматически не появятся в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить дополнительные поля в форму.

Чтобы добавить поле в форму:

  1. Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
  2. Нажмите команду «Добавить существующие поля».
  3. Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.

Если вы хотите добавить поле из той же таблицы, которую вы использовали для создания формы, дважды щелкните имя нужного поля.

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

  1. Нажмите «Показать все таблицы».
  2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
  3. Дважды щелкните нужное поле.
  4. Будет добавлено новое поле.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру, чтобы добавить поля в совершенно пустую форму. Просто создайте форму, нажав команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», а затем выполните указанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения для полей в ваших формах. Это поможет вам лучше контролировать, как данные вводятся в ваши формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать целостность вашей базы данных.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

Чтобы создать поле со списком:

  1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
  2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
  3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка . Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите. Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.
    • В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
  4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
  5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
    • В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.
  6. При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».
  7. Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо — поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
  8. Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.
  9. Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле.
    • В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.
  10. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты. Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Настройка параметров формы в Листе свойств

Лист свойств — это панель, содержащая подробную информацию о вашей форме и каждом ее компоненте. Из листа свойств вы можете вносить изменения в каждую часть своей формы, как с точки зрения функции, так и внешнего вида. Лучший способ ознакомиться с Листом свойств — открыть его и выбрать различные варианты. При выборе опции Access будет отображать краткое описание этой опции на нижней левой границы окна программы.

Изменение настроек формы

В Листе свойств слишком много вариантов, чтобы подробно обсудить их все. Мы рассмотрим два полезных здесь: скрытие полей и установление полей с датами для автоматического заполнения текущей даты . Практика этих процедур должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками свойств.

Вставка таблицы в форму

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Объект в режиме таблицы — это простое представление данных, упорядоченных по строкам и столбцам. При двойном щелчке таблицы в области навигации Access отображает таблицу в виде таблицы. Из-за компактного представления данных в виде таблиц, которые используются в качестве подчиненных форм для отображения данных на стороне «многие» отношение «один-ко-многим», удобно работать с данными. В этой статье описано, как добавлять таблицы в формы в Access.

В этой статье

Просмотр примера таблицы в форме

Предположим, требуется создать форму, в которой отображаются данные о категориях продуктов, а также все продукты в этих категориях. Данные в таблице Categories представляют сторону «один» отношения, а данные в таблице «товары» — сторону «многие» в отношении. Каждая категория может содержать множество продуктов.

1. В основной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

2. в таблице показаны данные на стороне отношения «многие».

Перетаскивание таблицы в форму

Самый быстрый способ добавить существующую таблицу в форму: Откройте форму в режиме конструктора, а затем щелкните, удерживайте кнопку мыши и перетащите существующую форму из таблицы из области навигации в область конструирования формы.

Если вы правильно настроили связи перед выполнением этой процедуры, Access автоматически задает для полей «дочерний элемент» ссылки «и» эталонные поля «правильные значения, которые будут связывать главную форму с таблицей.

Свойства подчиненных полей и основных полей ссылки пусты

Если приложению Access не удается определить, как связать элемент управления подчиненной формы с главной формой, она оставляет доЧерние поля ссылки и Основные поля элемента управления подчиненной формы пустыми. Эти свойства необходимо настроить вручную.

Читать еще:  Как сделать запрос в access 2003?

Вставка таблицы в существующую форму с помощью режима макета

Если вы уже определили связи между таблицами в базе данных, вы можете быстро добавить таблицу в существующую форму с помощью режима макета. При добавлении поля на стороне «многие» связи с формой, основанной на стороне «один» отношения, Access автоматически создает таблицу для отображения связанных записей.

Откройте существующую форму в режиме макета, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации, а затем выбрав в контекстном меню пункт режим макета .

Если область Список полей не отображается:

Нажмите клавиши ALT+F8.

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

Обратите внимание, что в области список полей разбиваются на разделы: поля, доступные в этом представлении , а также поля, доступные в связанных таблицах. В нижней части области список полей в разделе поля, доступные в других таблицах, все таблицы, не связанные непосредственно с главной таблицей, не отображаются.

В разделе поля, доступные в связанных таблицах разверните таблицу с первым полем в таблице и перетащите поле в форму. Access создаст таблицу и добавит в нее поле.

Чтобы добавить дополнительные поля в новую таблицу, необходимо сначала выбрать ее, щелкнув таблицу. Обратите внимание, что Access упорядочивает область список полей , так что поля, доступные в таблице, находятся в верхней части страницы. В разделе поля, доступные для этого представления перетащите другие поля, которые вы хотите добавить в таблицу. При перетаскивании каждого поля в таблицу Access рисует строку вставки, чтобы показать, куда будет вставлено поле, когда вы отпустите кнопку мыши.

Продолжайте добавлять поля в главную форму или таблицу, сначала щелкая главную форму или таблицу, чтобы выделить ее, а затем перетащите поле из области список полей .

В разделе поля, доступные в других таблицах области список полей содержатся таблицы, которые не связаны непосредственно с таблицей или запросом, на котором основана выбранная форма. Если вы определили все допустимые связи между таблицами в окне «Схема данных», поля в разделе » Доступные в других таблицах » не являются допустимыми вариантами выбора для создаваемой формы. Если перетащить поле из этого раздела в форму, откроется диалоговое окно » Определение связи «. Прежде чем продолжить, необходимо ввести поле или поля, связывающие эти таблицы друг с другом. В этом случае область » список полей » больше не будет отсортирована на разделы в соответствии с предопределенными связями. В этом диалоговом окне лучше всего нажать кнопку Отмена и проверить связи между таблицами. Дополнительные сведения о связях можно найти в статье Создание, изменение и удаление связи.

Вставка таблицы в существующую форму с помощью режима конструктора

Используйте эту процедуру, чтобы добавить таблицу, которая основывается непосредственно на таблице или запросе, к существующей форме в режиме конструктора.

Откройте форму в режиме конструктора, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации и выбрав команду конструктор.

На вкладке конструктор в группе элементы управления , если выбран инструмент использовать мастера , щелкните его, чтобы он не выделен.

Почему это происходит?

При использовании мастер элементов управления подчиненной формы создает отдельный объект формы и формирует элемент управления подчиненной формы для этого объекта. С другой стороны, эта процедура создает таблицу, которая основывается непосредственно на таблице или запросе, а не на форме.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Подчиненная форма/отчет.

В бланке формы щелкните в том месте, где вы хотите вставить таблицу в режиме таблицы.

Изменение положения и размера элемента управления подчиненной формы путем перетаскивания маркеров на краях и углах элемента управления.

Чтобы изменить присоединенную надпись для элемента управления подчиненной формы, сначала щелкните ее, дважды щелкните ее, чтобы выделить текст, а затем введите новую метку. Если вы хотите удалить метку, щелкните ее один раз, а затем нажмите клавишу DELETE.

Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Если элемент управления подчиненной формы не выделен, щелкните его один раз, чтобы выделить его.

На вкладке данные страницы свойств щелкните раскрывающийся список исходный объект и выберите таблицу или запрос, которые нужно отобразить в таблице. Например, если вы хотите отобразить данные из таблицы «заказы», нажмите кнопку таблица. заказы.

Если вы правильно настроили связи перед выполнением этой процедуры, Access автоматически задает для полей «дочерний элемент» ссылки «и» эталонные поля «правильные значения, которые будут связывать главную форму с таблицей.

Свойства подчиненных полей и основных полей ссылки пусты

Если приложению Access не удается определить, как связать элемент управления подчиненной формы с главной формой, она оставляет доЧерние поля ссылки и Основные поля элемента управления подчиненной формы пустыми. Задайте значения для этих свойств вручную, выполнив указанные ниже действия.

Откройте основную форму в режиме конструктора.

Щелкните элемент управления подчиненной формы один раз, чтобы выбрать его.

Если окно свойств в данный момент не отображается, нажмите клавишу F4.

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку (. ) рядом с полем свойства дочерние поля ссылки .

Будет открыто диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

В раскрывающихся списках Основные поля и дочерние поля выберите поля, которые нужно связать с формами. Если вы не знаете, какие поля вы хотите использовать, нажмите кнопку предложить , чтобы получить доступ к полям связей. По окончании нажмите кнопку ОК.

Если вы не видите поле, которое вы хотите использовать для связывания форм, возможно, потребуется изменить источник записи главной или дочерней формы, чтобы убедиться в том, что поле находится в нем. Например, если форма основана на запросе, убедитесь в том, что связываемое поле присутствует в результатах запроса.

Сохраните основную форму и переключитесь в режим формы, чтобы убедиться в том, что она работает должным образом.

Сохраните форму, нажав кнопку сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL + S.

Переключитесь на представление формы и убедитесь в том, что таблица работает должным образом.

Различия между разделенной формой и формой, содержащей таблицу

Форма, содержащая таблицу, отображает данные из различных (но обычно связанных) источников данных. Например, форма может показывать сотрудников, и в ней может быть таблица, в которой отображаются все задачи, назначенные каждому сотруднику. Источник данных в таблице отличается от того, в какой форме она находится. Напротив, разделенная форма состоит из двух разделов (форма и таблица), но одни и те же данные отображаются в обоих разделах. Два раздела отслеживаются друг с другом и предоставляют два разных представления данных за один раз.

Дополнительные сведения о создании разделенной формы и работе с ней см. в статье Создание разделенной формы.

Access-формы. Создание форм для ввода данных

Access является мощным приложением Windows, системой управления базами данных (СУБД ). Его предназначение — представление информации в удобном пользователю виде, автоматизация операций, которые часто повторяются. Также программа помогает в поиске и хранении данных. Все это выполняют Access-формы. Создание форм — несложная задача, призванная максимально помочь пользователю.

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в Access, ее внешний вид играет важную роль.

Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Создание форм

СУБД Access предлагает пользователю удобный механизм работы с данными. Это специальные Access-формы, которые значительно облегчают ввод, редактирование данных, их просмотр. Они являются специальным объектом в этой СУБД и имеют богатый арсенал элементов управления, с помощью которых происходит автоматизация представления данных, хранимых в таблицах базы данных. Это текстовые поля, флажки, радиокнопки, выпадающие списки и прочее.

Способы создания форм в Access многообразны:

  • создание форм на базе существующих таблиц и запросов;
  • создание пустых форм;
  • разделенные формы;
  • формы с несколькими записями;
  • подчиненные Access-формы.

Создание форм осуществляется с помощью мастера форм, специального конструктора.

Они особенно удобны, если, например, ввод данных нужно производить со специальных бланков. Для этого вид формы, поля ввода данных специально делают такими же, как на бланке.

Формы на основе существующей таблицы

Создание форм в Access на основе уже существующей таблицы осуществляется очень просто. Для этого в разделе «Создание» надо кликнуть кнопку «Форма». Главным условием в данном случае является предварительное создание таблицы с данными, а также ее выбор в области навигации. В форме отобразится всего лишь одна запись, а также данные связанной таблицы.

Для вывода нескольких записей таблицы в форме надо в том же разделе «Создание» выбрать кнопку «Несколько элементов». Так мы сможем отобразить в текстовых полях формы целый ряд записей данных со всеми полями таблицы.

Читать еще:  Как сделать сумму в запросе access?

На базе существующей таблицы создание форм в Access позволяет также разработать также разделенную форму. Это вид, который вместе с представлением данных в элементах управления представляет выборку данных параллельно в табличном виде. Чтобы создать разделенную форму, нужно в разделе «Создание» выбрать кнопку «Разделенная форма».

Такие формы появляются уже сразу отформатированными с применением многочисленных элементов управления. Чаще всего такими элементами выступают однострочные текстовые поля, куда выводятся хранимые в полях таблицы значения данных. Вместо заранее отформатированных можно делать пустые формы.

Режим макета

Готовые к использованию таблицы переводят в режим формы. В этом режиме можно изменять лишь сами данные записей таблиц базы данных, переходить между этими записями. Форматирование в этом режиме не допускается, а создание форм Microsoft Access нуждается в форматировании элементов управления и самой формы. Все это можно сделать, если переключиться в режим макета или в режим конструктора.

Режим макета отличается от режима конструктора меньшими возможностями по конструированию форм. Вместе с тем он очень удобен для быстрого форматирования, для внесения незначительных изменений в элементы управления: вертикальное или горизонтальное их выравнивание, добавление дополнительных текстовых полей, изменение внешнего стиля формы и прочее. В режиме макета нельзя изменить данные, выведенные в элементы управления, тогда как режим конструктора предоставляет такую возможность.

Настройка форм в режиме конструктора более сложна и основательна. Кроме того, только в режиме конструктора доступен ряд элементов графического оформления, а также элементы управления: прямоугольники, линии, кнопки, поля со списками, переключатели и другое. В этом режиме можно изменить источник данных для редактируемой формы. Более того, из этого режима можно отключить режим макета.

Добавление на форму кнопки

Например, необходимо добавить кнопку на форму, с помощью которой придется ее закрывать. В режиме конструктора будет доступной целая раскладка из разных элементов управления, среди которых расположена кнопка. Если добавить ее в макет формы, то СУБД автоматически выполнит мастер создания кнопок, окно которого появится перед пользователем.

Окошко создания кнопок предложит на выбор несколько категорий, в которых содержатся списки действий. В нашем случае необходимо выбрать категорию «Работа с формой». Из списка действий этой категории нужно выбрать «Закрыть форму».

На следующем необходимо сообщить пользователю, что данная кнопка отвечает за закрытие формы. Можно оставить текст на кнопке, а можно подсказать об этом с помощью пиктограммы (рисунка).

Далее мастер попросит пользователя дать название кнопке, после чего можно нажать «Готово» — так получится готовая кнопка на форме, которая позволит закрывать ее.

Если теперь нажать на созданную кнопку, то СУБД предложит сохранить созданные в форме изменения, после чего закроет ее. В режиме конструктора эта кнопочка работать не сможет. Она работает только в режиме готовой формы.

Необходимо также сказать о том, что сами формы можно составить при помощи специального мастера. В ходе построения мастером формы надо лишь определиться с ее настройками. Далее созданную мастером форму легко отформатировать по своему усмотрению, переключившись в режим макета или в режим конструктора.

Подчиненные формы

Подчиненная форма — это элемент, являющийся дополнением другой, основной Access-формы. Создание форм подчинения – это разработка иерархической конструкции из двух таблиц, отражающей наличие отношений между формами.

Отношения между ними могут отражать разный тип связи, имеющийся между таблицами базы данных: «один-ко-многим», «многие-ко-многим». Часто эти отношения рассматривают в разрезе родственной связи с наличием родительской (основной) формы и дочерней (подчиненной).

Что такое подчиненная форма

Создание подчиненных форм в Access можно объяснить примером: такой формой может стать форма заказов покупателя в интернет-магазине.

Сведения о покупателе содержатся в одной таблице, а сведения о его заказах хранятся в другой в связи с проведением нормализации при проектировании базы данных. Одному покупателю соответствует сразу несколько заказов, поэтому отношение между таблицами покупателя и заказов отражают связь «один-ко-многим». В этом случае форма, представляющая данные покупателя, станет основной. Другая, представляющая данные его заказов, будет добавлена к основной и окажется подчиненной.

Расположенные в одном пространстве макета основная и подчиненная формы демонстрируют только связанные данные. Так, если в таблице покупателей находится уникальный покупатель, а в подчиненной таблице заказов с ним связано три записи, значит, подчиненная форма отобразит все три записи о его заказах.

Мастер форм

Создать иерархическую конструкцию из форм в Access можно разными путями. Например, реализовывая сценарий создания и главной, и подчиненной форм, можно прибегнуть к помощи мастера форм.

Создание главной формы в Access, содержащей подчиненную, при помощи мастера не составит большого труда. Он не только создаст сами формы, но и свяжет их необходимым отношением. Если же сценарий создания подчиненной формы предполагает ее добавление к уже существующей главной, тогда можно либо воспользоваться мастером, либо просто перетащить уже существующую таблицу на макет основной и сделать ее подчиненной.

Создание форм подчинения

Создадим подчиненные формы на основе двух связанных таблиц (Authors и Books). Воспользуемся для этого мастером форм. Первым делом откроем сам мастер, команда выполнения которого располагается в СУБД Access (создание форм). В Access 2007, например, ее можно найти в выпадающем списке пункта «Другие формы».

Открывшееся окно мастера предложит выбрать таблицу, для которой надо создать формы, а также поля (выбор двойным щелчком), которые пользователь хотел бы видеть. После первой таблицы в том же окне понадобится выбрать другую, которая имеет связь с первой. Мастер самостоятельно обнаружит отношения, а если не сможет это сделать, тогда подчиненные формы он создать просто не в состоянии. В нашем случае подчиненной станет форма, созданная на базе таблицы Books.

На следующем шаге мастер предложит выбрать вид представления данных. Нам надо выбрать «Подчиненные формы», а затем вновь нажать кнопочку «Далее».

Следующий шаг предоставит нам возможность выбрать внешний вид создаваемых форм: ленточный или табличный макет. Нужно сказать, что ленточный богаче по стилям оформления.

На последнем шаге нам понадобится настроить заголовки форм, после чего нажмем «Готово» — сохранятся подчиненные access формы. Создание форм закончено.

Созданную конструкцию можно переключить в режим конструктора или макета. Это нужно будет для того, чтобы отформатировать получившиеся поля или добавить другие элементы управления.

Создание кнопочной формы в Access

Наличие большого числа таблиц в базе, а также форм, связанных с данными этих таблиц, сильно усложняет общую схему базы данных. Чтобы упростить передвижение между формами базы, создают так называемую главную кнопочную форму. Это обычный элемент, который можно редактировать в конструкторе на свое усмотрение. Можно сказать, что, создав главную кнопочную форму, вы осуществили создание формы базы данных в Access, которая является ее заставкой или начальной страницей.

С помощью кнопочек, размещенных на ней, намного легче передвигаться между элементами, так как каждую из кнопок связывают с отдельной формой. Клик по кнопке заставляет СУБД выполнить переход к связанной с кнопкой таблице.

Работа с диспетчером

В Access создание главной кнопочной формы осуществляется специальным диспетчером. Диспетчер кнопочных форм находится в разделе работы с базами данных. Если он выполняется впервые, то не найдет кнопочных форм и предложит создать такую. Появившееся окошко мастера содержит несколько кнопок, из которых можно выбрать «Изменить». Так можно перейти к функции настройки связей кнопочной формы и других доступных форм базы.

Например, добавим две кнопки — «Кнопка 1» и «Кнопка 2» — на главную кнопочную форму. Эти кнопки свяжем с формой Authors1 и Books, которая является подчиненной. Выбрав «Создать», мы откроем диалоговое окно, где укажем желаемое имя кнопки и действие, которое нам надо выполнить («Открыть форму для изменения»). В третьем поле укажем форму, с которой хотим связать добавляемую кнопку.

Закрыв окна настройки, мы обнаружим, что в окне навигации появилась наша кнопочная форма. Выбрав ее в панели навигации, откроем окно и увидим, что она содержит простой стиль оформления и две кнопочки. Клик по кнопкам заставит СУБД открыть форму, с которой данная кнопка связана.

Раздел с таблицами

В разделе таблиц после проведенных операций можно обнаружить добавившуюся новую таблицу под названием Switchboard Items. В ней хранятся все данные настроек, связанные с создаваемыми кнопочными формами. В нашем случае есть всего лишь одна кнопочная форма с двумя кнопками, поэтому в нее помещено всего три записи:

  • записи о кнопках, содержащихся на форме,
  • о действиях, связанных с ними,
  • запись о самой кнопочной форме.

Режим конструктора

Созданную кнопочную форму можно усложнить, отформатировав ее содержимое в режиме конструктора. С его помощью на ее поверхность можно добавить много других полезных элементов управления.

Также главную кнопочную форму есть возможность связать с другими аналогичными формами. Это полезная функция для диспетчеризации переходов между формами в очень большой базе данных, где есть место для множества разделов и категорий.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector